Apparaître comme occupé(e) et réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous dans Acuity Scheduling

Vous pouvez utiliser les paramètres Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous dans Acuity pour masquer une partie de vos disponibilités à vos clients. Le paramètre Apparaître comme occupé(e) permet de donner l’impression d’être très demandé(e) en masquant un pourcentage de vos disponibilités chaque jour, tandis que le paramètre Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous optimise votre journée en regroupant vos rendez-vous.

Astuce : Ces paramètres s'appliqueront à tous les calendriers de votre compte.

Apparaître comme occupé(e)

Si vous avez beaucoup de disponibilités mais que vous souhaitez paraître davantage occupé(e) ou sollicité(e), masquez certains créneaux de rendez-vous en utilisant le paramètre Apparaître comme occupé(e). Lorsque vous activez le paramètre Apparaître comme occupé(e), vous verrez toujours l’intégralité de vos disponibilités dans le panneau Calendrier, mais les clients qui réservent en ligne ne verront que certaines d’entre elles.

Définissez le pourcentage de créneaux horaires que les clients ne pourront pas voir. À mesure que les créneaux disponibles sont réservés, ils sont masqués (et comptés comme cachés). Le nombre de créneaux affichés aux clients restera le même jusqu’à ce que votre calendrier commence à en manquer. À ce moment-là, seuls les créneaux libres restants peuvent être affichés.

N’oubliez pas que même si le nombre de disponibilités affiché reste le même chaque jour, différents créneaux de rendez-vous peuvent apparaître selon les jours. Par exemple, si vous avez quatre créneaux de rendez-vous disponibles et que vous souhaitez masquer 50 % de vos disponibilités, un client peut voir des créneaux disponibles à 9 h 00 et 10 h 00 un jour, mais à 9 h 00 et 11 h 00 un autre jour. 

À titre d’exemple, voici comment s’afficheraient les disponibilités d’un jour avec 10 créneaux horaires, lorsque 50 % de la disponibilité est masquée :

Rendez-vous pris Créneaux horaires encore disponibles dans le panneau Scheduling Créneaux horaires affichés aux clients
0 10 5
1 9 5
2 8 5
3 7 5
4 6 5
5 5 5
6 4 4
7 3 3
8 2 2
9 1 1

 

Pour activer le paramètre Apparaître comme occupé(e) :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
  2. Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
  3. Cliquez sur Apparaître comme occupé(e), puis activez le paramètre Apparaître comme occupé(e).
  4. Saisissez un pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer.
Astuce : le paramètre Apparaître comme occupé(e) ne s’applique pas aux cours collectifs, que vous pouvez proposer à des heures précises.

Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous

Si vous proposez plusieurs heures de début différentes, activez le paramètre Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous afin d’éviter les temps d’arrêt tout au long de la journée. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez supprimer tous les espaces, ou uniquement les courts intervalles tout en autorisant des intervalles plus importants de 2 à 6 heures entre les groupes de rendez-vous.

Lorsque vous activez Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous, vos clients verront uniquement les créneaux ouverts qui se trouvent juste avant ou après vos rendez-vous. S’il n’y a pas encore de rendez-vous pris un jour donné, le système affichera tous les créneaux horaires jusqu’à la prise du premier rendez-vous.

Pour activer Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
  2. Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
  3. Cliquez sur Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous, puis activez le paramètre Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous.
  4. Sélectionnez Éviter les espaces entre les rendez-vous pendant la journée pour réduire les écarts au cours de la journée. Si cela ne vous dérange pas d'avoir des écarts plus importants dans votre journée, sélectionnez Éviter les espaces courts, mais autoriser les espaces d’au moins, puis définissez la durée minimale de l'écart.

À retenir :

  • La réduction des espaces ne fonctionnera pas comme prévu si vous avez plusieurs calendriers et que la disponibilité groupée est activée.
  • Si votre compte autorise la prise de plusieurs rendez-vous sur le même créneau horaire, nous ne les attribuerons pas tous avant d'avoir proposé les créneaux précédents et suivants.
  • Si vos disponibilités sont répertoriées dans des sections, ou si vous avez bloqué du temps dans la journée, le paramètre Éviter les espaces ne fonctionnera pas indépendamment dans chaque section de disponibilité pour un jour donné. Ainsi, si votre disponibilité est 8 h-12 h, 14 h-17 h et qu’un rendez-vous de 60 minutes est pris à 15 h, seuls les créneaux situés immédiatement avant et après le rendez-vous s’afficheront et la disponibilité du matin ne s’affichera pas.
  • La réduction des espaces ne fonctionnera pas si votre disponibilité est indiquée sous forme d’heures de début spécifiques pour des rendez-vous qui se terminent avant l’heure de début du prochain. Ainsi, si votre disponibilité est indiquée à 9 h, 10 h, 11 h et qu’un rendez-vous de 30 minutes est pris à 9 h, les créneaux horaires de 10 h et 11 h seront toujours disponibles sur la page Rendez-vous.

Utiliser à la fois Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous

Dans Acuity, vous pouvez utiliser à la fois Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous. Si tous les créneaux d’un jour sont libres, la fonction Apparaître comme occupé(e) ne proposera aux visiteurs du site qu’un pourcentage des créneaux disponibles. Une fois qu’au moins un rendez-vous est pris, la fonction Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous prendra le relais et n’affichera que les créneaux avant ou après les rendez-vous existants.

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