Usare le risorse per limitare le prenotazioni su Acuity Scheduling

Usa l'impostazione in Risorse per limitare il numero di appuntamenti disponibili in contemporanea, soprattutto se disponi di attrezzature o altre risorse limitate per determinati tipi di appuntamenti. Queste risorse sono visibili solo a te e i clienti non possono visualizzarle nel prenotare un appuntamento.

Le risorse sono progettate per essere utilizzate con più calendari, disponibili nel piano Growing o versione successiva.
Nota: le risorse non funzionano per calendari con fusi orari diversi.

Come funzionano le risorse

Le risorse sono restrizioni di pianificazione aggiuntive rispetto ai limiti di disponibilità e agenda esistenti. Possono essere utilizzate per limitare il numero di appuntamenti che si svolgono contemporaneamente su più calendari.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia cinque massaggiatori, ognuno con il proprio calendario, ma solo tre sale massaggi. Se in alcuni momenti tutti e cinque i massaggiatori sono disponibili, dovrai trovare un modo per limitare le prenotazioni a tre massaggi alla volta, in modo che corrispondano al numero di stanze che hai a disposizione.

Le risorse possono contribuire a evitare che le stanze vengano prenotate in modo eccessivo. Per configurare questo sistema, devi creare una risorsa chiamata Camere con la quantità impostata a 3 e assegnarla a tutti i tipi di appuntamento che richiedono una stanza. Ogni appuntamento prenotato utilizzerà una risorsa, consentendo un massimo di tre appuntamenti simultanei. Quando tutte le risorse saranno utilizzate, quella fascia oraria non sarà più disponibile per i clienti nella tua pagina di pianificazione.

configurazione delle risorse con tre stanze.png

Quando utilizzare calendari separati rispetto alle risorse

Le risorse sono destinate a un gruppo condiviso di asset intercambiabili. Per assegnare i tipi di appuntamento a una persona, una stanza o un'altra risorsa specifica, crea un calendario per ogni risorsa.

Ad esempio, se hai uno studio di meditazione e desideri che i clienti abbiano la possibilità di prenotare una determinata stanza, crea un calendario per ogni stanza. Poiché ogni camera ha il suo calendario, non è necessario aggiungere risorse per evitare una doppia prenotazione. Per evitare di avere appuntamenti in eccesso rispetto alle camere disponibili, assicurati che i limiti di pianificazione siano impostati un solo appuntamento per volta in ogni calendario (impostazione predefinita).

Risorse impilate

Puoi fare in modo che più di un tipo di appuntamento utilizzino la stessa risorsa. Ad esempio, se gestisci una compagnia turistica, sia i tour in furgone che i tour a piedi potrebbero richiedere un microfono.

È inoltre possibile fissare appuntamenti che richiedono più di una risorsa, spesso denominati risorse impilate. Ad esempio, i tour in furgone potrebbero richiedere sia un microfono che un furgone.

Se un tipo di appuntamento richiede più di una risorsa, i clienti possono prenotarlo solo se tutte le risorse sono disponibili. Ad esempio, i clienti potevano prenotare un tour in furgone solo se erano disponibili almeno un furgone e almeno un microfono.

Esaminiamo come funziona in dettaglio: supponiamo che la tua compagnia turistica abbia tre microfoni e due furgoni. I tour a piedi richiedono ciascuno un microfono, mentre i tour in furgone richiedono ciascuno un microfono e un furgone.

In questo scenario, è possibile creare una risorsa di microfoni impostata su 3 e assegnarla a entrambi i tipi di appuntamento. È quindi possibile creare una risorsa di furgoni impostata su 2 e assegnarla al tipo di appuntamento del tour in furgone.

I tour a piedi sarebbero disponibili solo se almeno un microfono fosse gratuito. I tour Van sarebbero disponibili solo quando almeno un furgone e un microfono fossero disponibili.

Disponibilità e tempo di recupero

Le risorse sono considerate "in uso" per tutta la durata dell'appuntamento, più eventuali tempi di recupero prima o dopo l'appuntamento. 

Tieni presente che, se utilizzi un padding negativo per creare appuntamenti sovrapposti, la risorsa si applicherà comunque alla durata totale dell'appuntamento. Ad esempio, un appuntamento di 60 minuti con -45 minuti di intervallo utilizzerà la risorsa per tutti i 60 minuti, quindi non sarà disponibile per l'uso durante l'appuntamento sovrapposto. 

Aggiungi una risorsa

Per aggiungere una risorsa:

  1. In Acuity, clicca su Disponibilità, quindi su Risorse.
  2. Clicca su Nuova risorsa.
  3. Assegna alla risorsa un nome e una quantità. Quindi scegli i tipi di appuntamento che necessitano di questa risorsa e clicca su Crea risorsa.

Modificare o eliminare una risorsa

Per modificare una risorsa:

  1. In Acuity, clicca su Disponibilità, quindi su Risorse.
  2. Clicca su Modifica sulla risorsa che desideri modificare.
  3. Inserisci le nuove impostazioni, quindi fai clic su Aggiorna risorsa.

Per aggiungere una risorsa a un tipo di appuntamento diverso:

  1. In Acuity, clicca su Tipi di appuntamento.
  2. Fai clic su Modifica per il tipo di appuntamento a cui desideri aggiungere la risorsa.
  3. Seleziona la casella della risorsa, quindi clicca su Aggiorna tipo di appuntamento.

Per eliminare una risorsa:

  1. In Acuity, clicca su Disponibilità, quindi su Risorse.
  2. Fai clic su Modifica per la risorsa che desideri eliminare.
  3. Clicca su Elimina, quindi clicca su OK.

Lezioni di gruppo

Puoi aggiungere risorse alle lezioni di gruppo, ma tieni presente:

  • Ogni lezione di gruppo utilizza solo una risorsa per l'intero gruppo. Ad esempio, se hai una risorsa Kayaks, l'intera classe utilizzerebbe solo una risorsa kayak. 
  • La risorsa viene utilizzata quando la lezione viene inserita nel calendario, quindi anche le lezioni vuote utilizzano una risorsa.
  • Se offri due corsi diversi nello stesso momento, le risorse non impediranno ai clienti di prenotarli entrambi.

Risorse su più calendari

Puoi utilizzare le risorse per limitare i tipi di appuntamenti su più calendari. Ad esempio, se lavori da solo ma disponi di più di un calendario, puoi utilizzare le risorse per evitare di essere prenotato su due calendari contemporaneamente. 

  1. Crea una risorsa.
  2. Imposta la quantità su 1, perché puoi trovarti solo in un posto alla volta. 
  3. Applica la risorsa a tutti i tipi di appuntamenti.

Ora i clienti possono prenotare un solo appuntamento con te alla volta su tutti i calendari.

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