Fixez des lieux de rendez-vous pour vous assurer que les clients et le personnel savent où se situent leurs rendez-vous. Le lieu du rendez-vous est défini en fonction des paramètres que vous avez choisis. Le lieu du rendez-vous peut être :
- Lieu associé au calendrier
- Une intégration de visioconférences
- Une adresse saisie par le client
- Type de rendez-vous et lieu
Comment Acuity décide du lieu à utiliser
Si Acuity peut appliquer un rendez-vous à plusieurs lieux, par exemple s’il existe un lieu pour le calendrier et pour le type de rendez-vous, Acuity utilise la liste ci-dessous pour sélectionner l’option la mieux classée et la définit comme lieu.
Voici comment Acuity classe les lieux potentiels :
- Vidéoconférence - Les intégrations pour la visioconférence définissent automatiquement un lien vers la réunion virtuelle comme lieu.
- Adresse saisie par le client - Vous pouvez utiliser un formulaire de renseignements pour que chaque client définisse sa propre adresse comme lieu de rendez-vous.
- Lieu par type de rendez-vous
- Lieu par calendrier : Si vous définissez le lieu d'un calendrier, il s’agira du lieu de tous les rendez-vous du calendrier, sauf si le rendez-vous inclut l’une des sources ci-dessus.
Lieu associé au calendrier
Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus courante pour définir un lieu dans Acuity. À moins qu’un lieu de prédilection ne soit ajouté, tous les rendez-vous enregistrés sur un calendrier utilisent le lieu du calendrier.
Pour définir le lieu du calendrier :
- Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
- Cliquez sur le bouton Paramètres du calendrier pour un calendrier.
- Saisissez un lieu dans le champ Lieu et cliquez sur Enregistrer.
Type de rendez-vous
Définir un lieu par type de rendez-vous est utile si :
- Vous avez un seul calendrier
- Vous avez un type de rendez-vous que vous proposez toujours au même endroit
- Vous avez toujours un autre type de rendez-vous dans un deuxième lieu
Pour définir les lieux par type de rendez-vous :
- Contactez l’assistance client et demandez l’activation de cette fonctionnalité.
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur un type de rendez-vous.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau lieu.
- Saisissez votre lieu, cliquez sur Enregistrer le lieu, puis sur Mettre à jour le type de rendez-vous.
Adresse du client
Si vous demandez à vos clients de saisir leur adresse lors de la réservation, vous pouvez choisir de définir leur adresse comme lieu de rendez-vous.
Pour utiliser les adresses des clients comme lieu :
- Recherchez un formulaire existant et ajoutez une nouvelle question pour l’adresse, ou créez un nouveau formulaire qui en inclut une.
- Dans le champ Ajouter une question, cliquez sur Adresse.
- Saisissez une question et, si vous le souhaitez, cochez la case Obligatoire.
- Laissez la case Utiliser cette adresse comme lieu du rendez-vous cochée, puis cliquez sur Enregistrer la question et le formulaire.
- Utilisez le champ Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous pour vous assurer que ce formulaire est joint aux types de rendez-vous pour lesquels vous avez besoin des adresses des clients. Si vous apportez des modifications, cliquez sur Enregistrer.
Visioconférence
Acuity s’intègre directement à plusieurs applications de visioconférence. Si l’une de ces intégrations est configurée pour créer une nouvelle visioconférence lors de la planification d’un rendez-vous, Acuity définit les informations de la visioconférence comme lieu du rendez-vous. Ce processus est automatique dès que vous avez configuré l’intégration. Les informations de visioconférence prévalent sur tous les autres lieux.
Modifier ou supprimer un lieu
Vous pouvez également modifier ou supprimer un lieu dans vos paramètres.
Lieu indiqué par le client
En règle générale, il est impossible de changer le lieu d’un rendez-vous individuel, sauf si le client indique son propre lieu lorsqu’il soumet un formulaire. Pour mettre à jour l’adresse saisie par le client :
- Cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
- Cliquez sur Modifier.
- Dans les réponses du formulaire, en bas de page, modifiez l’adresse saisie par le client.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour ne plus utiliser l’adresse des clients comme lieux de rendez-vous, modifiez votre formulaire de renseignements afin de supprimer la question relative à l’adresse, ou la rendre facultative.
Lieu associé au calendrier
Pour mettre à jour ou supprimer le lieu d’un calendrier :
- Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
- Cliquez sur Paramètres du calendrier pour l’un de vos calendriers.
- Saisissez le lieu mis à jour ou laissez le champ vide pour supprimer le lieu, puis cliquez sur Enregistrer.
Lieu virtuel (visioconférence)
Pour mettre à jour un lieu lié à une visioconférence, mettez à jour les paramètres de votre intégration de visioconférence.
Type de rendez-vous et lieu
Pour mettre à jour ou supprimer un lieu de type de rendez-vous :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur un type de rendez-vous.
- Pour supprimer le lieu, utilisez le menu déroulant Lieu et choisissez Aucun (utiliser le lieu du calendrier si celui-ci est défini). Pour mettre à jour le lieu, cliquez sur Ajouter un nouveau lieu…, saisissez le lieu mis à jour, puis cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.
Affichage des lieux de rendez-vous
Acuity inclut le lieu du rendez-vous sur la page de confirmation du client et les invitations du calendrier. Le lieu apparaît également partout où vous saisissez le tag %location% dans un template d’e-mail automatique. Les templates par défaut de la plupart des e-mails de notification incluent déjà le tag.