Enviar lembretes de sessões por texto

Envie um aviso sobre a próxima sessão para o aparelho móvel do seu cliente.

Envie um lembrete automatizado via SMS para que os clientes se lembrem das sessões e, assim, reduzir a taxa de não comparecimento. Você pode enviar um lembrete de texto por sessão.

Este guia aborda os lembretes via texto para os clientes. Para os avisos por texto para você e sua equipe, consulte Enviando um aviso interno sobre sessões e agendas com o Acuity Scheduling.

Atenção: certifique-se de ter fornecido um aviso e obtido todo o consentimento legalmente exigido antes de ativar as notificações por mensagem de texto.

Os avisos por texto estão disponíveis nos planos Growing e Powerhouse. Eles não estão disponíveis na avaliação gratuita.

Taxas

Não há taxas extras para enviar avisos por texto. O destinatário da mensagem está sujeito à tarifa das operadoras de telefonia.

Dica: explique esses possíveis custos aos clientes.

Respostas

Se os clientes responderem a uma mensagem de texto, eles receberão uma resposta automática informando que as mensagens são de um serviço automatizado e sugerindo que entrem em contato com você por outros meios.

Recusa

Para desativar todos os lembretes por mensagem de texto do Acuity, o cliente pode responder STOP a uma dessas mensagens. Interrompidos os lembretes por texto, ele pode responder START na mesma mensagem reativá-los.

Lembrete por texto padrão x personalizado

Você pode enviar lembretes padrão por mensagem de texto assim que mudar para um plano Growing ou Powerhouse pago.

O lembrete padrão é: “Você tem um horário agendado com [nome da empresa] em [data e hora]. Enviado via Acuity.”

Depois de verificar suas informações comerciais e número de telefone, você pode personalizar os lembretes por mensagem de texto.

Comece a enviar lembretes de mensagens de texto padrão

Os lembretes são enviados em um horário programado (horas ou dias) antes de uma sessão.

A mensagem é enviada de um número de telefone aleatório - não usamos o seu número.

A mensagem de confirmação, enviada assim que um cliente agenda, é via e-mail, não por SMS.

Para enviar um lembrete de mensagem de texto para cada uma das suas sessões:

1. No Acuity, clique em SMS aos clientes.
2. Ative a opção Ativar lembretes por SMS.
3. Use o campo Enviar na sessão para escolher quais tipos de sessão devem acionar esse lembrete por texto.
4. Use o menu suspenso Enviar lembrete para escolher com que antecedência os lembretes serão enviados.
5. Use o menu suspenso Formato de data e hora para escolher um formato para suas mensagens de texto.
6. Use o botão Enviar um lembrete aos administradores para decidir se deseja cópias dos lembretes por mensagem de texto para você ou sua equipe.
7. Use o painel de visualização para revisar seus lembretes de mensagens de texto.

Atenção: o Acuity usa o Twilio para enviar mensagens de texto. Todas as mensagens devem cumprir os requisitos de conteúdo do Twilio.

Fazer a verificação para começar a enviar lembretes personalizados por mensagens de texto

A verificação faz parte do combate a spam Ela é exigida para enviar lembretes personalizados por mensagem de texto.

O número de telefone usado para verificar não é mostrado aos clientes e não precisa ser um número comercial. 

Com os dados da sua empresa, categorizamos suas mensagens dentro dos sistemas parceiros de telecomunicações. O tempo para confirmar as informações varia.

Para verificar suas informações:

1. Ative os lembretes por texto padrão.
2. Clique em Verificar número.
3. Siga as instruções para informar sobre suas necessidades comerciais e de mensagens de texto.
   • Você talvez precise informar para onde espera enviar as mensagens, a natureza da sua empresa e onde ela opera.
   • Você talvez precise informar um número de identificação do empregador (EIN). Caso não haja, você ainda pode criar os lembretes por texto. Se houver, o nome da empresa informado na criação das mensagens precisa ser igual ao nome associado ao EIN. 
4. Use o menu suspenso para escolher seu país, informe o número do seu telefone e clique em Enviar código de confirmação.
5. Insira o código recebido por mensagem de texto e clique em Enviar.
6. Informe seu nome, endereço e nome da empresa nos campos e clique em Salvar.

Comece a enviar lembretes personalizados por mensagem de texto

Após validar suas informações, você já pode personalizar o template padrão ou adicionar um novo template. As seguintes personalizações são possíveis:

• Use os botões na seção Mostrar para escolher quais detalhes incluir em seu lembrete, incluindo nome do tipo de agendamento, nome do calendário e local.
• Se você ativou o número de telefone, use a seção Número de telefone para adicionar seu país e o número de telefone. A mensagem é enviada de um número de telefone aleatório - não usamos o seu número. Para evitar confusão, recomendamos incluir o nome da empresa e o número de telefone à mensagem.
• Adicione uma mensagem personalizada no campo Mensagem personalizada. Para usar tags para incluir os detalhes do cliente e da sessão, clique no ícone de inserção de tags ao lado do campo Mensagem personalizada.

Atenção: o Acuity usa o Twilio para enviar mensagens de texto. Todas as mensagens devem cumprir os requisitos de conteúdo do Twilio.

Parar de enviar lembretes de mensagens

Para parar de enviar lembretes por mensagem de texto:

1. No Acuity, clique em SMS aos clientes.
2. Desative a opção Ativar lembretes por SMS.

Pare de enviar lembretes por texto para tipos específicos de sessão

Para parar de enviar lembretes por texto para um tipo específico de sessão:

1. No Acuity, clique em SMS aos clientes. 
2. No campo "Enviar para" nas configurações do template de SMS, clique em Selecionar.
3. Desmarque os tipos de sessão para os quais você não quer enviar lembretes e clique em Selecionar no canto superior direito. 
4. Clique em Salvar. 

Use templates para personalizar os lembretes

Se você já está validado, pode usar os templates para:

• Personalizar a mensagem no lembrete.
• Personalizar quando os clientes devem receber o lembrete por texto em cada tipo de sessão.
• Decidir se algum dos lembretes também deve ser enviado à equipe.

Se você não está validado, não é possível personalizar o conteúdo da mensagem, mas você ainda pode:

• Personalizar quando os clientes devem receber o lembrete por texto em cada tipo de sessão.
• Decidir se algum dos lembretes também deve ser enviado à equipe.

Para criar vários templates:

1. Crie o primeiro lembrete via mensagem de texto - siga as etapas acima.
2. Clique em Adicionar template.
3. Escolha os tipos de sessão que usarão o novo template e clique em Selecionar.
4. Use os campos para configurar o template, assim como você fez no primeiro lembrete por texto.
5. Ao terminar, ative a opção Ativar lembretes por SMS. O template ficará ativo e começará a ser enviado.

Após criar o novo template, você pode adicionar ou excluir tipos de sessão no campo Usar para. Cada tipo de sessão só pode acionar um template. Ao se atribuir um tipo de sessão a um template, o tipo de sessão é excluído de todos os outros templates.

Dica: os lembretes por texto só serão enviados se o template tiver pelo menos um tipo de sessão associado a ele e se a opção Ativar lembretes por SMS estiver ativada. O menu à esquerda mostra onde os tipos de sessão estão atribuídos e quais template estão ativos.

Pedir aos clientes que optem por receber mensagens de texto

Como padrão, o Acuity envia o lembrete automático por texto para o número de telefone incluído nos detalhes da sessão. Você pode alterar essa configuração para que os clientes tenham a opção de receber ou não as mensagens por texto.

Para receber, o cliente precisa marcar a opção durante o agendamento. Ao agendar para ele via painel "Calendário" ou na edição de uma sessão, você precisa da permissão dele para enviar lembretes via texto — para isso, ele precisa marcar essa opção nos detalhes da sessão. Se o cliente optar por não participar; ou se você não marcar a opção da permissão, o lembrete via texto para essa sessão não será enviado.

Os clientes optam por receber ou não receber os lembretes por texto a cada sessão. Não há como fazer isso uma vez para todas as sessões.

Se a mensagem de texto que você está enviando tentar promover um produto, convencer alguém a comprar algo ou defender uma causa social, você deve habilitar a ativação.

Atenção: a partir de 11 de setembro de 2023, os clientes das empresas sediadas na Nova Zelândia deverão aprovar o envio das mensagens. A opção de aceitar aparecerá automaticamente no seu agendador se os lembretes por texto estiverem ativados.

Habilitar ativação

Para ativar a opção por receber mensagens de texto:

1. No Acuity, clique em SMS aos clientes.
2. Ative a opção Exigir SMS dos clientes.

Atenção: ativada a aceitação, o Acuity enviará apenas lembretes por texto em sessões marcadas como ativadas. As sessões agendadas antes de você ativar a aceitação não são marcadas como aceitas. Para isso, edite os detalhes da sessão para confirmar que o cliente deu permissão para receber os lembretes.

Como os clientes optam por participar

Quando os clientes reservam online, eles podem marcar a opção Gostaria de receber um lembrete por SMS antes da minha sessão.

Como fazer a aceitação de clientes

Ao agendar para um cliente no Acuity, marque a opção Recebi permissão do cliente para que ele receba o lembrete por SMS antes da sessão. A caixa desmarcada desativa os lembretes por texto relativos a essa sessão.

Como alterar o status de uma sessão existente

Para alterar o status de aceitação de compromissos existentes:

1. No Acuity, clique em Calendário e depois na sessão para abrir os detalhes da sessão.
2. Clique em Editar e marque ou desmarque a opção Recebi permissão desse cliente para enviar um lembrete por SMS antes da sessão.
3. Clique em Confirmar alterações.

Limite de caracteres

O lembrete por texto pode incluir até 300 caracteres se você usar apenas texto simples. O limite de 300 caracteres inclui todos os campos nos quais você incluir na mensagem, como o nome da empresa e o tipo de sessão. Caracteres especiais (como é, û e ±) contam como mais de um caractere. Você pode usar tags para incluir informações sobre a sessão ou o cliente. Ao calcular o limite de caracteres, o Acuity conta o conteúdo que uma tag incluir na mensagem, não os caracteres da tag em si.

Lembre-se:

• Ao usar caracteres especiais ou tags, se você exceder o limite, a mensagem será cortada.

• Dependendo do número de caracteres, a mensagem de texto pode ser dividida em duas seções. No entanto, a maioria dos aparelhos divide as mensagens.

Momento da mensagem

Para os lembretes por texto, os horários variam de 15 minutos a 14 dias antes da sessão. Eles serão enviados dentro de alguns minutos após o horário especificado.

Se o o horário agendado for perto do horário de envio do e-mail de lembrete, haverá um intervalo de um terço do tempo entre o lembrete e a sessão. Por exemplo: se o lembrete for agendado para 24 horas antes da sessão, ele ainda será enviado se o cliente marcar com 16 horas de antecedência.

Em horários agendados com menos de uma hora de antecedência, pode não haver mensagem de lembrete, mesmo que haja esse intervalo.

Enviar lembretes de texto sobre uma sessão para várias pessoas

Para enviar um lembrete de mensagem de texto para uma sessão para várias pessoas, edite os detalhes da sessão para incluir vários números de telefone separados por vírgulas.

Formato de número de telefone

Ao adicionar manualmente novos clientes ou compromissos, ou importar informações de contato do cliente, use um dos seguintes formatos de número de telefone:

• 123-456-7890
• 1234567890
• (123) 456-7890

Códigos de país e mensagens internacionais

Quando os clientes reservam, o campo Telefone inclui um menu suspenso com o código do país. O código do país é padronizado para corresponder ao fuso horário selecionado, mas o cliente pode ajustá-lo para qualquer país que desejar.

Se você estiver inserindo o número de telefone de um cliente, por exemplo, ao fazer um agendamento em nome dele, as seguintes regras de código de país se aplicam.

Nos Estados Unidos e no Canadá, nenhum código de país é necessário.

Na Austrália, Nova Zelândia e Reino Unido, nenhum código de país é necessário. Insira um zero e, em seguida, insira o resto do número, como 0417827142.

Nos demais países, digite +, o DDI do país e o resto do número, como +97312345678.

Nosso provedor de SMS cobre mais de 200 destinos internacionais, mas não garantimos a entrega. Cada país tem regulamentos próprios, que variam com base no tipo de remetente, caso de uso ou normas legais.

Verificar se os clientes receberam mensagens de texto

Para ver as mensagens enviadas em relação a uma sessão, clique na sessão para abrir detalhes dela; depois, clique em Ver todas as alterações e notificações enviadas. O changelog mostra todos os e-mails e mensagens de texto enviados em relação à sessão. Saiba mais sobre o changelog em Monitoramento da mudanças nas sessões no Acuity