Vincule o Acuity a uma aplicação contábil para que o Acuity crie clientes, faturas e pagamentos para você à medida que as sessões são contabilizadas. Você pode integrar o QuickBooks ou o FreshBooks.
Não é possível criar faturas para uma empresa externa diretamente no Acuity.
O Acuity também já vem com um recurso de faturas. Saiba mais em Envio de faturas com o Acuity.
Dica: para saber onde ver a fatura dos pagamentos feitos para assinaturas do Acuity, confira Preços, cobrança e faturas do Acuity.
Escolher uma integração
A tabela abaixo compara os recursos disponíveis em cada integração.
|
Recurso |
QuickBooks |
Freshbooks |
Xero |
|
Sincronizar novas sessões |
Sim |
Sim |
Sim |
|
Sincronizar pedidos de pacote/assinatura/vale-presente |
Sim* |
Não** |
Não** |
|
Adicionar como cliente sem criar fatura |
Sim |
Sim |
Sim |
|
Criar um rascunho de fatura, mas não enviar |
Sim |
Sim |
Sim |
|
Criar uma fatura para a sessão e enviá-la ao cliente imediatamente por e-mail |
Sim |
Sim |
Não |
|
Desativar faturas para sessões gratuitas |
Sim |
Sim |
Sim |
|
Atualize as faturas automaticamente se a sessão for cancelada ou reagendada no Acuity |
Sim |
Não |
Não |
*O QuickBooks criará uma fatura para o primeiro pagamento de uma assinatura, mas não para os pagamentos subsequentes.
**Você pode criar faturas de pacotes, vales-presente e assinaturas com o Zapier. No Zapier, selecione o acionador Pedido de novo produto para o Acuity. Escolha as ações Criar fatura paga ou Criar fatura (FreshBooks); ou Nova fatura (Xero).
Conectar a uma integração
Para fazer a vinculação:
- No Acuity, clique em Integrações.
- Encontre QuickBooks ou Freshbooks e clique em Configurar e depois em Vincular.
- Uma nova janela aparecerá solicitando que você insira suas credenciais para fazer login.
- Selecione as configurações de sincronização desejadas. O Acuity sincronizará automaticamente o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail. Para sincronizar outras informações do cliente, selecione esses campos nas configurações de integração.
- Clique em Salvar.
Atenção: ao tentar vincular o QuickBooks, se aparecer a mensagem de erro "Solicitação de CORS inválida", limpe o cache e tente novamente; ou use outro browser.
QuickBooks
O QuickBooks é uma solução de contabilidade para pequenas empresas que oferece uma gama de serviços. Dependendo do plano, os usuários podem monitorar receitas e despesas, enviar faturas, registrar pagamentos, listar despesas dedutíveis e muito mais.
O Acuity pode vincular o QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus e Advanced. Não é possível vincular o QuickBooks Self Employed.
Se as suas práticas de negócios incluírem o envio regular de extratos de clientes por meio do QuickBooks, selecione a configuração Criar rascunho de fatura da integração para impedir o envio automático de faturas separadas por e-mail para seus clientes.
A integração do QuickBooks não define automaticamente números de fatura personalizados. Se você usar números de transação personalizados no QuickBooks, defina seus números de fatura manualmente.
O QuickBooks começará a sincronizar clientes e sessões quando você configurar a integração. Ele não cria faturas de sessões anteriores, a menos que você as gere manualmente.
Dica: se aparecer o erro "Solicitação de CORS inválida" ao tentar vincular o QuickBooks, tente limpar o cache do seu browser ou usar outro browser.
Freshbooks
O FreshBooks é um software de contabilidade para pequenas empresas que oferece uma variedade de recursos, incluindo faturamento, controle de tempo, estimativa e muito mais.
A integração usa apenas o template simples do FreshBooks para criar faturas.
Se as suas práticas de negócios incluírem o envio regular de extratos combinados por meio do FreshBooks, selecione a configuração Criar rascunho de fatura da integração para impedir o envio automático de faturas separadas por e-mail para seus clientes.
Depois que os clientes fizerem a reserva, acesse o FreshBooks para marcar as faturas como enviadas e enviar um extrato combinado manualmente.
Xero
Não é possível criar novas vinculações entre o Acuity e o Xero.
Cada instância do Xero contém várias contas do Xero que correspondem a diferentes categorias financeiras e contábeis. Você pode escolher contas do Xero separadas para receber faturas e pagamentos. É possível sincronizar faturas com contas definidas como os tipos Receita e Vendas. Os pagamentos podem ser sincronizados com contas do Xero definidas como o tipo Banco ou com a opção Ativar pagamentos para esta conta marcada.
O Xero adiciona automaticamente os pagamentos feitos via Acuity às faturas criadas no Xero.
Não é possível fazer com que a integração do Xero envie automaticamente as faturas por e-mail aos clientes. Você pode enviar faturas individualmente por meio dos perfis de cliente do Xero ou pode copiar e mesclar as faturas em um único documento e enviá-lo por e-mail a um cliente.
Só é possível vincular o Acuity a contas Xero que tenham um conjunto de códigos. Se você não encontrar a conta Xero que procura, acesse seu Plano de contas e veja se ela tem um código definido.
Exceções de fatura
Lembre-se destas exceções ao usar o Acuity com um app integrado de contabilidade:
- Gorjetas: a integração pode sincronizar pagamentos até o valor total de cada fatura. Registre as gorjetas separadamente. Você pode ver todas as gorjetas no painel Relatórios, em Gorjetas.
- Série de aulas e sessões recorrentes - a integração cria uma fatura para cada sessão no Acuity. Quando são agendados várias sessões ao mesmo tempo (como uma série de aulas, vários horários na mesma aula e sessões recorrentes), a integração cria uma fatura para cada sessão.
- Códigos de pacotes: quando um cliente compra um pacote ou vale-presente, a integração gera uma fatura. Quando um cliente faz uma reserva usando um código de pacote, vale-presente ou assinatura, a integração registra o preço como $ 0. Se você desmarcar Criar fatura mesmo que a sessão seja gratuita, a integração não criará faturas para sessões de $ 0.