Faça a integração com programas de calendário como o Google e o Outlook para impedir que clientes marquem compromissos quando você não estiver disponível.
Você pode sincronizar suas sessões no Acuity com um calendário pessoal ou comercial - assim, você consulta sua agenda em um só lugar. Para impedir que os clientes agendem quando você estiver ocupado, o Acuity também bloqueia o horário de eventos no seu calendário externo.
É possível sincronizar o Acuity com os seguintes programas de calendário:
- iCloud
- Outlook Office 365
- Outlook Exchange
- Outlook.com
Ao começar, se você precisar de mais ajuda prática para configurar o Acuity Scheduling, é possível contratar um expert certificado.
Atenção:
- As instruções abaixo incluem links para as configurações do Acuity, separados pelo tipo de conta usado para fazer login no Acuity. Qual o tipo da minha conta?
- Ao gerenciar uma sessão sincronizada, você precisa atualizar as sessões no calendário do Acuity. A alteração dos detalhes de uma sessão sincronizada em um calendário externo não atualiza a sessão no Acuity.
O que sincroniza entre calendários
Sessões e aulas no Acuity
- No Acuity, todas as sessões são sincronizadas com o seu calendário externo.
- No caso das aulas, cada participante aparece no calendário externo como uma sessão. Uma aula com oito participantes, por exemplo, aparecerá no outro calendário como oito sessões. A aula não será sincronizada com um calendário externo até que pelo menos um cliente se matricule.
- Ao adicionar um horário bloqueado ao calendário no Acuity, esse horário não é sincronizado com o calendário externo.
Eventos no calendário externo
No calendário externo, os eventos aparecem como horários bloqueados no calendário do Acuity se a opção bloquear horário estiver ativada. Quando você bloqueia um horário:
- Somente os eventos no seu horário de disponibilidade são sincronizados.
- Os eventos dos próximos 200 dias serão sincronizados no Acuity.
- Alguns calendários externos , como o Google Agenda, marcam eventos como “Ocupado” ou “Livre“. Somente eventos marcados como “Ocupado” são sincronizados com o Acuity.
- Ao sincronizar com o iCloud, o tempo da viagem não é sincronizado com o Acuity. O Acuity bloqueia o horário de início e de término do evento, mas não o tempo da viagem.
- Como padrão, o título dos eventos no calendário externo que é sincronizado com o Acuity fica visível para outros colaboradores e usuários do Acuity. Para ocultar, marque a caixa Ocultar título do evento e mostrar apenas "Ocupado" para outros usuários ao criar ou editar a sincronização.
- Se você tiver acesso "somente leitura" a um calendário externo, ele não sincronizará os eventos no Acuity.
Gerenciando agendamentos sincronizados
Após sincronizar com um calendário externo, você deve gerenciar as sessões apenas no Acuity. Apagar, reagendar ou editar os detalhes de uma sessão sincronizada em um calendário externo não altera a sessão no Acuity, e os clientes não são avisados das alterações feitas.
Para manter as sessões enxutas e atualizadas, faça a atualização das sessões sincronizadas no calendário do Acuity. Se uma sessão for cancelada, reagendada ou editada no Acuity, essa ação se estenderá ao calendário externo. O Google Agenda normalmente mostra imediatamente as atualizações. Os calendários da Microsoft podem levar até dez minutos para serem atualizados.
Sincronize com um calendário externo
Step 1 - Vincule a conta do calendário
Para sincronizar com um calendário, primeiro vincule a conta do calendário:
- Abra o painel "Sincronizar com outros calendários": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta do Squarespace.
- À esquerda, selecione o programa de calendário de terceiros com o qual deseja sincronizar.
- Clique no botão Vincular a... para vincular sua conta externa.
- Siga as instruções para concluir a vinculação.
Step 2 - Sincronize eventos e bloqueie horários
Após vincular a conta, você pode sincronizar eventos e bloquear horários:
- Abra o painel "Sincronizar com outros calendários": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta do Squarespace.
- À esquerda, selecione o programa de calendário que você vinculou.
- Encontre o calendário desejado no Acuity.
- Selecione um calendário externo no menu suspenso.
- Para bloquear, no seu calendário do Acuity, o horário de um evento do calendário externo, marque bloquear horário no seu Calendário de Sessões de....
- Se o seu calendário externo tiver mais de um calendário, você pode bloquear, no Acuity, o horário deles. Para configurar isso, selecione os outros calendários no menu suspenso em e também bloqueie o horário de.
- Os eventos serão sincronizados com as visualizações diárias e semanais do seu calendário do Acuity dentro de 30 minutos. No modo mensal, os eventos sincronizados aparecem como horário bloqueado.
Atenção: no Acuity, as sessões não são sincronizadas com os calendários extras selecionados em e bloquear também os horários de.
Sincronize os calendários de várias pessoas
Se você tiver vários membros da equipe que desejam ver as sessões do Acuity em seus calendários pessoais, cada pessoa pode sincronizar com seu próprio calendário de terceiros.
Para sincronizar vários usuários em um único calendário:
- Adicione cada membro da equipe como colaborador (caso o login seja feito com uma conta do Squarespace) ou usuário (caso o login seja feito com uma conta do Acuity). Se você não sabe qual conta usa para fazer login, visite Que tipo de conta eu tenho?
- Peça a cada membro da equipe que siga as etapas para sincronizar um calendário.
Atenção: se algum usuário que não o administrador principal na sua conta Acuity sincronizar seu calendário externo, o nome de usuário Acuity dele aparecerá em qualquer horário bloqueado sincronizado do seu calendário. O nome de usuário não aparece quando a sincronização vem do calendário exteno do administrador principal.
Sincronize uma pessoa com vários calendários externos
Quem usa vários calendários externos de diferentes provedores pode sincronizar o calendário do Acuity com cada calendário externo. Isso pode ser útil se você tiver contas separadas de calendário pessoal e comercial, além do seu calendário do Acuity. Você pode vincular um de cada tipo de conta por usuário ou colaborador do Acuity.
Por exemplo: você pode sincronizar um usuário do Acuity com uma conta do Google, uma conta do iCloud, uma conta do Office 365, uma conta do Exchange e uma conta do Outlook.com. Não é possível sincronizar um usuário do Acuity com várias contas do Google.
Para sincronizar um usuário com vários calendários, siga as etapas para sincronizar um calendário e repita em cada tipo de calendário.
Sincronize uma pessoa com vários calendários da mesma conta externa
Quem usa vários calendários externos na mesma conta (por exemplo: vários Google Agendas em uma conta do Google) pode sincronizar todos eles com um só usuário do Acuity. Essa é uma boa opção se você usa uma conta externa para rastrear os horários dos funcionários em diferentes calendários e quer sincronizá-los com seu calendário do Acuity.
Para vincular vários calendários externos do mesmo programa ao Acuity:
- Compartilhe seus calendários externos com uma conta central nesse programa externo. Procure ajuda com o suporte do seu calendário externo.
- Sincronize sua conta do Acuity com o calendário central externo.
Desconectar um calendário de terceiros
Para desvincular um calendário externo do Acuity:
- Abra o painel "Sincronizar com outros calendários": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta do Squarespace.
- À esquerda, selecione o programa de calendário que você vinculou.
- Clique em Desconectar conta [programa de calendário] e clique em Ok.
Desvinculado o calendário, todas as sessões sincronizadas ainda aparecerão no calendário externo. No calendário do Acuity, os eventos sincronizados que já ocorreram ainda aparecerão, mas os eventos para datas futuras, não. Por exemplo: se você tinha uma sessão agendada no calendário externo para a semana seguinte, mas desvinculou o calendário antes de a sessão acontecer, excluiremos a sessão para que ela não bloqueie mais o horário no seu agendador.
Resolução de problemas
Os eventos não estão sincronizando entre os calendários
Os eventos podem levar cerca de 30 minutos para sincronizar após a vinculação, dependendo do número de eventos em cada calendário. Se passar mais de uma hora, veja se você vinculou o calendário correto do Acuity e o calendário externo.
Se você alterou recentemente a senha da sua conta externa, ela será desvinculada do Acuity.
Para reconectar:
- Abra o painel "Sincronizar com outros calendários": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta do Squarespace.
- À esquerda, selecione no tipo de calendário vinculado ao Acuity.
- Siga as instruções para inserir sua nova senha e reconectar sua conta.
As sessões do Acuity não aparecem no calendário externo
Se suas sessões no Acuity não aparecerem em um calendário externo, veja se você está vendo o calendário correto. Em alguns programas, é possível ter vários calendários acessíveis em uma só conta. Se o calendário que você está sincronizando não aparecer no programa do calendário externo, não aparecerão os eventos sincronizados.
Além disso, a sincronização de calendários do iCloud tem uma configuração que limita quais eventos são sincronizados no Acuity. Se não houver essa configuração para sincronizar todos os eventos, algumas sessões podem não aparecer como esperado no calendário. Consulte a documentação de suporte da Apple para saber como conferir essa configuração no seu aparelho.
Ao usar um app de calendário, veja se o problema está entre o App e o calendário externo; ou entre o calendário e o app. Para isso, acesse o calendário externo em um browser. Se as sessões do Acuity aparecerem, o problema está entre o calendário externo e o acuity. Procure ajuda com o suporte do seu calendário externo.
Os eventos aparecem duas vezes
Os eventos podem aparecer duas vezes no seu calendário de terceiros se:
- Você conectou o Acuity a dois calendários de terceiros que também sincronizam entre si.
- Duas pessoas configuraram a mesma sincronização entre seu calendário de terceiros e seu calendário no Acuity.
Primeiro, verifique se ocorre a sincronização entre calendários de terceiros sincronizados.
Por exemplo, digamos que você tenha uma conta do iCloud que sincroniza automaticamente com sua Conta do Google, e um calendário no Acuity é sincronizado com o iCloud e o Google. Tanto o iCloud quanto o Google acabariam com duas cópias de cada evento do Acuity: uma cópia do Acuity e uma do outro calendário.
Para corrigir isso, interrompa a sincronização com um dos dois calendários de terceiros ou a sincronização entre eles.
Se os calendários de terceiros conectados não forem o problema, é possível que você e outra pessoa tenham configurado uma associação entre seu calendário no Acuity e o calendário de terceiros. Verifique se outra pessoa da sua equipe configurou a mesma sincronização que você.
Eventos que aparecem em fuso horário errado
Ao agendar um horário, o cliente pode clicar em um botão na página de confirmação para adicionar o evento ao calendário. Se o evento aparecer no fuso horário errado no calendário, o cliente deve conferir as configurações de fuso horário desse calendário.
Por exemplo: o cliente marca um horário com você e clica em Adicionar ao Google na página de confirmação da reserva para adicionar o evento à agenda dele. No entanto, o evento aparece em um fuso horário diferente na agenda; nesse caso, ele deve conferir as configurações de fuso horário do Google Agenda. Saiba mais na documentação do Google.
Outros problemas de sincronização
Para outros problemas de sincronização de calendário, fale conosco; mande uma mensagem com as seguintes informações:
- Uma captura de tela do evento que não está sincronizando, incluindo todas as configurações de calendário visíveis
- A data e o horário do evento que não está sincronizando, se não estiver visível na captura de tela
- O nome de todos os calendários envolvidos
- Se o caso é um evento de calendário externo que não aparece no Acuity; ou é uma sessão do Acuity que não aparece no calendário externo
- Se você está visualizando seu calendário através de um app móvel, um app de computador (como Calendário em um Mac) ou um navegador
Crie uma sincronização unidirecional
A sincronização unidirecional envia suas sessões no Acuity para um calendário externo sem receber nenhuma informação desse calendário. Assim, você vê as sessões do Acuity no calendário externo, mas eventos e sessões agendados nesse calendário não bloqueiam automaticamente os horários no seu calendário do Acuity.
A sincronização unidirecional envia todas as sessões de todos os calendários do Acuity para o calendário externo. Não é possível usar essa sincronização de calendário para enviar sessões de apenas um calendário do Acuity.
Se o usuário ou colaborador Acuity que configurou a sincronização unidirecional alterar a senha ou for excluído do Acuity, a sincronização unidirecional será desativada.
Para configurar uma sincronização unidirecional:
- Abra o painel "Sincronizar com outros calendários": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta do Squarespace.
- Clique em sincronização unidirecional do calendário.
- Para vincular o Google, Outlook ou iCal, clique em Configurar sincronização unidirecional com o calendário do Google, iCal ou Outlook. Para vincular o Outlook Exchange ou o Outlook 365, siga as etapas na página.
- Verifique a lista do seu calendário de terceiros na página para obter todas as etapas extras que você precisará seguir para atualizar periodicamente sua sincronização unidirecional.