Para transferir um grande volume de informações para o Acuity, você pode importar sessões e clientes. Essa é uma ótima opção para quem vem de outro serviço para o Acuity e já tem clientes e horários marcados. Este guia mostra como formatar os dados para que as importações funcionem; como importar clientes e sessões; e como desfazer uma importação.
Dica: ao começar, se você precisar de mais ajuda prática para configurar o Acuity Scheduling, é possível contratar um expert certificado.
Prepare a planilha para importar as sessões
Antes de começar, organize as sessões em uma planilha.
Ao migrar de outro programa de agendamentos, exporte as sessões a partir desse programa. Para ajuda na exportação das sessões existentes de outro programa, procure a equipe de suporte desse programa.
Atenção: a importação das sessões não atualiza os sessões existentes; ela apenas adiciona as novas sessões ao Acuity. A importação das sessões já adicionadas manualmente ao Acuity resulta em duplicata.
Divida a planilha de sessões em grupos de 1.000 linhas e salve cada grupo como um arquivo .csv. separado. O Acuity rejeita planilhas com mais de 1.000 linhas.
Seu arquivo .csv precisa incluir as seguintes colunas:
- Data e hora de início. As datas precisam ser formatadas em MM/DD/AAAA.
- Data e hora de término. As datas precisam estar no formato MM/DD/AAAA.
- Nome do cliente
- Tipo de consulta ou serviço
Você também pode incluir as seguintes colunas:
- Número de telefone do cliente
- E-mail do cliente
- Em qual calendário a sessão deve ser incluída
- Um campo de anotações
Clique aqui para fazer o download de um arquivo de amostra.
Não é possível importar:
- Colunas diferentes das listadas acima; para importar outras informações, combine-as no campo de anotações.
- Mais de um campo de anotações; se você tiver mais de um, combine-os em um campo de anotações.
- Sessões canceladas; exclua-as antes de começar.
- Dados para pagamento.
- Imagens.
- Fuso horário das sessões; cada sessão importada têm a própria configuração de fuso horário.
Importe as sessões
Para importar as sessões:
- No Acuity, clique em Relatórios.
- Clique em Importar/exportar, depois em Importar sessões e, por fim, em Escolher arquivo.
- Selecione o arquivo .csv e clique em Abrir.
- Clique em Importar.
- O Acuity detecta automaticamente as informações em cada coluna. Use os menus suspensos para adicionar ou corrigir as informações; depois, clique em Ver prévia das sessões.
- Use os menus suspensos na seção Calendário para controlar em quais calendários o Acuity deve incluir as sessões importadas.
- Na seção Tipos de sessão, use os menus suspensos para controlar como o Acuity deve tratar os tipos de sessão das sessões importadas. Veja as opções abaixo.
- Clique em Importar sessões.
Atenção: a importação das sessões não inclui as configurações de disponibilidade, os grupos de disponibilidade e outras configurações.
Opções de tipo de sessão
Use as seguintes opções para escolher como o Acuity deve lidar com os tipos das sessões importadas.
|
Opção |
Efeito |
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Crie um novo tipo de sessão e apague imediatamente. |
As sessões serão importadas com o tipo de sessão incluído na planilha. O tipo de sessão não existirá em nenhum outro lugar do sistema, e você não poderá agendar novas sessões desse tipo. |
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Crie um novo tipo de sessão. |
As sessões serão importadas com o tipo de sessão incluído na planilha. O tipo de sessão será adicionado ao Acuity, e você poderá agendar novas sessões desse tipo. |
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Não importe nada desse tipo. |
Essas sessões não serão importadas. |
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Um dos seus tipos de sessão existentes |
As sessões serão importadas e terão o tipo selecionado no menu suspenso. |
Importe aulas em grupo
Para importar aulas em grupo, você pode seguir os mesmos passos para importar uma outra sessão; porém, esse processo requer uma configuração. Você precisa criar um novo tipo de aula em grupo e disponibilizar no calendário. Quando você importar os dados, o Acuity preencherá o calendário com seus clientes.
Para importar aulas em grupo:
- No Acuity, crie um novo tipo de aula em grupo e disponibilize no calendário na data e horário da aula a ser importada.
- Na planilha a ser importada, crie uma linha separada para cada participante da turma.
- Siga os passos para importar sessões.
Desfaça uma importação de sessão
Se alguma importação causar problema, desfaça e tente de novo. Para desfazer a importação:
- No Acuity, clique em Relatórios.
- Clique em Importar/exportar e depois em Importar sessões. Aparecerá o campo Sessões recém-importadas.
- Encontre a importação desejada, clique em Desfazer importação e depois clique em OK.
Avisos sobre as sessões importadas
O Acuity envia lembretes por texto e por e-mail, além de e-mails de acompanhamento referentes às sessões importadas se houver os dados para contato do cliente nos detalhes da sessão. Esses e-mails não são enviados se os dados do cliente não estiverem nos detalhes da sessão, mesmo que estejam em outro local do Acuity, como a lista de clientes.
A maneira mais fácil de garantir que o Acuity envie notificações automáticas para seus compromissos importados é incluir as informações de contato do cliente na planilha que você importa. Você também pode adicionar as informações manualmente editando cada compromisso importado. Para enviar lembretes de texto para compromissos futuros, certifique-se de que o compromisso importado inclua o número de telefone do cliente na formatação correta.
Nas sessões importadas, o Acuity não envia e-mails de confirmação.
Prepare a planilha para importar os clientes
Antes de começar, organize os clientes em um arquivo .csv.
Ao migrar uma lista de outro programa, comece exportando os contatos ou clientes desse programa.
Para saber mais sobre como gerar um arquivo .csv dos contatos vindos de outro programa, consulte a documentação desse programa:
- Outlook
- Excel
- Se você usa outro programa, peça ajuda à equipe de suporte para exportar os dados.
O Acuity pode importar os seguintes campos:
- Nome
- Sobrenome
- Número de telefone
- Endereço de e-mail
- Notas
As imagens e outros campos não serão importados. Se houver outros campos que você quer manter, rotule-os como anotações. O Acuity adicionará todas as colunas rotuladas como anotações ao campo Anotações sobre o cliente no registro do cliente.
Importe clientes
Para importar uma lista dos clientes:
- Organize os clientes em uma planilha.
- As colunas devem seguir nossos requisitos de dados.
- Divida a lista em grupos de 5 mil clientes e salve cada grupo como um arquivo .csv separado. O Acuity rejeita planilhas com mais de 5 mil linhas.
- No Acuity, clique em Clientes.
- Clique em Importar/exportar e depois em Importar clientes.
- Selecione o arquivo .csv a ser importado e clique em Importar.
- Use os menus suspensos no topo da página para criar um link entre suas colunas e os campos de dados do Acuity.
- Clique em Importar clientes.
Desfaça a importação de um cliente
Se a importação de um cliente causar problema, desfaça a importação, exclua os dados problemáticos, edite a planilha e importe os clientes de novo.
Para desfazer a importação de um cliente:
- No Acuity, clique em Clientes.
- Clique em Importar/exportar e depois em Importar clientes.
- Clique em Desfazer essa importação na importação desejada e clique em OK.