Prenotare appuntamenti per i clienti con Acuity Scheduling

Questa guida illustra come pianificare, modificare o annullare gli appuntamenti per i clienti dal tuo account. Per vedere l'esperienza di prenotazione online dei tuoi clienti, visita Prenotazione degli appuntamenti da parte dei clienti

Prima di iniziare

Prima di prenotare gli appuntamenti, devi:

Prenota un appuntamento

Per pianificare appuntamenti per i clienti:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Sopra il calendario, clicca sul menu a discesa Aggiungi nuovo, quindi seleziona Appuntamento.
  3. Seleziona un tipo di appuntamento.
  4. Se disponi di più calendari, selezionane uno.
  5. Scegli una data e un orario. Per scegliere una data e un orario al di fuori della tua disponibilità, clicca su Personalizza. Se scegli una data e un orario al di fuori della disponibilità, riceverai un avviso, che tuttavia non ti impedisce di pianificare l'appuntamento. Per creare un appuntamento ricorrente, clicca su Ricorrente.
  6. Inserisci le informazioni di contatto del tuo cliente. Aggiungi un indirizzo di posta elettronica a cui inviargli le notifiche e-mail relative all'appuntamento.
  7. Clicca su Pianifica appuntamento o utilizza la freccia per selezionare Pianifica, ma non inviare notifiche di conferma.
  8. Una volta completata la prenotazione, visualizzerai un riepilogo dell'appuntamento. Da qui, puoi aggiungere note, modificare i dettagli o accettare pagamenti.
  9. Clicca su Salva, quindi su Chiudi.
Suggerimento: se stai fissando un nuovo appuntamento mentre sta per terminare un appuntamento esistente nel tuo calendario, puoi compilare preventivamente il tipo di appuntamento e i dettagli del cliente dall'appuntamento che si sta concludendo. A tal fine, clicca sul nome del cliente che appare con la richiesta "Questo appuntamento sta per terminare, vuoi fissarne un altro?". Questa richiesta sarà disponibile per un periodo massimo di 15 minuti dopo la fine dell'appuntamento in corso.

Riprogramma gli appuntamenti

Per riprogrammare un singolo appuntamento:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda. 
  3. Clicca su Ripianifica.
  4. Scegli una data dal calendario, quindi scegli un nuovo orario. Per scegliere una data e un orario al di fuori della disponibilità, clicca su Personalizza.
  5. Clicca su Riprogramma appuntamento o utilizza la freccia per selezionare Pianifica, ma non inviare e-mail di conferma.
  6. Dopo aver riprogrammato l'appuntamento, puoi aggiungervi note o accettare pagamenti.
  7. Clicca su Salva, quindi su Chiudi per tornare al tuo calendario. 
Attenzione puoi spostare solo la prenotazione di un cliente che ha prenotato un posto in una lezione di gruppo ad un'altra sessione della stessa lezione di gruppo. Non è possibile spostare un cliente ad una lezione di gruppo diversa.

Per riprogrammare in blocco gli appuntamenti normali (non lezioni) di un cliente:

  1. In Acuity, clicca su Clienti.
  2. Clicca sul nome del cliente.
  3. Seleziona le caselle accanto agli appuntamenti che desideri riprogrammare, quindi clicca su Riprogramma selezionati.
  4. Utilizza il menu per stabilire i nuovi orari degli appuntamenti. Se si svolgono tutti allo stesso orario e nello stesso giorno della settimana, scegli un nuovo orario e giorno della settimana. In caso contrario, scegli se e di quanti giorni e minuti posticipare o anticipare.
  5. Clicca su Riprogramma appuntamenti o utilizza la freccia per selezionare Riprogramma, ma non inviare e-mail di conferma.

Per riprogrammare in blocco i partecipanti a una lezione:

Nota: è necessario avere almeno una lezione di gruppo in programma per poter riprogrammare in blocco i partecipanti alla lezione.
  1. In Acuity, clicca su Tipi di appuntamento.
  2. Clicca sul tipo di appuntamento lezione di gruppo, quindi clicca sulla lezione di gruppo a destra.
  3. Seleziona le caselle accanto ai partecipanti che desideri riprogrammare, quindi clicca su Riprogramma selezionati.
  4. Utilizza il menu a discesa per selezionare la nuova lezione, quindi Clicca su Riprogramma appuntamenti o utilizza la freccia per selezionare Riprogramma, ma non inviare e-mail di conferma.

Modificare un appuntamento

Per modificare altre informazioni dell'appuntamento, ad esempio il nome o l'indirizzo e-mail del cliente o per aggiungere note interne:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda per aprirne i dettagli.
  3. Clicca su Modifica.
  4. Aggiorna i campi da modificare.
  5. Clicca su Salva, quindi su Chiudi.
Suggerimento: se modifichi l'indirizzo e-mail del cliente e poi salvi le modifiche, apparirà il pulsante Invia nuovamente e-mail di conferma. Clicca sul pulsante per inviare una copia dell'e-mail di conferma dell'appuntamento al nuovo indirizzo e-mail. 

Annullare un appuntamento

Puoi annullare gli appuntamenti dei clienti per singolo appuntamento o in blocco. Una volta annullato l'appuntamento, potresti decidere di applicare una commissione di mancata presenza o rimborsare il cliente, a seconda delle tue condizioni. 

Per annullare l'appuntamento di un cliente:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda.
  3. Clicca su Annulla.
  4. Seleziona Contrassegna come mancata presenza e/o Invia e-mail al cliente, se applicabile. Se scegli di inviare un'e-mail, puoi aggiungere un messaggio.
  5. Clicca su Annulla appuntamento.
Suggerimento: per annullare un solo partecipante a una lezione, clicca sul suo nome per visualizzare i dettagli individuali, quindi segui i passaggi da tre a cinque esposti sopra.

Per annullare in blocco gli appuntamenti di un cliente:

  1. In Acuity, clicca su Clienti.
  2. Clicca sul nome del cliente.
  3. Scorri l'elenco degli appuntamenti verso il basso e seleziona le caselle accanto agli appuntamenti che desideri annullare.
  4. Clicca su Annulla appuntamento selezionato.
  5. Clicca su Sì, annulla gli appuntamenti o Sì, ma non inviare e-mail al cliente.

Visualizzare gli appuntamenti annullati

Anche se non è possibile annullare la cancellazione di un appuntamento, puoi comunque visualizzarne i dettagli.

Se conosci il nome del cliente, clicca su Elenco clienti, quindi sul nome del cliente, per visualizzare un elenco di tutti gli appuntamenti del cliente, inclusi quelli annullati.

Se non ricordi il nome del cliente, utilizza i report per trovare l'appuntamento annullato:

  1. In Acuity, clicca su Report.
  2. Utilizza i menu a discesa Intervallo di date e Calendario per restringere la ricerca, se possibile.
  3. Utilizza il menu a discesa Mostra per scegliere Tutti gli appuntamenti annullati, quindi clicca su Mostra.
  4. Clicca su Visualizza appuntamenti per visualizzare un elenco di appuntamenti annullati che soddisfano i criteri di ricerca.

Eliminare gli appuntamenti

Dopo aver eliminato un appuntamento, è possibile eliminarlo dal profilo del cliente. Tieni presente che questa azione è permanente, e che l'appuntamento cancellato non apparirà più nel tuo account. 

  1. In Acuity, clicca su Clienti
  2. Seleziona il profilo del cliente.  
  3. Nella sezione Prossimi appuntamenti, seleziona l'appuntamento eliminato. Se l'appuntamento non appare, verifica che sia selezionata l'opzione Mostra appuntamenti cancellati 
  4. In alto a destra, fai clic su Cancellare
  5. Digita DELETE e fare clic su Ok

 

 

 

Questo articolo ti è stato utile?
Utenti che ritengono sia utile: 0 su 3