Enviar lembretes de sessões por texto

Envie um aviso sobre a próxima sessão para o aparelho móvel do seu cliente.

Envie um lembrete automatizado via SMS para que os clientes se lembrem das sessões e, assim, reduzir a taxa de não comparecimento. Você pode enviar um lembrete de texto por sessão.

Este guia aborda os lembretes via texto para os clientes. Para os avisos por texto para você e sua equipe, consulte Enviando um aviso interno sobre sessões e agendas com o Acuity Scheduling.

Atenção: antes de ativar os avisos por mensagem de texto, você precisa enviar um aviso e obter todo o consentimento legalmente exigido.

Os avisos por texto estão disponíveis nos planos Standard, Growing, Premium e Powerhouse. Eles não estão disponíveis na avaliação gratuita.

Taxas

Não há taxas extras para enviar avisos por texto. O destinatário da mensagem está sujeito à tarifa das operadoras de telefonia.

Dica: explique esses possíveis custos aos clientes.

Cada compromisso envia uma única mensagem de texto

Para cada sessão agendada, o Acuity pode enviar ao cliente um lembrete via texto. Não é possível usar o Acuity para enviar mensagens de texto adicionais aos clientes.

Onde as mensagens de texto são enviadas

Os lembretes são enviados por mensagem de texto para o número de telefone listado nos detalhes do agendamento.

Respostas

Se os clientes responderem a uma mensagem de texto, eles receberão uma resposta automática informando que as mensagens são de um serviço automatizado e sugerindo que entrem em contato com você por outros meios.

Os clientes devem autorizar

Os clientes recebem os lembretes via texto apenas se tiverem optado por recebê-los.

Os clientes sempre podem optar por não receber

Uma sessão pode ser agendada, independentemente de o recebimento dos lembretes ter sido autorizado ou não. Não é possível exigir que os clientes autorizem os lembretes via texto como parte do agendamento de uma sessão.

Cada sessão é uma autorização separada

Os clientes aceitam ou recusam os lembretes via texto para cada sessão separadamente. Não é possível fazer isso ao mesmo tempo para todos os agendamentos de uma mesma empresa.

Como os clientes autorizam no agendamento on-line

Os clientes marcam uma caixa durante o agendamento para optar pelo recebimento. A caixa aparece abaixo do campo do endereço de e-mail quando estão inserindo suas informações.

Durante o período de verificação para lembretes personalizados, esta caixa aparece quando os clientes agendam qualquer tipo de sessão. Após a verificação, ela só aparecerá quando os clientes agendarem um tipo de sessão que tenha lembretes via texto ativados.

Como os clientes autorizam quando você faz o agendamento para eles

Ao agendar uma sessão para alguém, se a pessoa autorizar o envio de mensagens de texto sobre a sessão, você pode marcar a caixa nos detalhes do agendamento para que ela receba as mensagens.

Como alterar o status de autorização de uma sessão existente

Para alterar o status de aceitação de compromissos existentes:

1. No Acuity, clique em Calendário e depois na sessão para abrir os detalhes da sessão.
2. Clique em Editar e marque ou desmarque a opção Recebi permissão desse cliente para enviar um lembrete por SMS antes da sessão.
3. Clique em Confirmar alterações.

Interrompa o envio de todas as mensagens de texto

Se um cliente responder STOP a um lembrete via texto, ele será excluído de todos os lembretes por mensagem de texto da Acuity em todas as empresas. Interrompidos esses lembretes, ele pode responder START na mesma mensagem para reativá-los.

Lembrete por texto padrão x personalizado

Você pode enviar lembretes padrão por texto assim que mudar para um plano Standard, Growing, Premium ou Powerhouse pago.

O lembrete padrão é: “Você tem um horário agendado com [nome da empresa] em [data e hora]. Enviado via Acuity.”

Depois de verificar suas informações comerciais e número de telefone, você pode personalizar os lembretes por mensagem de texto.

Comece a enviar lembretes de mensagens de texto padrão

Os lembretes são enviados em um horário programado (horas ou dias) antes de uma sessão.

A mensagem é enviada de um número de telefone aleatório - não usamos o seu número.

A mensagem de confirmação, enviada assim que um cliente agenda, é via e-mail, não por SMS.

Para enviar um lembrete de mensagem de texto para cada uma das suas sessões:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Clique em Ativar no canto superior direito.
3. Use o campo Enviar na sessão para escolher quais tipos de sessão devem acionar esse lembrete por texto.
4. Use o menu suspenso Enviar lembrete para escolher com que antecedência os lembretes serão enviados.
5. Use o menu suspenso Formato de data e hora para escolher um formato para suas mensagens de texto.
6. Use o botão Enviar um lembrete aos administradores para decidir se deseja cópias dos lembretes por mensagem de texto para você ou sua equipe.
7. Use o painel de visualização para revisar seus lembretes de mensagens de texto.

Atenção: o Acuity usa o Twilio para enviar mensagens de texto. Todas as mensagens devem cumprir os requisitos de conteúdo do Twilio.

Fazer a verificação para começar a enviar lembretes personalizados por mensagens de texto

A verificação faz parte do combate a spam Ela é exigida para enviar lembretes personalizados por mensagem de texto.

O número de telefone usado para verificar não é mostrado aos clientes e não precisa ser um número comercial. 

Com os dados da sua empresa, categorizamos suas mensagens dentro dos sistemas parceiros de telecomunicações. O tempo para confirmar as informações varia.

Para verificar suas informações:

1. Ative os lembretes por texto padrão.
2. Clique em Verificar número.
3. Siga as instruções para informar sobre suas necessidades comerciais e de mensagens de texto.
   • Você talvez precise informar para onde espera enviar as mensagens, a natureza da sua empresa e onde ela opera.
   • Você talvez precise informar um número de identificação do empregador (EIN). Caso não haja, você ainda pode criar os lembretes por texto. Se houver, o nome da empresa informado na criação das mensagens precisa ser igual ao nome associado ao EIN. 
4. Use o menu suspenso para escolher seu país, informe o número do seu telefone e clique em Enviar código de confirmação.
5. Insira o código recebido por mensagem de texto e clique em Enviar.
6. Informe seu nome, endereço e nome da empresa nos campos e clique em Salvar.

Crie ou edite uma mensagem de texto personalizado

Após validar suas informações, você já pode personalizar o template padrão ou adicionar um novo template. As seguintes personalizações são possíveis:

• Use as opções na seção Mostrar para escolher quais detalhes incluir no lembrete, como nome do tipo de sessão, nome do calendário e local.
• Se você ativou o número de telefone, use a seção Número de telefone para adicionar seu país e o número de telefone. A mensagem é enviada de um número de telefone aleatório - não usamos o seu número. Para evitar confusão, recomendamos incluir o nome da empresa e o número de telefone à mensagem.
• Adicione uma mensagem personalizada no campo Mensagem personalizada. Para usar tags para incluir os detalhes do cliente e da sessão, clique no ícone de inserção de tags ao lado do campo Mensagem personalizada.

Atenção: o Acuity usa o Twilio para enviar mensagens de texto. Todas as mensagens devem cumprir os requisitos de conteúdo do Twilio.

Parar de enviar lembretes de mensagens

Para parar de enviar lembretes por mensagem de texto:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Na lista Ativos (lado esquerdo da página), clique em um template.
3. No canto superior direito, clique em Desativar.
4. Repita os passos 2 e 3 até que a lista ativa fique vazia.

Pare de enviar lembretes por texto para tipos específicos de sessão

Para parar de enviar lembretes por texto para um tipo específico de sessão:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Na lista Ativos (lado esquerdo da página), clique no template de lembrete por texto para encontrar aquele com o tipo de sessão específico listado no campo Enviar para.
3. Clique em Selecionar.
4. Desmarque o tipo de sessão para o qual você não quer enviar lembretes e clique em Selecionar no canto superior direito. 
5. Clique em Salvar. 

Use um template para personalizar os lembretes

Se você já está validado, pode usar os templates de lembrete para:

• Personalizar a mensagem no lembrete.
• Personalizar quando os clientes devem receber o lembrete por texto em cada tipo de sessão.
• Decidir se algum dos lembretes também deve ser enviado à equipe.

Se você não está validado, não é possível personalizar o conteúdo da mensagem, mas você ainda pode:

• Personalizar quando os clientes devem receber o lembrete por texto em cada tipo de sessão.
• Decidir se algum dos lembretes também deve ser enviado à equipe.

Para criar vários templates:

1. Crie o primeiro lembrete via mensagem de texto - siga as etapas acima.
2. Clique em Adicionar novo lembrete.
3. Escolha os tipos de sessão que usarão o novo template e clique em Selecionar.
4. Use os campos para configurar o template, assim como você fez no primeiro lembrete por texto.
5. Ao terminar, clique em Ativar. Essa ação ativa o template, que começará a enviar os lembretes.

Após criar o novo template do lembrete, você pode adicionar ou excluir tipos de sessão no campo Usar para. Cada tipo de sessão só pode acionar um template. Ao alocar um tipo de sessão ao template, o tipo de sessão é excluído de todos os outros templates.

Dica: o lembrete por texto só é enviado se o template estiver ativado e tiver associado a pelo menos um tipo de sessão. O menu à esquerda mostra onde os tipos de sessão associados e quais templates estão ativos.

Confirme se os tipos de sessão foram alocados ao template ativo

Mesmo que o cliente tenha incluído um número de telefone no ato do agendamento e tenha aceitado receber mensagens de texto, para que ele receba o lembrete via texto:

• O tipo de sessão que ele agendou deve estar alocado a um template.
• O template deve estar ativo.

Dica: os tipos de sessão não alocados e os templates inativos geralmente ocorrem ao:

• duplicar um template.
• adicionar um novo template sem alocar nenhum tipo de sessão nem ativar o template.

Tipos de sessão não alocados a nenhum template

Para conferir os tipos de sessão não alocados a nenhum template de lembrete:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Se houver algum tipo de sessão não alocado a nenhum template de lembrete, aparecerá a caixa Tipos de sessão não alocados na parte inferior da barra esquerda.

Para excluir os tipos de sessão da caixa Tipos de sessão não alocados:

1. Clique em um template.
2. No campo Enviar para, clique em Selecionar.
3. Marque as caixas para escolher os tipos de sessão.
4. Clique em Selecionar.
5. Clique em Salvar.

Templates desativados

Para ver se há templates desativados:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Na barra à esquerda, confira a seção Inativos.

Para ativar o template inativo:

1. Clique em um template.
2. No canto superior direito, clique em Ativar.

Duplique o template de um lembrete

Para duplicar um template de lembrete que você já criou:

1. No Acuity, clique em Mensagens por texto ao cliente.
2. Ao lado do template desejado, clique nos três pontos e depois em Duplicar.

Atenção: ao duplicar um template, a duplicata é automaticamente fica inativa e sem nenhum tipo de sessão alocado. Para enviar o template, adicione os tipos de sessão e ative o template.

Limite de caracteres

O lembrete por texto pode incluir até 300 caracteres se você usar apenas texto simples. O limite de 300 caracteres inclui todos os campos que você ativar para a mensagem, como o nome da sua empresa e o nome do tipo de sessão. Caracteres especiais (como é, û ou ±) e emojis contam como mais de um caractere. Você pode usar tags para incluir informações sobre o agendamento ou cliente. Ao calcular o limite de caracteres, o Acuity conta o conteúdo que uma tag traz para sua mensagem, não os caracteres da própria tag.

Lembre-se:

• Se você usar caracteres especiais, tags ou emojis e ultrapassar o limite, sua mensagem será cortada.

• Dependendo do número de caracteres, a mensagem de texto pode ser dividida em duas seções. No entanto, a maioria dos aparelhos divide as mensagens.

Momento da mensagem

Para os lembretes por texto, os horários variam de 15 minutos a 14 dias antes da sessão. Eles serão enviados dentro de alguns minutos após o horário especificado.

Se o o horário agendado for perto do horário de envio do e-mail de lembrete, haverá um intervalo de um terço do tempo entre o lembrete e a sessão. Por exemplo: se o lembrete for agendado para 24 horas antes da sessão, ele ainda será enviado se o cliente marcar com 16 horas de antecedência.

Em horários agendados com menos de uma hora de antecedência, pode não haver mensagem de lembrete, mesmo que haja esse intervalo.

Enviar lembretes de texto sobre uma sessão para várias pessoas

Para enviar um lembrete de mensagem de texto para uma sessão para várias pessoas, edite os detalhes da sessão para incluir vários números de telefone separados por vírgulas.

Formato de número de telefone

Quando os clientes agendam por conta própria, o Acuity passa as instruções para que eles usem um número telefone com formato válido. O Acuity também confere se o número de telefone é válido quanto ao código do país escolhido. Nos EUA, por exemplo, o prefixo 555 é rejeitado.

Ao adicionar manualmente novos clientes ou compromissos, ou importar informações de contato do cliente, use um dos seguintes formatos de número de telefone:

• 123-456-7890
• 1234567890
• (123) 456-7890

Códigos de país e mensagens internacionais

Quando os clientes agendam, o campo Telefone inclui um menu suspenso de código de país, que vem no fuso horário que você selecionou, mas o cliente pode trocar para o país que ele quiser.

Ao incluir o número de telefone de um cliente (ao agendar em nome dele, por exemplo), valem as seguintes regras de código de país.

• Nos Estados Unidos e no Canadá, nenhum código de país é necessário.
• Na Austrália, Nova Zelândia e Reino Unido, nenhum código de país é necessário. Insira um zero e, em seguida, insira o resto do número, como 0417827142.
• Nos demais países, digite +, o DDI do país e o resto do número, como +97312345678.

Cobrimos mais de 200 destinos internacionais, mas não garantimos a entrega. Cada país tem regulamentos próprios, que variam com base no tipo de remetente, caso de uso ou normas legais. Saiba mais sobre as mensagens internacionais.

Verificar se os clientes receberam mensagens de texto

Para ver as mensagens enviadas em relação a uma sessão, clique na sessão para abrir detalhes dela; depois, clique em Ver todas as alterações e avisos enviados. O changelog mostra todos os e-mails e mensagens de texto enviados em relação à sessão. Saiba mais sobre o changelog em "Monitorando as mudanças nas sessões no Acuity"