Invio di promemoria di appuntamenti tramite SMS

Inviare una notifica sul dispositivo mobile del cliente in merito a un appuntamento imminente.

Invia promemoria SMS automatici per fare in modo che i clienti non si dimentichino dei tuoi appuntamenti e ridurre il tasso di mancate presenze. È possibile inviare un promemoria SMS per appuntamento.

Questa guida riguarda i promemoria via SMS per i tuoi clienti. Per saperne di più sulle notifiche di testo per te e per il tuo personale, visita il sito . Invio di notifiche di appuntamenti interni e agende con Acuity Scheduling.

Nota: assicurati di aver comunicato il preavviso e ottenuto tutti i consensi legalmente richiesti prima di abilitare le notifiche SMS.

Le notifiche via SMS sono disponibili nei piani Standard o Growing e Premium o Powerhouse. Non sono disponibili durante le prove gratuite.

Tariffe

Non sono previsti costi aggiuntivi per l'invio di notifiche SMS. Ai destinatari dei messaggi potrebbero essere applicate le tariffe per i messaggi di testo dei relativi gestori telefonici.

Suggerimento: ti consigliamo di spiegare questi costi potenziali ai tuoi clienti.

Ogni appuntamento invia un solo SMS

Per ogni appuntamento prenotato, Acuity può inviare un solo SMS di promemoria al tuo cliente. Non è possibile utilizzare Acuity per inviare ulteriori SMS ai clienti.

Dove vengono inviati gli SMS

I promemoria via SMS vengono inviati al numero di telefono del cliente indicato tra i dati dell'appuntamento.

Risposte

Se i clienti rispondono a un SMS, riceveranno una risposta automatica che informa che i messaggi provengono da un servizio automatizzato e suggerisce di contattarti con altri mezzi.

I clienti devono acconsentire

I clienti ricevono promemoria via SMS solo se hanno acconsentito a ricevere SMS.

I clienti possono sempre disattivare l'opzione

I clienti possono prenotare un appuntamento sia che abbiano acconsentito, sia che abbiano rinunciato a ricevere SMS. Non è possibile richiedere ai clienti di acconsentire come condizione per poter prenotare.

Ogni appuntamento richiede un nuovo consenso

I clienti danno il proprio consenso per ogni singolo appuntamento. Non possono attivare o disattivare i promemoria via SMS contemporaneamente per tutti gli appuntamenti presso la stessa attività.

Come si acconsente quando si prenota online

I clienti acconsentono selezionando una casella durante la prenotazione. La casella appare sotto il campo dell'indirizzo e-mail, quando inseriscono i loro dati.

Durante il periodo di verifica dei promemoria personalizzati, questa casella appare quando i clienti programmano un qualsiasi tipo di appuntamento. Una volta completata la verifica, compare solo quando i clienti prenotano un tipo di appuntamento per il quale sono attivi i promemoria via SMS.

Come si acconsente quando prenoti tu per il cliente

Quando prenoti tu per il cliente, se questi ti autorizza a inviare un SMS relativo all'appuntamento, puoi attivare l'opzione spuntando la casella nei dettagli dell'appuntamento.

Come modificare il consenso per un appuntamento esistente

Per modificare lo stato di opt-in degli appuntamenti esistenti:

1. In Acuity, clicca su Calendario, quindi clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
2. Clicca su Modifica, quindi seleziona o deseleziona la casella Questo cliente ha acconsentito a ricevere da me un promemoria via SMS prima dell'appuntamento.
3. Clicca su Conferma modifiche.

Interruzione di tutti gli SMS

Se un cliente risponde STOP a un promemoria via SMS, verrà escluso da tutti i promemoria via SMS di Acuity per tutte le aziende. Una volta interrotti i promemoria via SMS, potrà riattivarli rispondendo START allo stesso messaggio.

Attivare i promemoria via SMS

Acuity utilizza Twilio per l'invio di messaggi di testo. Tutti i messaggi devono rispettare i requisiti relativi ai contenuti di Twilio.

Passaggio 1 - Verifica le tue informazioni

La verifica aiuta a combattere lo spam e sblocca tutte le impostazioni personalizzabili nei modelli dei tuoi promemoria SMS. Una volta completata la verifica, ti verrà assegnato un numero di telefono dedicato da cui i clienti riceveranno i messaggi di testo.

Per attivare i promemoria SMS, per prima cosa verifica le tue informazioni:

1. Imposta la tua disponibilità e offri almeno un tipo di appuntamento pubblico, se non l’hai già fatto.
2. Apri il pannello Messaggi di testo dei clienti.
3. Clicca su Avvia la verifica e segui le istruzioni per inserire le informazioni sulla tua azienda e sulle tue esigenze di invio di messaggi di testo:
   • Potresti dover rispondere a diverse domande su dove pensi di inviare i messaggi di testo, su come è impostata la tua azienda e su dove opera.
   • Potrebbe esserti chiesto di inserire il tuo Employer Identification Number (EIN), se ne hai uno. Se non disponi di un codice EIN, puoi comunque impostare dei promemoria SMS. Se disponi di un codice EIN, la ragione sociale inserita durante l'impostazione dei promemoria SMS deve corrispondere alla ragione sociale associata al tuo codice EIN.
4. Seleziona il tuo Paese, inserisci il tuo numero di telefono e clicca su Invia codice di verifica. Il numero di telefono che utilizzi per la verifica non viene mostrato ai clienti e non deve necessariamente essere un numero aziendale.
5. Inserisci il codice che ricevi tramite SMS, quindi clicca su Invia.
6. Inserisci il nome, l'indirizzo e la ragione sociale negli appositi campi, quindi clicca su Salva.
7. Clicca su Continua. Il tuo stato di verifica verrà visualizzato nella parte superiore della pagina delle impostazioni degli SMS e potrai iniziare a configurare i promemoria SMS predefiniti.

Passaggio 2 - Attiva i promemoria via SMS

Dopo aver inviato la verifica, puoi impostare i promemoria via SMS predefiniti per i tuoi appuntamenti.

Per attivare i promemoria via SMS:

1. Apri il pannello Messaggi di testo dei clienti.
2. Clicca su Attiva nell'angolo in alto a destra.
3. Utilizza il campo Invia per per scegliere quali tipi di appuntamento devono attivare questo promemoria SMS.
4. Usa il menu a discesa Invia promemoria per scegliere con quanto anticipo inviare i promemoria per l’appuntamento.
5. Usa il menu a discesa Formato data e ora per scegliere un formato per i tuoi SMS.
6. Utilizza l’opzione Invia un promemoria agli amministratori per decidere se vuoi che le copie dei tuoi promemoria SMS siano destinate a te o al tuo staff.
7. Usa il pannello di anteprima per rivedere i tuoi promemoria SMS.

Controllare lo stato della verifica

Riceverai un'e-mail con un aggiornamento di stato dopo che la verifica sarà stata elaborata. Puoi anche controllare lo stato della verifica nel pannello Messaggi di testo dei clienti:

• In attesa - I promemoria via SMS predefiniti possono comunque essere inviati ai clienti da un numero generico. La verifica può rimanere in attesa per diverse settimane.
• Approvato - Nel pannello di sinistra verrà visualizzato un numero di telefono dedicato da cui i clienti ricevono gli SMS e le impostazioni personalizzabili vengono sbloccate.
• Non riuscito - Se il tuo account è idoneo, puoi fare clic su Verifica numero per inviare nuovamente le tue informazioni e i promemoria SMS predefiniti saranno comunque inviati ai clienti da un numero generico.

Inviare nuovamente le informazioni per la verifica

Se la verifica non va a buon fine, puoi esaminare e correggere eventuali errori oppure inviare nuovamente le tue informazioni. Potrebbe essere necessario aggiungere maggiori dettagli sulla tua attività, ad esempio:

• Una descrizione per indicare chi invia i messaggi, chi li riceve e perché.
• Un esempio di messaggio di testo che intendi inviare ai clienti, con segnaposti per i dettagli dell'appuntamento tra parentesi ([Nome cliente] o [data, ora, fuso orario]).
• L'URL della tua pagina di pianificazione o del tuo sito web in cui i clienti prenotano e scelgono di ricevere promemoria SMS.
• La ragione sociale della tua attività, compresi eventuali nomi commerciali (DBA) o altre denominazioni utilizzate per la tua attività.

Per inviare nuovamente le informazioni se la verifica non va a buon fine:

1. Apri il pannello Messaggi di testo dei clienti.
2. Clicca su Ottieni la verifica.
3. Segui le istruzioni per verificare i tuoi piani aziendali relativi agli SMS, i messaggi di esempio, l'URL della pagina di pianificazione o le informazioni sul marchio.
4. Fai clic su Invia.

Promemoria SMS predefiniti o personalizzati

Dopo aver inviato la verifica, puoi inviare promemoria via SMS predefiniti che dicono: “Hai un appuntamento programmato con [nome azienda] il [data e orario]. Inviato tramite Acuity.”

Dopo che le tue informazioni sono state verificate correttamente, puoi personalizzare il tuo modello predefinito o aggiungere nuovi modelli.

Personalizzare i promemoria di testo

Una volta ottenuta la verifica, puoi apportare le seguenti personalizzazioni ai tuoi promemoria SMS nel pannello Messaggi SMS ai clienti:

• Utilizza le opzioni della sezione Mostra per scegliere quali dettagli includere nel promemoria SMS, tra cui il nome del tipo di appuntamento, il nome del calendario e la località.
• Se è stata attivata l'opzione Numero di telefono, utilizza la sezione Numero di telefono per aggiungere il tuo paese e il numero di telefono. I messaggi di testo vengono inviati da un numero di telefono assegnato automaticamente, non dal tuo numero. Considera la possibilità di aggiungere il nome della tua azienda e il numero di telefono ai tuoi messaggi per evitare confusione.
• Aggiungi un messaggio personalizzato nel campo Messaggio personalizzato. È possibile utilizzare i tag per inserire dettagli sul cliente e sul suo appuntamento cliccando sull'icona Inserisci tag accanto al campo Messaggio personalizzato.

Interrompi l'invio di promemoria SMS

Interrompi l'invio di promemoria SMS:

1. In Acuity, clicca su Messaggi di testo del cliente.
2. Nell’elenco Attivi sul lato sinistro della pagina, clicca su un modello.
3. Nell’angolo in alto a destra, clicca su Disattiva.
4. Ripeti i passaggi 2 e 3 fino a quando l’elenco Attivi non è vuoto.

Interrompi l'invio di messaggi SMS di promemoria per uno specifico tipo di appuntamento

Per interrompere l'invio di messaggi di testo di promemoria per uno specifico tipo di appuntamento:

1. In Acuity, clicca su SMS del cliente.
2. Nell'elenco Attivi sul lato sinistro della pagina, clicca sui modelli di promemoria dei messaggi di testo per trovare quello con il tipo di appuntamento specifico elencato nel campo Invia per .
3. Quando lo trovi, clicca su Seleziona.
4. Deseleziona il tipo di appuntamento per il quale non desideri inviare promemoria, quindi clicca su Seleziona in alto a destra.
5. Clicca su Salva.

Usa i modelli di promemoria per personalizzare i tuoi promemoria

Se hai ottenuto la verifica, puoi utilizzare pienamente i modelli di promemoria:

• Personalizza il messaggio di promemoria.
• Personalizza quando i clienti ricevono un messaggio di testo di promemoria per ogni tipo di appuntamento.
• Decidi se i promemoria devono essere inviati anche al personale.

Se non hai superato la verifica, non è possibile personalizzare il contenuto del messaggio, ma è possibile:

• Personalizza quando i clienti ricevono un messaggio di testo di promemoria per ogni tipo di appuntamento.
• Decidi se i promemoria devono essere inviati anche al personale.

Per creare più modelli:

1. Crea un primo promemoria SMS seguendo gli step qui sopra.
2. Clicca su Aggiungi nuovo promemoria.
3. Scegli i tipi di appuntamento per cui desideri utilizzare il nuovo modello, quindi clicca su Seleziona.
4. Utilizza i campi per configurare il modello, come hai fatto per il primo promemoria SMS.
5. Al termine, clicca su Attiva. Questa operazione attiva il tuo modello e fa partire l'invio.

Dopo aver creato il nuovo modello di promemoria, puoi aggiungere o rimuovere tipi di appuntamento utilizzando il campo Invia per. Ogni tipo di appuntamento può attivare un solo modello. Quando assegni un tipo di appuntamento a un modello, questo viene rimosso da qualsiasi altro modello a cui è già assegnato.

Suggerimento: i promemoria tramite messaggi di testo vengono inviati solo se il modello di promemoria è attivato e ha almeno un tipo di appuntamento assegnato. Il menu a sinistra mostra dove sono assegnati i tipi di appuntamento e quali modelli sono attivi.

Verificare che i tipi di appuntamento siano assegnati al modello attivo

Anche se il tuo cliente ha inserito un numero di telefono durante la prenotazione e ha acconsentito a ricevere SMS, per ricevere un promemoria via SMS:

• Il tipo di appuntamento prenotato deve essere assegnato a un modello.
• Il modello deve essere attivato.

Suggerimento: se non è assegnato un tipo di appuntamento o se il modello non è attivo, le cause più comuni sono le seguenti:

• Duplicazione di un modello.
• aggiunta di un nuovo modello senza che sia stato assegnato il tipo di appuntamenti o attivato il modello.

Tipi di appuntamento che non sono assegnati a un modello

Per verificare la presenza di tipi di appuntamento che non sono assegnati a un modello di promemoria:

1. In Acuity, clicca su Messaggi di testo del cliente.
2. Se hai dei tipi di appuntamento che non sono assegnati a un modello di promemoria, ci sarà una casella Tipi di appuntamento non assegnati in fondo alla barra di sinistra.

Per rimuovere i tipi di appuntamento dalla casella Tipi di appuntamento non assegnati:

1. Clicca su un modello.
2. Nel campo Invia per, clicca su Seleziona.
3. Utilizza le caselle di controllo per scegliere i tipi di appuntamento.
4. Clicca su Seleziona.
5. Clicca su Salva.

Modelli disattivati

Per verificare la presenza di modelli disattivati:

1. In Acuity, clicca su Messaggi di testo del cliente.
2. Nella barra di sinistra, esamina la sezione Inattivo.

Per attivare i modelli inattivi:

1. Clicca su un modello.
2. Nell'angolo in alto a destra, clicca su Attiva.

Duplicare un modello di promemoria

Per duplicare un modello di promemoria che hai già creato:

1. In Acuity, clicca su Messaggi di testo del cliente.
2. Accanto al modello che desideri duplicare, clicca sui tre puntini, quindi clicca su Duplica.

Nota: quando si duplica un modello, il duplicato viene automaticamente impostato su inattivo e non sono assegnati tipi di appuntamento. Per iniziare a inviare il modello, aggiungi i tipi di appuntamento e attiva il modello.

Limite caratteri

Se usi solo testo normale, il promemoria SMS può contenere fino a 300 caratteri. Il limite di 300 caratteri comprende tutti i campi attivati per il messaggio, come il nome dell'azienda e il nome del tipo di appuntamento. I caratteri speciali (come é, û o ±) e gli emoji contano come più di un carattere. Puoi usare i tag per includere informazioni sull'appuntamento o sul cliente. Nel calcolare il limite di caratteri, Acuity conta il contenuto che un tag inserisce nel messaggio, non i caratteri del tag stesso.

Ricorda:

• Se usi caratteri speciali, tag o emoji e superi il limite di caratteri, il messaggio sarà tagliato.

• Il tuo messaggio di testo potrebbe essere diviso in due parti a seconda del numero di caratteri. Tuttavia, la maggior parte dei dispositivi visualizza i messaggi divisi come un unico messaggio.

Tempistica dei messaggi

Puoi scegliere quando ricevere i promemoria via SMS, da 15 minuti a 14 giorni prima dell'appuntamento. I promemoria ti verranno inviati entro pochi minuti dall'orario selezionato.

Se un cliente prenota un appuntamento in un orario più vicino a quello del messaggio di promemoria, c'è un periodo di tolleranza durante il quale il promemoria viene comunque inviato. Questo periodo di tolleranza corrisponde a circa un terzo del tempo tra il promemoria e l'appuntamento. Ad esempio, un promemoria impostato per l'invio 24 ore prima di un appuntamento sarà inviato comunque, se un cliente prenota con 16 ore di anticipo.

Gli appuntamenti prenotati con meno di un'ora di anticipo potrebbero non ricevere un messaggio di promemoria, anche se rientrano nel periodo di tolleranza.

Invia promemoria SMS su un appuntamento a più persone

Per inviare un promemoria SMS per un appuntamento a più persone, modifica i dettagli dell'appuntamento per includere più numeri di telefono separati da virgole.

Formato del numero di telefono

Quando i clienti prenotano autonomamente, Acuity chiederà loro di utilizzare un formato di numero di telefono valido. Acuity verificherà inoltre che il numero di telefono inserito sia valido per il prefisso internazionale scelto. Ad esempio, in Italia, un numero di telefono con prefisso 555 verrebbe rifiutato.

Quando aggiungi manualmente nuovi clienti o appuntamenti o importi le loro informazioni di contatto, utilizza i numeri di telefono in uno dei seguenti formati:

• 123-456-7890
• 1234567890
• (123) 456-7890

Prefissi internazionali e messaggi internazionali

Quando i clienti prenotano, il campo Telefono include un menu a discesa con i prefissi internazionali. Per impostazione predefinita, il prefisso corrisponde al fuso orario selezionato, ma il cliente può adattarlo al paese desiderato.

Se stai inserendo un numero di telefono per un cliente, ad esempio per prenotare un appuntamento a suo nome, verranno applicate le seguenti regole sui prefissi internazionali:

• Negli Stati Uniti e in Canada non è richiesto alcun prefisso internazionale.
• In Australia, Nuova Zelanda e Regno Unito non è richiesto alcun prefisso internazionale. Inserisci uno zero, quindi inserisci il resto del numero, ad esempio 0417827142.
• Per tutti gli altri paesi, digita +, poi il prefisso, quindi il resto del numero, ad es. +97312345678.

Supportiamo la messaggistica internazionale verso più di 180 destinazioni, ma non possiamo garantire la consegna. Ogni Paese ha normative e linee guida individuali che possono essere applicate in base al tipo di mittente, al caso d'uso o alle normative legali. Ulteriori informazioni sulla messaggistica internazionale.

Verifica che i clienti abbiano ricevuto gli SMS

Per visualizzare i messaggi inviati per un appuntamento, clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli, quindi clicca su Visualizza tutte le modifiche e le notifiche inviate. Il registro delle modifiche mostra tutti i messaggi e-mail e di testo inviati in merito. Per maggiori informazioni sul registro delle modifiche, visita Tracciare le modifiche agli appuntamenti in Acuity.