Utiliser les ressources pour restreindre les réservations dans Acuity Scheduling

Utilisez le paramètre des ressources pour restreindre le nombre de rendez-vous disponibles simultanément. Cette démarche est utile si vous disposez d’un équipement limité ou d’autres ressources pour certains types de rendez-vous. Ces ressources ne sont visibles que par vous et n’apparaissent pas lorsqu’un client prend rendez-vous.

Les ressources sont conçues pour être utilisées avec plusieurs calendriers, qui sont disponibles dans le cadre du forfait Growing ou supérieur.
Remarque : Les ressources ne fonctionnent pas pour les calendriers situés dans des fuseaux horaires différents.

Fonctionnement des ressources

Les ressources constituent des restrictions à la prise de rendez-vous supplémentaires qui s’ajoutent à vos limites de disponibilité et de prise de rendez-vous existantes. Elles peuvent être utilisées pour limiter le nombre de rendez-vous simultanés sur plusieurs calendriers.

Supposons que vous avez cinq masseurs, chacun avec son propre calendrier, mais seulement trois salles de massage. Si les cinq masseurs ont des disponibilités à certains moments, vous devez trouver une solution de limiter les réservations à trois séances de massage à la fois pour correspondre au nombre de salles dont vous disposez.

Les ressources peuvent empêcher la surréservation de vos salles. Pour ce faire, vous devez créer une ressource appelée Salles, dont la quantité est fixée à 3, et l’affecter à tous les types de rendez-vous qui nécessitent une salle. Chaque rendez-vous pris utilisera une ressource, ce qui permet un maximum de trois rendez-vous simultanés. Lorsque toutes vos ressources sont utilisées, vos clients n’ont plus la possibilité de réserver ce créneau horaire sur votre page Rendez-vous.

configuration des ressources avec trois salles.png

Utiliser des calendriers séparés par rapport à des ressources

Les ressources sont destinées à un groupe partagé d’actifs interchangeables. Pour attribuer des types de rendez-vous à une personne, à une salle ou à un autre équipement en particulier, créez plutôt un calendrier pour chaque ressource.

Par exemple, si vous avez un studio de méditation et que vous souhaitez que vos clients puissent réserver une salle spécifique, créez un calendrier pour chaque salle. Comme chaque salle possède son propre calendrier, vous n’avez pas besoin d’ajouter de ressources pour éviter les doubles réservations. Pour éviter d’avoir plus de rendez-vous que de salles, assurez-vous que vos restrictions pour la prise de rendez-vous sont définies sur le paramètre par défaut d’un seul rendez-vous à la fois sur chaque calendrier.

Ressources empilées

Plusieurs types de rendez-vous peuvent utiliser la même ressource. Par exemple, si vous dirigez une agence de voyages, les visites en minibus et les visites à pied peuvent nécessiter un microphone.

Vous pouvez également avoir des rendez-vous qui nécessitent plusieurs ressources, souvent appelées ressources empilées. Par exemple, vos visites en van peuvent nécessiter à la fois un microphone et un van.

Si un type de rendez-vous nécessite plusieurs ressources, les clients ne peuvent le réserver que si toutes les ressources sont disponibles. Par exemple, les clients ne pouvaient réserver une visite en van que si au moins un van et au moins un microphone étaient disponibles.

Regardons le fonctionnement de plus près : Supposons que votre agence de voyage dispose de trois microphones et de deux vans. Les visites à pied nécessitent chacune un microphone, et les visites en van nécessitent chacune un microphone et une van.

Dans ce scénario, vous pouvez créer une ressource de microphones définie sur 3 et l’attribuer aux deux types de rendez-vous. Vous pouvez ensuite créer une ressource Vans définie sur 2 et l’attribuer au type de rendez-vous pour la visite en van.

Les visites à pied ne seraient disponibles que lorsqu’au moins un microphone est disponible. Les visites en van ne seraient disponibles que lorsqu’au moins un van et un microphone étaient gratuits.

Disponibilité et marge

Les ressources sont considérées comme «  utilisées » pendant toute la durée du rendez-vous, plus toute marge avant ou après le rendez-vous. 

Notez bien que si une marge négative est utilisée pour créer des rendez-vous qui se chevauchent, la ressource s’applique toujours à la durée totale du rendez-vous. Par exemple, un rendez-vous de 60 minutes avec moins de 45 minutes de marge utilisera la ressource pendant la totalité des 60 minutes, de sorte qu’elle ne pourra pas être utilisée pendant le rendez-vous qui se chevauche. 

Ajouter une ressource

Pour ajouter une ressource :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité, puis sur Ressources.
  2. Cliquez sur Nouvelle ressource.
  3. Donnez un nom et une quantité à la ressource. Choisissez ensuite les types de rendez-vous qui nécessitent cette ressource, puis cliquez sur Créer une ressource.

Modifier ou supprimer une ressource

Pour modifier une ressource :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité, puis sur Ressources.
  2. Cliquez sur Modifier pour la ressource que vous souhaitez modifier.
  3. Saisissez les nouveaux paramètres, puis cliquez sur Mettre à jour la ressource.

Pour ajouter une ressource à un autre type de rendez-vous :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
  2. Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous auquel vous souhaitez ajouter la ressource.
  3. Cochez la case correspondant à la ressource, puis cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.

Pour supprimer une ressource :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité, puis sur Ressources.
  2. Cliquez sur Modifier pour la ressource que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK.

Les cours collectifs

Vous pouvez ajouter des ressources aux cours collectifs, mais gardez à l’esprit que :

  • Chaque cours collectif utilise une seule ressource pour l’ensemble du groupe. Par exemple, si vous avez une ressource Kayaks, l’ensemble du cours n’utilisera qu’une seule ressource de kayak. 
  • La ressource est utilisée lorsque le cours est inscrit sur votre calendrier, de sorte que même les cours vides utilisent une ressource.
  • Si vous proposez deux cours différents en même temps, les ressources n’empêcheront pas les clients de réserver les deux cours.

Ressources réparties sur plusieurs calendriers

Vous pouvez utiliser les ressources pour limiter les types de rendez-vous sur plusieurs calendriers. Par exemple, si vous travaillez seul(e) mais que vous avez plusieurs calendriers, vous pouvez utiliser les ressources pour éviter qu’un même créneau soit réservé sur deux calendriers. 

  1. Créer une ressource.
  2. Définir la quantité sur 1, car vous ne pouvez vous trouver qu’à un seul endroit à la fois. 
  3. Appliquer la ressource à tous vos types de rendez-vous.

Désormais, les clients ne peuvent prendre qu’un seul rendez-vous avec vous à la fois sur tous les calendriers.

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