Vinculação do Acuity Scheduling com apps de contabilidade

Vincule o Acuity a uma aplicação contábil para que o Acuity crie clientes, faturas e pagamentos para você à medida que as sessões são contabilizadas. Você pode integrar o QuickBooks ou o FreshBooks.

Não é possível criar faturas para uma empresa externa diretamente no Acuity.

O Acuity também já vem com um recurso de faturas. Saiba mais em Envio de faturas com o Acuity.

Dica: saiba onde ver as faturas dos pagamentos feitos pelas assinaturas do Acuity.

Escolher uma integração

A tabela abaixo compara os recursos disponíveis em cada integração.

*O QuickBooks criará uma fatura para o primeiro pagamento de uma assinatura, mas não para os pagamentos subsequentes.

**Você pode criar faturas de pacotes, vales-presente e assinaturas com o Zapier. No Zapier, selecione o acionador Pedido de novo produto para o Acuity. Escolha as ações Criar fatura paga ou Criar fatura (FreshBooks); ou Nova fatura (Xero).

Conectar a uma integração

Para fazer a vinculação:

1. No Acuity, clique em Integrações.
2. Encontre QuickBooks ou Freshbooks e clique em Configurar e depois em Vincular.
3. Uma nova janela aparecerá solicitando que você insira suas credenciais para fazer login.
4. Selecione as configurações de sincronização desejadas. O Acuity sincronizará automaticamente o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail. Para sincronizar outras informações do cliente, selecione esses campos nas configurações de integração.
5. Clique em Salvar.

Atenção: ao tentar vincular o QuickBooks, se aparecer a mensagem de erro "Solicitação de CORS inválida", limpe o cache e tente novamente; ou use outro browser.

Desvincule uma integração

Para desvincular uma integração:

1. No Acuity, clique em Integrações.
2. Na seção Integrações que você está usando (no topo da página), localize a integração a ser desvinculada e clique em Editar.
3. Clique em Desvincular conta e depois em OK para confirmar.

QuickBooks

O QuickBooks é uma solução de contabilidade para pequenas empresas que oferece uma gama de serviços. Dependendo do plano, os usuários podem monitorar receitas e despesas, enviar faturas, registrar pagamentos, listar despesas dedutíveis e muito mais.

O Acuity pode vincular o QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus e Advanced. Não é possível vincular o QuickBooks Self Employed.

Se as suas práticas de negócios incluírem o envio regular de extratos de clientes por meio do QuickBooks, selecione a configuração Criar rascunho de fatura da integração para impedir o envio automático de faturas separadas por e-mail para seus clientes.

A integração do QuickBooks não define automaticamente números de fatura personalizados. Se você usar números de transação personalizados no QuickBooks, defina seus números de fatura manualmente.

O QuickBooks começará a sincronizar clientes e sessões quando você configurar a integração. Ele não cria faturas de sessões anteriores, a menos que você as gere manualmente.

Dica: se aparecer o erro "Solicitação de CORS inválida" ao tentar vincular o QuickBooks, tente limpar o cache do seu browser ou usar outro browser.

Freshbooks

O FreshBooks é um software de contabilidade para pequenas empresas que oferece uma variedade de recursos, incluindo faturamento, controle de tempo, estimativa e muito mais.

A integração usa apenas o template simples do FreshBooks para criar faturas.

Se as suas práticas de negócios incluírem o envio regular de extratos combinados por meio do FreshBooks, selecione a configuração Criar rascunho de fatura da integração para impedir o envio automático de faturas separadas por e-mail para seus clientes.

Depois que os clientes fizerem a reserva, acesse o FreshBooks para marcar as faturas como enviadas e enviar um extrato combinado manualmente.

Xero

Não é possível criar novas vinculações entre o Acuity e o Xero.

Cada instância do Xero contém várias contas do Xero que correspondem a diferentes categorias financeiras e contábeis. Você pode escolher contas do Xero separadas para receber faturas e pagamentos. É possível sincronizar faturas com contas definidas como os tipos Receita e Vendas. Os pagamentos podem ser sincronizados com contas do Xero definidas como o tipo Banco ou com a opção Ativar pagamentos para esta conta marcada.

O Xero adiciona automaticamente os pagamentos feitos via Acuity às faturas criadas no Xero.

Não é possível fazer com que a integração do Xero envie automaticamente as faturas por e-mail aos clientes. Você pode enviar faturas individualmente por meio dos perfis de cliente do Xero ou pode copiar e mesclar as faturas em um único documento e enviá-lo por e-mail a um cliente.

Só é possível vincular o Acuity a contas Xero que tenham um conjunto de códigos. Se você não encontrar a conta Xero que procura, acesse seu Plano de contas e veja se ela tem um código definido.

Exceções de fatura

Lembre-se destas exceções ao usar o Acuity com um app integrado de contabilidade:

• Gorjetas: a integração pode sincronizar pagamentos até o valor total de cada fatura. Registre as gorjetas separadamente. Você pode ver todas as gorjetas no painel Relatórios, em Gorjetas.
• Série de aulas e sessões recorrentes - a integração cria uma fatura para cada sessão no Acuity. Quando são agendados várias sessões ao mesmo tempo (como uma série de aulas, vários horários na mesma aula e sessões recorrentes), a integração cria uma fatura para cada sessão.
• Códigos de pacotes: quando um cliente compra um pacote ou vale-presente, a integração gera uma fatura. Quando um cliente faz uma reserva usando um código de pacote, vale-presente ou assinatura, a integração registra o preço como $ 0. Se você desmarcar Criar fatura mesmo que a sessão seja gratuita, a integração não criará faturas para sessões de $ 0.