Enviar faturas usando o Acuity Scheduling

Você pode enviar a fatura de uma sessão ou outras cobranças para os clientes. Eles pagam diretamente na fatura pelo processador de pagamentos que você integrou ao Acuity.

O recurso de faturas não funciona na configuração com HIPAA do Acuity.

Atenção: as faturas são um recurso do Acuity Não é possível enviar um fatura do Acuity em transações no Squarespace Commerce.

O que consta da fatura

Cada fatura inclui:

• Um cabeçalho com o nome ou logotipo e e-mail sua empresa. Se você carregar um logotipo no painel "Configurações da página de agendamentos", ele aparecerá. Se não, aparecerá o nome da empresa no painel Configurações da página de agendamentos. O endereço de e-mail é o mesmo usado pelo proprietário para fazer login na conta.
• Número de identificação da fatura. Você pode personalizar um número de fatura, mas não é possível reutilizá-lo, mesmo após apagar a fatura com esse número.
• Itens de linha discriminando as cobranças, incluindo o nome do item, preço por item e quantidade em cada linha.
• O valor total devido.
• A área de pagamento.

Você também pode adicionar os seguintes itens à fatura:

• Uma mensagem para o cliente, caso esteja inscrito em algum plano pago da Acuity.
• O imposto devido. As faturas que incluem impostos mostram o imposto, o subtotal e o valor total devido.
• Descontos em valor fixo ou em porcentagem sobre o subtotal da fatura.

Crie uma nova fatura

Para criar uma nova fatura:

1. No Acuity, clique em Faturas.
2. Clique em Criar fatura.
3. No campo Cliente, escolha um cliente no menu suspenso; ou clique em Informar novo cliente para informar manualmente os dados. O nome e o endereço de e-mail do cliente são obrigatórios. O número de telefone é opcional. Cada fatura pode ser enviada para apenas um endereço de e-mail.
4. Na seção Item de linha, clique em Adicionar novo item.
5. Clique no novo item e comece a digitar o item a ser adicionado à fatura.
6. Escolha um tipo de sessão, pacote ou complemento na lista que aparece; ou personalize os dados (até 255 caracteres). O uso de caracteres especiais, como o acento agudo, conta para o limite de caracteres.
7. Altere ou fixe a quantidade e o preço, se necessário. Ao escolher um tipo de sessão ou complemento no passo 6, o preço será preenchido automaticamente, e a quantidade será "um". Você pode alterar os dois números. O total do custo deve ser no mínimo uma unidade da sua moeda. Por exemplo: se você trabalha com dólares americanos, a linha deverá totalizar pelo menos US$ 1.
8. Repita os passos de 4 a 7 até adicionar à fatura todos os itens de linha desejados.
9. Opcional: clique em Adicionar desconto para reduzir o subtotal da fatura em um valor fixo em dólares ou em uma porcentagem.
10. Se precisar de uma linha separada para coletar impostos, clique em Adicionar imposto. Você pode informar uma porcentagem, que será calculada automaticamente, ou um valor fixo. Você também pode informar o nome da sobretaxa a ser listada na fatura. Escolha uma data de vencimento no menu suspenso.
11. Opcional: inclua na fatura uma mensagem para o cliente. Esse recurso só está disponível nos planos pagos do Acuity.
12. Opcional: marque a opção Ser avisado quando a fatura for paga para receber um e-mail quando o cliente pagar. Para alterar o destino do aviso, atualize o campo Endereço de e-mail.
13. Use a opção Compartilhar via no menu suspenso para decidir se a fatura será enviada por e-mail ou por um link a ser enviado manualmente ao cliente.
14. Opcional: se você escolher e-mail no passo 11, adicione uma mensagem para o cliente, que aparecerá no corpo do e-mail.
15. Inseridas as informações, você pode salvar a fatura como rascunho; abrir uma prévia para conferir tudo; ou gerar a fatura:
    1. Para salvar como rascunho, clique em Concluído e depois em Salvar.
    2. Para uma prévia da fatura, clique em Ver prévia.
    3. Para gerar a fatura, clique em Criar (se você optou pelo link) ou Enviar (se você optou pelo e-mail automático).

Dicas:

• Se você já inclui os impostos no preço da sessão, não precisa incluir a linha de imposto separada.
• Você pode incluir apenas uma linha de imposto por fatura. As porcentagens se aplicam ao subtotal da fatura. Os valores são aplicados uma vez em toda a fatura, e não por item ou item de linha.

Envie a fatura

Ao criar uma fatura, você pode gerar um link para enviar ao cliente ou enviar um e-mail com a fatura. Ao clicar em Criar (para enviar manualmente um link) ou Enviar (para enviar um e-mail), aparece o link ou o e-mail é enviado imediatamente.

Não é possível reenviar o e-mail; nas faturas ativas, porém, você pode recuperar o link para compartilhar manualmente. Para gerar o link para uma fatura já criada, acesse o painel Faturas e procure a fatura a ser enviada na lista de faturas. Em seguida, clique em … e depois em Compartilhar.

Ao editar uma fatura já enviada por e-mail, clicando em Salvar, você terá a opção de enviar ao cliente um e-mail com a fatura atualizada.

E-mail com a fatura

Se você enviar a fatura por e-mail, será usado um endereço de e-mail do Acuity, não o seu endereço de e-mail.

O e-mail inclui:

• o nome ou logotipo da sua empresa.
• a mensagem de e-mail que você incluiu ao criar a fatura. Esse recurso está disponível em nos planos pagos do Acuity.
• um resumo da fatura com o número da fatura, a data de vencimento e o total devido.
• um botão para ver e pagar a fatura.

Como o cliente paga a fatura

No caso do link para o cliente, esse link o levará diretamente para a fatura. No caso do e-mail para o cliente, ele deve clicar em Ver e pagar a fatura no e-mail.

• Se você usar o Stripe ou o Square como processador de pagamentos, o cliente pode informar os dados do cartão.
• Se você usar o PayPal como processador de pagamentos, haverá um botão Pagar com PayPal que abre uma janela pop-up para pagamento ou redireciona o cliente para o PayPal para pagar, dependendo da sua conexão com o PayPal.

Atenção: no Stripe, o Acuity Scheduling usa o Google reCAPTCHA invisível na página de pagamento para proteger você e seus clientes. O cliente não precisa fazer mais nada ao pagar. Quando ele começa a informar os dados pessoais e os dados para pagamento, aparece o emblema do Google reCAPTCHA no canto inferior direito da página.

O que acontece quando os clientes pagam

Quando o cliente conclui o pagamento pela fatura, o status da fatura muda no painel "Faturas", e aparece a mensagem de confirmação para o cliente.

Se um cliente pagar fora da sua fatura, você poderá marcá-la como paga para manter os registros atualizados. 

O cliente

Quando o cliente conclui o pagamento:

• As opções de pagamento na fatura desaparecem.
• No topo da fatura, aparece um extrato de pagamento confirmado com o ID, o valor e a data da fatura.

Para ver a fatura paga a qualquer momento, o cliente pode seguir o link usado para acessar a fatura.

Você

Quando o cliente conclui o pagamento:

• Se marcar a opção Ser avisado quando a fatura for paga na hora de criar a fatura, você receberá um e-mail informando que o cliente pagou.
• O status da fatura no painel Faturas é atualizado para "Pago", e um link para a transação no processador de pagamentos é exibido ao lado do valor.
• Se você filtrar as faturas por status, ela aparecerá entre as faturas pagas.
• Se você seguir o link da fatura enviado ao cliente, a confirmação de pagamento aparecerá no topo da fatura.

Sessões e pacotes

As faturas não estão vinculadas a sessões nem a pacotes específicos.

Se uma fatura paga cobrir uma sessão, o registro da sessão não será atualizado. Para que o relatório de receitas do Acuity reflita a receita das faturas pagas, marque manualmente as sessões como "pago em dinheiro".

Se seu cliente usou uma fatura para pagar por um pacote, o código do pacote não será gerado manualmente para ele. Em vez disso, compre um pacote para eles e marque-o como pago em dinheiro.

Datas de vencimento da fatura

Ao elaborar uma fatura, você deve incluir a data de vencimento. Quando uma fatura não paga passa da data de vencimento, o status dela no painel Faturas muda de não paga para vencida. A fatura que passa da data de vencimento não resulta em nenhum aviso para você nem para o cliente. Você pode verificar no painel Faturas as faturas vencidas que precisa acompanhar.

Gerencie as faturas

Use o painel Faturas para conferir as faturas ou ver um subconjunto específico delas, como faturas não pagas ou faturas canceladas. Você também pode criar uma fatura nova ou encontrar faturas já criadas para editar ou enviar.

Veja suas faturas

As faturas aparecem em uma tabela com as seguintes colunas:

• Status - a fatura tem um dos três status: rascunho, cancelada ou link criado
• Data - a data em que a fatura foi atualizada pela última vez
• ID - o número do ID da fatura que você deu ao criar a fatura
• Cliente - o nome do cliente
• Pagamento - a fatura não foi paga, venceu ou foi paga
• Vencimento - a data de vencimento
• Montante - o total devido

Você pode usar as setas ao lado do cabeçalho de cada coluna para organizar as faturas.

Procure uma fatura

Você pode usar a barra de pesquisa na parte superior do painel Faturas para pesquisar o campo de nome do cliente das suas faturas. Não é possível procurar outros campos da fatura, como endereço de e-mail, mensagem ao cliente e nome do tipo de sessão.

Você pode usar os menus suspensos no todo do painel para ver as faturas por status ou em um intervalo de datas.

Gerencie as faturas

Para executar uma ação em uma fatura no painel Faturas, clique em … à direita da linha da fatura. Em seguida, escolha uma destas ações:

Marcar uma fatura como paga

Se o seu cliente pagar com a sua fatura, a fatura será marcada automaticamente como paga. Se ele pagar separadamente, mesmo com o pagamento registrado no Acuity, você pode marcar manualmente a fatura como paga.

Para marcar uma fatura como paga:

1. No Acuity, clique em Faturas.
2. Localize a fatura e clique em ....
3. Clique em Marcar como paga e depois em Marcar como paga para confirmar.

Após ser marcada como paga, a fatura não pode mais ser marcada como em aberto. Para restabelecer a cobrança, clique em ... e depois em Duplicar para gerar uma nova fatura com as mesmas informações.

Reembolse uma fatura

Para reembolsar o pagamento de uma fatura, use o processador de pagamentos para enviar o reembolso ao cliente. Não é possível enviar reembolsos pelo Acuity.

Apague uma fatura

Apagada a fatura, não é possível recuperá-la.

Para apagar uma fatura:

1. No Acuity, clique em Faturas.
2. Encontre a fatura desejada e clique em ...
3. Clique em Apagar e depois em Apagar para confirmar.

Dados da fatura

As faturas não estão vinculadas a uma sessão específica. Para que o relatório de receitas do Acuity reflita a receita das faturas pagas, marque as sessões como "pago em dinheiro" manualmente. Considere adicionar uma mensagem de que o pagamento foi feito via fatura.

O Acuity não gera relatório sobre as faturas nem inclui a receita das faturas no relatório.

Para saber quantas faturas pendentes um cliente tem, procure o nome dele no painel Faturas . Os registros de um cliente na lista de clientes não incluem as faturas.