Importare appuntamenti e clienti in Acuity Scheduling

È possibile importare appuntamenti e clienti per spostare in blocco le informazioni in Acuity. L'importazione è un'ottima opzione se hai raggiunto Acuity tramite un altro servizio e hai già clienti consolidati e appuntamenti programmati. Questa guida spiega come formattare i dati per garantire il successo delle importazioni, come importare clienti e appuntamenti e come annullare le importazioni.

Suggerimento: se dopo aver iniziato a lavorare desideri un aiuto più concreto per configurare Acuity Scheduling, puoi assumere un esperto. 

Nota: non è possibile importare pacchetti, buoni regalo o abbonamenti ad Acuity.

Preparare il foglio di calcolo per importare gli appuntamenti

Prima di iniziare, organizza gli appuntamenti in un foglio di calcolo.

Se stai effettuando la migrazione da un altro programma di pianificazione,esporta gli appuntamenti da quel programma. Per assistenza nell'esportazione di appuntamenti esistenti da un altro programma, contatta il team di assistenza del programma stesso.

Nota: l'importazione di appuntamenti non aggiorna quelli esistenti, ma aggiunge solo nuovi appuntamenti ad Acuity. L'importazione di appuntamenti già aggiunti manualmente ad Acuity creerà dei duplicati.

Suddividi il foglio di calcolo degli appuntamenti in gruppi di 500 righe e salva ciascun gruppo come file .csv distinto. Se tenterai di importare un foglio di calcolo con più di 500 righe, Acuity lo rifiuterà.

Campi obbligatori

Il file .csv deve includere le seguenti colonne: 

• Data e ora di inizio. Le date devono essere in formato MM/GG/AAAA.
• Ora e data di fine. Le date devono essere in formato MM/GG/AAAA.
• Nome del cliente.
• Tipo di appuntamento o servizio.

Campi facoltativi

È inoltre possibile includere le seguenti colonne:

• Numero di telefono del cliente.
• E-mail del cliente.
• Calendario al quale deve essere assegnato l'appuntamento.
• Un campo note.
• Fuso orario. Utilizza l'elenco dei fusi orari supportati per trovare il fuso orario corretto per ogni appuntamento. Se ometti questa colonna o inserisci un fuso orario non valido, gli appuntamenti avranno fusi orari predefiniti.

Campi non supportati

Non è possibile importare:

• Colonne diverse da quelle sopra elencate. Se desideri importare ulteriori informazioni, combinale nel campo note.
• Più di un campo note. Se disponi di più campi note, uniscili in uno unico.
• Appuntamenti annullati. Rimuovili prima di iniziare.
• Informazioni di pagamento.
• Immagini.

Fusi orari predefiniti

Se il tuo file .csv non contiene una colonna chiamata “ fuso orario” o se i fusi orari inseriti nella colonna non corrispondono all'elenco dei fusi orari supportati, ai tuoi appuntamenti verrà assegnato un fuso orario predefinito.

Se hai impostato un fuso orario separato per ogni calendario, per impostazione predefinita gli appuntamenti saranno impostati sul fuso orario del calendario. Se non disponi di fusi orari separati per ogni calendario ( come accade nella maggior parte dei casi), i tuoi appuntamenti saranno impostati automaticamente sul tuo fuso orario lavorativo.

File di esempio

Fai clic qui per scaricare un file di esempio.

Importa appuntamenti

Per importare appuntamenti:

1. In Acuity, clicca su Report.
2. Fai clic su Importa/esporta, fai clic su Importa appuntamenti, quindi su Scegli file.
3. Selezionate il tuo file .csv, quindi fai clic su Apri il file.
4. Clicca su Importa.
5. Acuity rileva automaticamente le informazioni contenute in ciascuna colonna. Utilizza i menu a discesa per aggiungere o correggere le informazioni, quindi fai clic su Anteprima appuntamenti.
6. Utilizza i menu a discesa nella sezione Calendario per controllare quali calendari vengono aggiunti da Acuity agli appuntamenti importati.
7. Usa i menu a discesa nella sezione Tipi di appuntamento per controllare come Acuity tratta i tipi di appuntamenti importati. Consulta le opzioni qui sotto.
8. Fai clic su Importa appuntamenti.

Nota: l'importazione degli appuntamenti non importa le impostazioni, i gruppi o altre impostazioni di disponibilità.

Opzioni tipo di appuntamento

Utilizza queste opzioni per scegliere in che modo Acuity gestirà i tipi di appuntamento per gli appuntamenti importati.

Importazione di gruppi di lezioni

È possibile importare le lezioni di gruppo seguendo la stessa procedura utilizzata per importare qualsiasi altro appuntamento, ma sarà necessario un po' di lavoro di impostazione. Dovrai creare un nuovo tipo di lezione di gruppo, quindi proporlo nel calendario. Quando importerai i dati, Acuity inserirà automaticamente i tuoi clienti.

Per importare le lezioni di gruppo:

1. In Acuity, crea un nuovo tipo di lezione di gruppo e proponilo nella pianificazione alla data e all'ora della sessione che vuoi importare.
2. Nel foglio di calcolo che importerai, crea una riga separata per ogni partecipante alla lezione.
3. Segui la procedura di importazione degli appuntamenti.

Annullare l'importazione di un appuntamento

Se un'importazione causa un problema, annulla l'importazione e riprova. Per annullare un'importazione:

1. In Acuity, clicca su Report.
2. Fai clic su Importa/esporta, quindi su Importa appuntamenti. Apparirà il campo Appuntamenti importati di recente .
3. Individua l'importazione che desideri annullare, fai clic su Annulla questa importazione, quindi fai clic su OK.

Notifiche per gli appuntamenti importati

Acuity invia SMS, e-mail di promemoria e di follow-up per gli appuntamenti importati se nei dettagli dell'appuntamento sono presenti le informazioni di contatto del cliente. Queste e-mail non vengono inviate se i dati del cliente non sono presenti nei dettagli dell'appuntamento, anche se si trovano in un altro punto di Acuity, ad esempio l'elenco dei clienti.

Il modo più semplice per garantire che Acuity invii notifiche automatiche per gli appuntamenti importati è quello di includere le informazioni di contatto del cliente nel foglio di calcolo importato. Puoi aggiungere le informazioni anche manualmente, modificando ogni appuntamento importato. Per inviare promemoria via SMS per i prossimi appuntamenti, assicurati che l'appuntamento importato includa il numero di telefono del cliente nel formato corretto.

Acuity non invia e-mail di conferma per gli appuntamenti importati.

Prepara il foglio di calcolo per importare i clienti

Prima di iniziare, organizza i clienti in un file .csv.

Se stai migrando gli annunci da un altro programma, inizia esportando i contatti o i clienti dall'altro programma.

Per saperne di più su come ottenere un file .csv dei contatti da altri programmi, consulta la documentazione di questi ultimi:

• Outlook
• Google
• Excel
• Se utilizzi un altro programma, chiedi aiuto al team di assistenza per esportare i dati.

Acuity può importare i seguenti campi:

• Nome
• Cognome
• Numero di telefono
• Indirizzo email
• Note

Le immagini e gli altri campi non saranno importati. Se sono presenti altri campi che desideri conservare, etichettali tutti come note. Acuity aggiungerà tutte le colonne etichettate come note al campo Note sul cliente nel record del cliente.

Clicca qui per scaricare un file di esempio. 

Importa clienti

Per importare un elenco di clienti:

1. Organizza i clienti in un foglio di calcolo.
2. Assicurati che le colonne corrispondano ai nostri requisiti di dati.
3. Suddividi la lista in gruppi da 500 e salva ogni gruppo di 500 clienti come file .csv separato. Se tenterai di importare un foglio di calcolo con più di 500 righe, Acuity lo rifiuterà.
4. In Acuity, clicca su Clienti.
5. Fai clic su Importa/esporta, quindi su Importa clienti.
6. Selezionare il file .csv che desideri importare, quindi fai clic su Importa.
7. Utilizza i menu a discesa nella parte superiore della pagina per collegare le colonne ai campi di dati di Acuity.
8. Fai clic su Importa clienti.

Annulla un'importazione del cliente

Se l'importazione di un cliente causa un problema, annulla l'importazione per rimuovere i dati problematici, modifica il foglio di calcolo e importa nuovamente i clienti.

Per annullare l'importazione di un cliente:

1. In Acuity, clicca su Clienti.
2. Fai clic su Importa/esporta, quindi su Importa clienti.
3. Fai clic su Annulla questa importazione per l'importazione che desideri annullare, quindi fai clic su OK.