Gestione dei pagamenti in Acuity Scheduling

Questa guida illustra come addebitare ai clienti gli importi degli appuntamenti e visualizzare i loro pagamenti.

Per iniziare ad accettare i pagamenti, innanzitutto collega almeno un elaboratore di pagamento.

Nota: le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?

Prima di iniziare

• Se offri appuntamenti gratuiti, i clienti possono sempre prenotarli senza inserire numeri di carta. Per evitarlo, dai un prezzo a tutti i tuoi tipi di appuntamento.
• Puoi accettare mance fino a importo massimo pari al 50% del costo dell'appuntamento.
• Quando accetti pagamenti dopo la prenotazione, puoi riscuotere fino al 150% del costo dell'appuntamento.
• Acuity non calcola le imposte.

Scegliere la modalità di pagamento dei clienti

Scegli quale elaboratore di pagamento i clienti utilizzeranno e come pagheranno i loro appuntamenti:

1. Apri il pannello Impostazioni di pagamento: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Per impostare i termini di pagamento per tutti i tipi di appuntamento, imposta l'opzione Utilizza lo stesso metodo per tutti i tipi di appuntamento su On. Per impostare i termini di pagamento per un tipo di appuntamento specifico, imposta l'opzione Utilizza lo stesso metodo per tutti i tipi di appuntamento su Off e fai clic su un tipo di appuntamento.
3. Seleziona Riscuoti gli acconti o il pagamento completo, Acquisisci e salva gli estremi della carta, o Le informazioni di pagamento non sono necessarie.
4. Utilizza le opzioni di menu visualizzate per personalizzare le modalità di pagamento dei clienti. Per maggiori informazioni sulle opzioni disponibili, visita la sezione Personalizzazioni di pagamento.
5. Clicca su Salva.

Suggerimento: per informazioni su come scegliere la valuta, visita Collegare elaboratori di pagamento ad Acuity.

Personalizzazioni di pagamento

Puoi personalizzare se e come i clienti devono pagare, scegliendo un'unica politica per tutti gli appuntamenti o personalizzandola per tipo di appuntamento. In ogni caso, durante la configurazione delle impostazioni di pagamento ti verrà chiesto di scegliere una di queste opzioni:

• Pagamenti completi e depositi
• Acquisisci e salva gli estremi della carta
• Le informazioni di pagamento non sono necessarie

Leggi la sezione seguente per saperne di più su ciascuna opzione.

Pagamenti completi e depositi

Utilizza questa impostazione per richiedere ai clienti di pagare l'appuntamento per intero o in parte al momento della prenotazione.

Per scegliere i dettagli, utilizza il campo Tipo di pagamento :

• Pagamento completo - I clienti devono pagare l'intero importo per prenotare.
• Pagamento completo + possibilità di pagare un extra - I clienti possono pagare più dell'intero importo. Consulta Offri ai clienti una tariffa "Paga quello che vuoi" per saperne di più.
• Importo dell'acconto ($) - I clienti pagano l'acconto di un importo fisso che è lo stesso per tutti i tipi di appuntamento. Gli acconti sono richiesti solo per i tipi di appuntamento che hanno un prezzo stabilito.
• Importo dell'acconto (%) - I clienti pagano un acconto, cioè una percentuale del costo dell'appuntamento, compresi eventuali componenti aggiuntivi scelti dal cliente. Ad esempio, il 10% di acconto per un appuntamento da 100 $ con supplementi da 50 $ ammonta a 15 $.Gli acconti sono richiesti solo per i tipi di appuntamento che hanno un prezzo stabilito.

Se richiedi degli acconti, comparirà il selettore I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo . Con questa opzione, i clienti possono scegliere di pagare l'intero costo al momento della prenotazione invece di versare un acconto e saldare la prenotazione in un secondo momento.

Abilitando I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo, comparirà il selettore I clienti possono lasciare la mancia al momento del saldo. L'attivazione di questa opzione consente ai clienti di lasciare una mancia.

Note:

• Se il cliente paga per intero al momento della prenotazione, Stripe salva i suoi dati di pagamento, mentre Square non lo fa.
• Se prenoti un appuntamento che richiede il versamento di un deposito da parte del cliente, questi non avrà la possibilità di versarlo in un secondo momento tramite il link contenuto nell'e-mail di conferma. Tuttavia, se hai attivato l'opzione I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo, il cliente potrà utilizzarlo per pagare l'intero ammontare dovuto. Puoi sempre riscuotere i pagamenti dopo la prenotazione.

Acquisisci e salva gli estremi della carta

Utilizza questa impostazione per chiedere ai clienti di salvare i dati di pagamento al momento della prenotazione, senza ricevere un addebito.

Quando il cliente inserisce i dati della carta al momento della prenotazione, l'elaboratore di pagamento invia un piccolo addebito di pre-autorizzazione per convalidare la carta. In seguito, verrà addebitato l'intero importo sulla carta, annullando automaticamente l'addebito della pre-autorizzazione.

Con questa opzione, comparirà il selettore I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo. Con questa opzione, i clienti possono scegliere di pagare al momento della prenotazione invece di fornire i dati della carta e aspettare l'addebito successivo.

Selezionando l'opzione Acquisisci e salva gli estremi della carta e attivando l'opzione I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo, si attiva l'opzione I clienti possono lasciare la mancia al momento del saldo. L'attivazione di questa opzione consente ai clienti di lasciare una mancia.

Le informazioni di pagamento non sono necessarie

Utilizza questa impostazione per consentire ai clienti di prenotare senza pagare. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita se non hai collegato un elaboratore di pagamento.

Quando colleghi un elaboratore di pagamento, puoi comunque utilizzare questa impostazione se desideri raccogliere i pagamenti manualmente attraverso il pannello di Scheduling.

Con questa opzione, comparirà il selettore I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo. In questo modo, i clienti possono scegliere di pagare alla prenotazione invece di attendere che tu riscuota il pagamento. 

Selezionando l'opzione Le informazioni di pagamento non sono necessarie e attivando l'opzione I clienti possono pagare l'intero importo in anticipo, si attiva l'opzione I clienti possono lasciare la mancia al momento del saldo. L'attivazione di questa opzione consente ai clienti di lasciare una mancia.

Suggerimenti

L'opzione I clienti possono lasciare la mancia quando pagano per intero appare quando selezioni un'opzione di pagamento che consente ai clienti di pagare per intero al momento della prenotazione (eccetto il pagamento per intero + consentire ai clienti di pagare un extra). Attiva questa opzione per consentire la mancia. Puoi accedere a questa impostazione anche dall'app su dispositivo mobile di Acuity Scheduling di amministrazione. 

Quando si autorizzano le mance, i clienti possono scegliere di lasciare una mancia fino al 50% del costo dell'appuntamento. I clienti possono lasciare una mancia solo se pagano per intero.

I clienti possono lasciare una mancia per gli appuntamenti. Non possono lasciare mance se acquistano pacchetti, buoni regalo o abbonamenti.

L'impostazione delle mance si applica a tutti i tipi di appuntamenti. Non è possibile accettare mance per determinati tipi di appuntamenti e non per altri.

Per accettare mance, devi utilizzare Stripe o Square come elaboratore di pagamento.

Nota: se stai prenotando un appuntamento per un cliente e inserisci manualmente i suoi dati di pagamento, Square non ne salverà le carte se queste sono soggette a SCA. Square salverà le carte soggette a SCA che i clienti inseriscono attraverso l'agenda.

Visualizzare i pagamenti

Quando prenotano, i clienti possono pagare subito, fornire i dati della carta di credito per autorizzare addebiti successivi o non pagare affatto, a seconda delle tue impostazioni. Nel caso debbano saldare l'importo dopo la prenotazione, i clienti possono utilizzare il link contenuto nell'e-mail di conferma per pagare la cifra rimanente, oppure puoi eseguire tu l'addebito in qualsiasi momento dai dettagli dell'appuntamento. Squarespace non addebita automaticamente ai clienti gli appuntamenti non pagati.

Visualizza i pagamenti e i saldi in sospeso per ogni appuntamento nei relativi dettagli.

Verificare lo stato del pagamento di un appuntamento

Per vedere quanto ha già versato un cliente:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. La sezione Pagamento visualizza il costo totale, i pagamenti già effettuati e l'importo ancora dovuto.

Modificare il prezzo di un appuntamento

È possibile modificare il prezzo di un singolo appuntamento prenotato e presente nel calendario di Acuity. Tale modifica non influirà sul prezzo dei nuovi appuntamenti.

Per modificare il prezzo di un appuntamento già prenotato:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. Clicca su Modifica e inserisci un nuovo prezzo nel campo Prezzo totale ($).
4. Clicca su Salva.

Riscuotere i pagamenti dopo la prenotazione

Se non richiedi ai clienti di pagare per intero al momento della prenotazione di un appuntamento, puoi addebitare separatamente il saldo residuo.

Puoi:

• Inserire un pagamento con carta per addebitarlo tramite l'elaboratore di pagamento integrato con Acuity. Se utilizzi Square o Stripe, puoi anche riscuotere i pagamenti utilizzando l'app di amministrazione per dispositivi mobili Acuity Scheduling.
• Registrare un pagamento in contanti.
• Inviare una fattura.
• Contrassegnare un appuntamento come pagato. Si tratta di un'opzione utile se il cliente ha effettuato il pagamento tramite il tuo elaboratore di pagamento senza utilizzare Acuity, oppure se ha pagato tramite una fattura Acuity.

Nota: non è possibile utilizzare il pagamento dopo la prenotazione di pacchetti, buoni regalo o abbonamenti. In alternativa, crea un codice gratuito e accetta il pagamento al di fuori di Acuity.

Per inserire un pagamento con carta:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. Clicca su Effettua pagamento.
4. Seleziona una carta di credito già presente in archivio o inseriscine una nuova.
5. Inserisci l'importo, quindi clicca su Paga.

Suggerimento: se PayPal è il tuo unico elaboratore di pagamento, non potrai addebitare l'importo residuo di un cliente tramite carta di credito. In questo caso, dovrai gestire il pagamento fuori da Squarespace, quindi registrarlo selezionando Contanti e inserendo una nota per descrivere la modalità di pagamento del cliente.

Per inserire un pagamento in contanti:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. Clicca su Effettua pagamento.
4. Seleziona Contanti.
5. Inserisci l'importo, quindi clicca su Paga.

I pagamenti in contanti vengono registrati in Acuity, ma non nell'elaboratore di pagamento.

Per contrassegnare un appuntamento come pagato:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. Clicca su Modifica.
4. Seleziona la casella Pagato (sì).
5. Clicca su Salva.

Invia link di pagamento ai clienti

Per facilitare ai clienti il pagamento di un appuntamento dopo la prenotazione, puoi includere un link di pagamento nelle notifiche automatiche dei clienti. Per includere il link, modifica uno qualsiasi dei modelli e-mail per includere il tag %paylink%. Quando Acuity invierà l'e-mail, convertirà il tag in un link che invita i clienti a effettuare il pagamento.

Puoi anche modificare i tuoi modelli e-mail per includere un pulsante "Paga l'appuntamento" cliccando su Aggiungi pulsante, quindi su Paga l'appuntamento.

e un cliente specifico ha bisogno di sapere come pagarti, puoi inviargli manualmente un link alla sua pagina di conferma. Da quella pagina, può seguire le istruzioni per inserire il pagamento.

Per trovare il link alla pagina di conferma di un cliente:

1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
3. Clicca su , quindi su Pagina di conferma del cliente.
4. Copia l'URL dal browser e invialo al cliente.

È inoltre possibile condividere un link di pagamento utilizzando le applicazioni di condivisione integrate nel dispositivo con l'app di amministrazione su dispositivo mobile Acuity Scheduling.

Individuare un pagamento nel tuo elaboratore di pagamento

Per individuare un pagamento nel tuo elaboratore di pagamento:

1. Clicca sull'appuntamento pagato per aprirne i dettagli.
2. Nella riga Pagato, clicca sul nome del tuo elaboratore di pagamento.

Se hai difficoltà a individuare un pagamento nel tuo elaboratore di pagamento, contatta il loro team di assistenza:

• Stripe
• Square
• PayPal

Il team di assistenza del tuo elaboratore di pagamento potrebbe trovare utile che tu includa il link al pagamento. Per ottenerlo:

1. Clicca sull'appuntamento pagato per aprirne i dettagli.
2. Nella riga Pagato, clicca sul nome del tuo elaboratore di pagamento.
3. Clicca su Copia indirizzo del link.

A questo punto, il link viene copiato negli appunti.

Rimborsare un cliente

Non è possibile emettere un rimborso tramite Acuity.

Quando un appuntamento già pagato viene annullato, Acuity ti invierà un'e-mail con un link diretto al pagamento del cliente. Puoi utilizzarlo per emettere un rimborso attraverso il tuo elaboratore di pagamento.

Segui i link riportati di seguito per scoprire come effettuare un rimborso tramite il tuo elaboratore di pagamento:

• Stripe
• Square
• PayPal

I rimborsi emessi dall'elaboratore di pagamento non si riflettono in Acuity, nemmeno nei rapporti.

Salvataggio dei dati della carta

I dati della carta del cliente vengono salvati per poter effettuare addebiti in un secondo momento, nel caso in cui il cliente:

• Inserisca i dettagli del pagamento da addebitare successivamente tramite Stripe o Square.
• Paghi un deposito su un appuntamento tramite Stripe o Square.
• Paghi per intero tramite Stripe.

I dati della carta del cliente non vengono salvati se:

• Il pagamento viene effettuato con PayPal.
• Paga per intero tramite Square.

È possibile addebitare un importo al cliente utilizzando i dettagli salvati di una carta seguendo i passaggi per raccogliere i pagamenti dopo la prenotazione.

Quando Square salva i dati della carta di un cliente, invia anche un'e-mail al cliente per consentirgli di rimuovere la carta salvata. La rimozione della carta non cancellerà l'appuntamento, ma impedirà di addebitare alla carta il saldo non pagato.

Le carte vengono archiviate separatamente per gli appuntamenti e per i pacchetti, i buoni regalo e gli abbonamenti. Se un cliente usa una carta mentre acquista un pacchetto, un buono regalo o un abbonamento, il suo numero non sarà automaticamente disponibile su Acuity per l'addebito degli appuntamenti.

Rimuovere una carta registrata

Non è possibile rimuovere la carta in archivio per uno dei tuoi clienti dall'interno di Acuity. In alternativa, vai alla dashboard dell'elaboratore di pagamento e rimuovila manualmente dal file dell'elaboratore di pagamento relativo al cliente.