Limiter les rendez-vous non honorés grâce à Acuity Scheduling

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d’Acuity pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés en demandant aux clients d’accepter votre politique d’annulation, en enregistrant leurs informations de paiement et en configurant des rappels pour leur rendez-vous à venir.

Mettre en place une politique d’annulation

Définissez une politique d’annulation, puis demandez à vos clients d’en accuser réception au moment de la réservation. Votre politique d’annulation peut indiquer le délai dont ils disposent avant les rendez-vous pour annuler leur rendez-vous et la manière dont vous gérez les remboursements avant et après cette date limite.

Définir une limite de réservation pour les annulations

Vous pouvez modifier vos limites de réservation pour définir la date à laquelle les clients peuvent annuler un rendez-vous à venir. Vous pouvez établir une norme pour tout, ou avoir des exigences différentes pour chaque calendrier.

Afficher votre politique lors de la prise de rendez-vous

Vous pouvez créer un formulaire de renseignements qui présente votre politique d’annulation afin de définir les attentes des clients. Utilisez une question à cocher pour leur demander de cocher une case indiquant qu’ils acceptent votre politique. Les clients accèdent à votre formulaire après avoir choisi un type et une heure de rendez-vous, mais avant de finaliser la réservation.

Accepter le paiement lors de la réservation

Intégrez un processeur de paiement à Acuity afin que les clients puissent payer en ligne. Envisagez d’exiger un paiement au moment de la réservation. Vous pouvez également demander aux clients de saisir un numéro de carte valide qui sera facturé ultérieurement. En effet, la facturation à la réservation est une solution efficace pour inciter votre client à honorer son rendez-vous.

Rappeler aux clients leur rendez-vous

Vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation automatique aux clients lorsqu’ils effectuent une réservation, et jusqu’à trois rappels par e-mail et un rappel par SMS à l’approche de leur rendez-vous. Définissez la fréquence de vos rappels afin que les clients gardent leur rendez-vous en tête. Vous pouvez également personnaliser vos templates d’e-mails de rappel afin d’y inclure votre politique d’annulation.

Gestion des rendez-vous non honorés

Si un client ne se présente pas à son rendez-vous, vous pouvez marquer le rendez-vous comme « non honoré » afin qu’il apparaisse dans vos rapports lorsque vous filtrez les rendez-vous non honorés. Pour ce faire, cochez la case Marquer comme non honoré lorsque vous annulez le rendez-vous.

Si vous n’avez demandé aucun paiement lors de la prise de rendez-vous, mais que vous avez demandé au client de saisir des informations de carte valides, vous pouvez récupérer le paiement après un rendez-vous non honoré.

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