Ce guide vous explique comment facturer les rendez-vous des clients et comment consulter les paiements effectués.

Pour commencer à accepter des paiements, vous devez commencer par connecter au moins un processeur de paiement.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Avant de commencer

  • Si vous proposez des rendez-vous gratuits, les clients peuvent les prendre sans saisir de numéro de carte. Pour éviter cela, attribuez un prix à tous vos types de rendez-vous.
  • Vous pouvez accepter des pourboires représentant jusqu’à 50 % du coût du rendez-vous.
  • Lorsque vous acceptez un paiement après une réservation, vous pouvez percevoir jusqu’à 150 % du coût du rendez-vous.
  • Acuity n’effectue pas le calcul des taxes.

Choisir le mode de paiement des clients

Choisissez le processeur de paiement que les clients utiliseront ainsi que la manière dont ils paieront leurs rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres de paiement : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Pour définir les conditions de paiement pour tous vos types de rendez-vous, activez l’option Utiliser le même mode pour tous les types de rendez-vous. Pour définir les conditions de paiement pour un type de rendez-vous, désactivez l’option Utiliser le même mode pour tous les types de rendez-vous et cliquez sur un type de rendez-vous.
  3. Sélectionnez Demander un acompte ou le paiement intégral, Collecter et enregistrer les informations des cartes, ou Informations de paiement non requises.
  4. Utilisez les options de menu qui s’affichent pour personnaliser le mode de paiement des clients. Pour en savoir plus sur vos options, consultez la section Personnalisations des paiements ci-dessous.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Conseil : pour découvrir comment choisir votre devise, consultez l’article Connecter des processeurs de paiement à Acuity.

Personnalisations des paiements

Vous pouvez personnaliser la nécessité de payer et la méthode de paiement des clients. Vous pouvez choisir une politique pour tous les rendez-vous ou la personnaliser en fonction du type de rendez-vous. Quoi qu’il en soit, lorsque vous configurez vos paramètres de paiement, il vous sera demandé de choisir l’une des options suivantes :

  • Paiement intégral et acomptes
  • Collecter et enregistrer les informations des cartes
  • Informations de paiement non requises

Poursuivez la lecture pour en savoir plus sur chacune d’elles.

Paiement intégral et acomptes

Utilisez ce paramètre pour demander aux clients de payer une partie ou la totalité du coût du rendez-vous lors de la réservation.

Vous utiliserez le champ Type de paiement pour sélectionner les détails :

  • Paiement intégral - Les clients doivent payer le montant total pour réserver.
  • Paiement intégral + Permettre aux clients de payer un supplément - Les clients peuvent payer plus que le montant total. Pour en plus, consultez l’article Payez ce que vous voulez.
  • Montant de l’acompte ($) - Les clients paient un acompte sur un montant fixe qui est le même pour tous vos types de rendez-vous. Les acomptes ne sont requis que pour les types de rendez-vous dont le prix est fixé.
  • Montant de l’acompte (%) - Les clients paient un acompte qui correspond à un pourcentage du coût du rendez-vous, y compris les suppléments choisis par le client. Par exemple, pour un rendez-vous de 100 € avec un supplément de 50 €, un acompte de 10 % s’élève à 15 €.Les acomptes ne sont requis que pour les types de rendez-vous dont le prix est fixé.

Si vous demandez un acompte, l’option Les clients peuvent payer le montant total à l’avance apparaît. Avec cette option, les clients peuvent choisir de payer la totalité du coût au moment de la réservation au lieu de payer un acompte et le solde ultérieurement.

Si vous activez l’option Les clients peuvent payer le montant total à l’avance, l’option Les clients peuvent laisser un pourboire s’ils paient l’intégralité de la somme apparaît. Si vous activez cette option, les clients peuvent donner un pourboire.

Remarques :
  • Si le client paie intégralement lors de la réservation, Stripe enregistrera ses informations de paiement, mais pas Square.
  • Si vous prenez un rendez-vous avec acompte pour un client, celui-ci ne pourra pas le payer ultérieurement en utilisant le lien contenu dans son e-mail de confirmation. Toutefois, si vous avez activé l’option Les clients peuvent payer le montant total à l’avance, il peut utiliser ce lien pour payer le montant total. Vous pouvez toujours recevoir les paiements après la réservation.

Collecter et enregistrer les informations des cartes

Utilisez ce paramètre pour demander aux clients d’enregistrer leurs informations de paiement lors de la réservation sans être débités.

Lorsque votre client saisit les informations de sa carte au moment de la réservation, votre processeur de paiement facture des frais minimes de pré-autorisation pour valider la carte. Après vérification, les frais sont automatiquement annulés par le processeur de paiement. Lorsque vous souhaitez récupérer le montant dû, vous pouvez débiter manuellement la carte du montant total dans Acuity.

Lorsque vous sélectionnez cette option, le bouton « Les clients peuvent payer le montant total à l’avance » apparaît. Avec cette option, les clients peuvent choisir de payer au moment de la réservation au lieu de donner les détails de leur carte et d’être débités plus tard.

Si vous sélectionnez l’option Collecter et enregistrer les informations des cartes, puis activez Les clients peuvent payer le montant total à l’avance, l’option Les clients peuvent laisser un pourboire s'ils paient l'intégralité de la somme apparaît. Si vous activez cette option, les clients peuvent donner un pourboire.

Remarque : si vous proposez des rendez-vous gratuits, les clients peuvent les prendre sans saisir de numéro de carte. Pour éviter cela, attribuez un prix à tous vos types de rendez-vous.

Informations de paiement non requises

Utilisez ce paramètre pour permettre aux clients de réserver sans payer. Ce paramètre est activé par défaut si vous n’avez connecté aucun processeur de paiement.

Lorsque vous connectez un processeur de paiement, vous pouvez toujours utiliser ce paramètre si vous souhaitez collecter des paiements manuellement via le panneau Scheduling.

Lorsque vous sélectionnez cette option, le bouton « Les clients peuvent payer le montant total à l’avance » apparaît. Avec cette option, les clients peuvent choisir de payer au moment de la réservation au lieu d’attendre que vous encaissiez le paiement. 

Si vous sélectionnez l’option Informations de paiement non requises, puis activez Les clients peuvent payer le montant total à l’avance, l’option Les clients peuvent laisser un pourboire s’ils paient l’intégralité de la somme apparaît. Si vous activez cette option, les clients peuvent donner un pourboire.

Conseils

L’option Les clients peuvent laisser un pourboire s’ils paient l’intégralité de la somme apparaît lorsque vous sélectionnez une option de paiement qui permet aux clients de payer intégralement lors de la réservation (à l’exception de Paiement intégral + Permettre aux clients de payer un supplément). Activez cette option pour autoriser les pourboires. Vous pouvez également accéder à ce paramètre sur l’application mobile Acuity Scheduling Admin

Lorsque vous autorisez les dons, les clients peuvent choisir de donner un pourboire pouvant atteindre 50 % du coût du rendez-vous. Ils peuvent laisser un pourboire uniquement s’ils payent la totalité de la somme. Lorsque vous utilisez un code de pack, de chèque-cadeau ou d’abonnement échangeable contre un montant total en dollars pour prendre rendez-vous dans Acuity, le code ne peut pas être appliqué au pourboire, même s’il reste un solde sur le code.

Les clients peuvent verser des pourboires dans le cadre de rendez-vous. Ils ne peuvent pas verser de pourboires lors de l’achat de packs, chèques-cadeaux ou abonnements.

Votre paramètre de dons s’applique à tous les types de rendez-vous. Il vous est donc impossible d’accepter des dons pour certains types de rendez-vous et non pour d’autres.

Votre processeur de paiement doit être Stripe ou Square pour pouvoir accepter les pourboires.

Remarque : si vous prenez un rendez-vous pour un client et que vous saisissez manuellement ses informations de paiement, Square ne stockera pas les cartes des clients si elles sont concernées par la SCA. Square stockera les cartes concernées par la SCA que les clients saisissent via l’outil de planification.

Consulter les paiements

Pour savoir comment vérifier l’état des paiements, consulter les paiements antérieurs et trouver les soldes impayés, consultez l’article Vérifier le statut des paiements d’un rendez-vous.

Modifier le tarif d’un rendez-vous

Vous pouvez modifier le tarif des rendez-vous individuels qui ont été pris et qui figurent dans votre calendrier Acuity. La modification de ce tarif n’affectera pas celui des rendez-vous suivants.

Pour modifier le tarif d’un rendez-vous déjà pris :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur Modifier et saisissez un nouveau tarif dans le champ Prix total ($).
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Percevoir des paiements après la réservation

Si vous n’exigez pas que les clients paient l’intégralité de la somme au moment de la prise d’un rendez-vous, vous pouvez leur facturer séparément le solde restant.

Vous pouvez :

  • Ajouter un mode de paiement par carte pour débiter vos clients via le processeur de paiement que vous avez intégré à Acuity. Si vous utilisez Square ou Stripe, vous pouvez également collecter des paiements à l’aide de l’application mobile Acuity Scheduling Admin.
  • Indiquer qu’un paiement en espèces a été effectué.
  • Envoyer une facture.
  • Marquer un rendez-vous comme payé. Cette option est utile notamment si votre client a payé via votre processeur de paiement sans utiliser Acuity, ou s’il a payé via une facture Acuity.
Remarque : il n’est pas possible d’utiliser le paiement après la réservation pour des packs, des chèques-cadeaux ou des abonnements. Créez plutôt un code gratuit, puis encaissez le paiement en dehors d’Acuity.

Ajouter un mode de paiement par carte

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur Effectuer un paiement.
  4. Sélectionnez une carte de paiement enregistrée ou saisissez les informations d’une autre carte.
  5. Saisissez la somme et cliquez sur Payer.
Astuce : si vous n’utilisez que PayPal comme processeur de paiement, vous ne pouvez pas débiter une carte de paiement pour les sommes à payer restantes. Vous devez dans ce cas recevoir le paiement en dehors de Squarespace, puis l’enregistrer en sélectionnant Espèces et en indiquant en remarque le mode de paiement utilisé.

Entrer un paiement en espèces

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur Effectuer un paiement.
  4. Sélectionnez Espèces.
  5. Saisissez la somme et cliquez sur Payer.

Les paiements en espèces sont enregistrés dans Acuity, mais pas dans votre processeur de paiement.

Marquer un rendez-vous comme payé

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cochez la case Payé (oui).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer des liens de paiement aux clients

Pour faciliter le paiement d’un rendez-vous par les clients après la réservation, vous pouvez inclure un lien de paiement dans les notifications envoyées automatiquement à vos clients. Pour inclure le lien, modifiez l’un de vos templates d’e-mail afin d’inclure le tag %paylink%. Lorsqu’Acuity envoie l’e-mail, il convertit le tag en lien qui invite les clients à payer.

Vous pouvez également modifier vos templates d’e-mails pour intégrer un bouton « Payer le rendez-vous » en cliquant sur Ajouter un bouton, puis sur Payer le rendez-vous.

Les liens de paiement ne seront accessibles aux clients que si le paiement intégral est requis ou si l’option les clients peuvent payer le montant total à l’avance est activée dans vos paramètres de paiement. Si PayPal est votre seul processeur de paiement, vous ne pouvez pas utiliser de liens de paiement. Créez plutôt une facture et envoyez-la aux clients.

Si un client particulier a besoin de savoir comment vous payer, vous pouvez lui envoyer manuellement un lien vers sa page de confirmation. Sur cette page, les clients peuvent suivre les instructions pour effectuer le paiement.

Pour trouver le lien vers la page de confirmation du client :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur l'icône d'engrenage, puis sur Page de confirmation du client.
  4. Copiez lʼURL depuis votre navigateur et envoyez-la au client.

Vous pouvez également partager un lien de paiement avec l’application mobile Acuity Scheduling Admin à l’aide des applications de partage intégrées à votre appareil.

Trouver une transaction dans votre processeur de paiement

Pour trouver une transaction dans votre processeur de paiement :

  1. Cliquez sur le rendez-vous payé pour accéder à ses détails.
  2. Sur la ligne Payé, cliquez sur le nom de votre processeur de paiement.

Si vous avez des difficultés à trouver un paiement dans votre processeur de paiement, contactez son équipe d’assistance :

L’équipe d’assistance de votre processeur de paiement peut avoir besoin du lien vers le paiement. Pensez donc à l’inclure. Pour obtenir ce lien, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le rendez-vous payé pour accéder à ses détails.
  2. Sur la ligne Payé, faites un clic droit sur le nom de votre processeur de paiement.
  3. Cliquez sur Copier l’adresse du lien.

Le lien est maintenant copié dans le presse-papiers.

Rembourser un client

Il n’est pas possible d’effectuer un remboursement via Acuity.

Lorsqu’un rendez-vous payé est annulé, Acuity vous envoie un e-mail avec un lien direct vers le paiement du client. Vous pouvez utiliser le lien pour effectuer un remboursement via votre processeur de paiement.

Suivez les liens ci-dessous pour connaître les étapes de remboursement pour votre processeur de paiement :

Les remboursements émis par votre processeur de paiement ne figurent pas dans Acuity, y compris dans les rapports.

Enregistrer les informations d’une carte

Les détails de la carte de votre client sont enregistrés pour que vous puissiez procéder au débit ultérieurement s’il :

Pour débiter un client en utilisant une carte sauvegardée, suivez les étapes pour percevoir des paiements après la réservation.

Remarque : les détails de la carte de votre client ne sont pas enregistrés s’il paie via PayPal ou s’il paie intégralement via Square.

Clients supprimant des cartes enregistrées par Square

Lorsque Square enregistre les informations de carte d’un client, celui-ci reçoit également un e-mail lui permettant de supprimer la carte enregistrée. La suppression de la carte n’annulera pas le rendez-vous, mais vous évitera de débiter le solde impayé sur cette carte.

Les cartes utilisées pour le paiement des rendez-vous et celui des forfaits sont enregistrées séparément

Les cartes de paiement sont enregistrées séparément pour les rendez-vous, les packs, les chèques-cadeaux et les abonnements. Ainsi, si un client utilise une carte pour acheter un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement, le numéro de la carte ne sera pas automatiquement disponible pour régler des rendez-vous dans Acuity.

Supprimer une carte enregistrée

Il n’est pas possible de supprimer à partir d’Acuity la carte enregistrée pour l’un de vos clients. Pour cela, accédez au tableau de bord de votre processeur de paiement et supprimez-la manuellement du fichier du processeur de paiement pour le client.

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