Rencontrez plusieurs clients en même temps.

Utilisez les cours collectifs pour regrouper les réservations de plusieurs clients en un seul rendez-vous.

Si les clients peuvent prendre d’autres types de rendez-vous à n’importe quel créneau où vous êtes disponible, les cours collectifs ont lieu à des heures précises. Si vous avez configuré des notifications automatiques pour vous-même et pour vos clients, vous recevrez tous des messages de rappel comme vous le feriez pour tout autre rendez-vous.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Créer un type de cours collectif

Un type de cours collectif contient tous les détails du cours que vous souhaitez proposer.

Pour créer un nouveau type de classe collectif :

  1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Nouveau type de cours collectif.
  3. Renseignez les paramètres du cours collectif.
  4. Cliquez sur Créer le type de rendez-vous.
  5. Proposez le cours sur votre calendrier afin que les clients puissent le réserver.
Astuce : lorsqu’il n’y a aucune offre à venir d’un type de cours collectif, Acuity déplace le type vers la catégorie Cours non proposés en bas de la liste des types de rendez-vous.

Proposer un cours collectif

Après avoir créé un type de cours collectif, créez le cours collectif afin de l’ajouter à votre calendrier et de le proposer aux clients.

Pour proposer un cours :

  1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le cours collectif que vous souhaitez proposer.
  3. Cliquez sur Proposer le cours.
  4. Choisissez la date et l’heure du cours collectif. Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez également celui qui doit proposer le cours collectif.
  5. Si vous souhaitez que le cours se répète, cliquez sur Récurrent... et choisissez la fréquence ainsi que le nombre de fois que le cours doit se répéter.
  6. Cliquez sur Enregistrer le cours.
  7. Répétez ces étapes pour toutes les autres dates et heures auxquelles vous souhaitez proposer le cours.

À retenir :

Paramètres des cours

Chaque cours collectif que vous créez a les paramètres suivants. Utilisez-les pour personnaliser vos offres.

Paramètre

Obligatoire ?

Remarques

Nom

Oui

Aucun

Durée

Oui

Aucun

Prix

Non

Si vous n’indiquez aucun prix ou si vous le définissez sur zéro, Acuity rendra le cours gratuit pour les clients.

Catégorie

Non

Aucun

Couleur

Non

Ce paramètre contrôle la façon dont les cours collectifs programmés apparaissent dans le calendrier Acuity. Si vous avez créé des catégories, vous pouvez modifier ce paramètre lorsque vous créez le nouveau cours collectif. Si vous n’avez aucune catégorie, Acuity attribue une couleur de manière aléatoire. Pour choisir manuellement une couleur, modifiez le type de cours collectif.

Image

Non

Ce paramètre s’affiche dans votre outil de planification.

Accès

Oui

Choisissez si le cours est public ou privé. Public par défaut.

Cours collectif

Oui

Cette case est cochée par défaut et doit rester cochée pour créer le cours collectif. Ce paramètre apparaît uniquement lors de la création d’un nouveau cours collectif, mais ne peut pas être modifié une fois le cours créé. Notez bien que vous ne pouvez pas transformer un type de rendez-vous existant en cours collectif. 

Nombre maximal de personnes

Oui

Ce paramètre est défini par défaut sur huit. S’il est défini sur 0 ou s’il est vide, Acuity convertit le cours collectif en un type de rendez-vous qui n’est pas un cours.

Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées

Non

Si vous cochez cette case, le cours devient une série.

Formulaires

Non

Choisissez le formulaire que les clients doivent remplir lors de la réservation de ce cours collectif.

Modifier un cours collectif

Modifiez un cours collectif comme vous le feriez pour tout autre type de rendez-vous. Pour modifier un cour :

  1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous que vous voulez mettre à jour.
  3. Apportez vos modifications.
  4. Cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.

Série de cours

Si vous cochez la case Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées lors de la création ou de la modification d’un type de cours collectif, celui-ci devient une série. Lorsque les clients commencent à réserver ce type de cours, Acuity charge automatiquement toutes les dates de cours, plutôt que de les laisser choisir parmi les dates et les heures proposées pour le cours collectif. Une fois la réservation terminée, ils sont inscrits à tous les cours collectifs de la série.

Le prix fixé pour une série de cours collectif correspond au coût total de l’ensemble des sessions de la série, et non au coût de chaque session.

Une fois que la date et l’heure du premier cours collectif d’une série sont passées, Acuity ne permet plus aux clients de s’inscrire à la série et la supprime de votre outil de planification.

Affichage des cours aux clients

Acuity affiche vos cours et tous les autres types de rendez-vous actifs dans votre outil de planification. Vous pouvez également envoyer aux clients un lien direct vers la liste de tous les cours que vous proposez actuellement.

Si un client essaie de réserver un cours auquel il est déjà inscrit, Acuity affiche un avertissement, mais lui permet de continuer s’il le souhaite. 

Acuity attribuera aux clients des places pour le cours une fois qu’ils auront terminé le processus de réservation et effectué l’éventuel paiement. Si vous utilisez une intégration de visioconférences, cette dernière ne créera pas de lien avant qu’au moins un client ne s’inscrive au cours. 

Affichage des cours dans votre calendrier Acuity

Acuity affiche les cours collectifs si vous utilisez l’affichage quotidien ou hebdomadaire pour consulter votre calendrier. Si vous ouvrez le calendrier Acuity avec un affichage mensuel, une note apparaît pour chaque jour qui comprend un cours collectif. La sélection du jour permet d’accéder aux détails du cours collectif.

Conseil : Si vous lancez une synchronisation avec un calendrier tiers, chaque personne qui s’inscrit à un cours collectif apparaît dans le calendrier tiers sous forme de rendez-vous individuel. Le cours n’apparaîtra pas sur votre calendrier tiers tant que le premier client ne s’y sera pas inscrit.

Demander aux clients de réserver plusieurs places dans un cours

Si vous souhaitez que vos clients invitent des amis à votre cours, donnez-leur la possibilité de réserver plusieurs places lors de l’inscription. Lorsque les clients cliquent sur le nom du cours collectif, un champ Quantité apparaît afin qu’ils puissent réserver plusieurs places. Lorsqu’Acuity indique aux clients les heures auxquelles le cours est proposé, il inclut le nombre de places libres.

Remarque : les clients ne peuvent pas réserver plusieurs places si le cours collectif qu’ils réservent fait partie d’une série.

Pour activer cette fonctionnalité :

  1. Ouvrez le panneau Personnaliser l’apparence : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Options de la page Rendez-vous.
  3. Cochez la case Cours : autoriser les clients à réserver plusieurs places, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Ajouter des participants

Vous pouvez ajouter un participant à un cours collectif à partir de votre calendrier Acuity :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
  2. Accédez à la date du cours, puis cliquez sur le cours
  3. Dans les détails du cours collectif qui s'affichent, cliquez sur Participant
  4. Saisissez les coordonnées de votre client. Ajoutez une adresse e-mail pour pouvoir envoyer au client des notifications par e-mail à propos du rendez-vous.
  5. Cliquez sur Prendre rendez-vous ou utilisez la flèche pour sélectionner Planifier mais ne pas envoyer d’e-mail de confirmation.

Envoyez un e-mail à tous les participants

Pour informer toutes celles et tous ceux qui se sont inscrits à un cours collectif, vous pouvez envoyer un e-mail à tous les participants :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Accédez à la date du cours, puis cliquez sur le cours.
  3. Dans les détails du cours collectif qui s'affichent, cliquez sur Envoyer un e-mail aux participants.
  4. Un nouveau message s’ouvrira dans votre programme de messagerie. L’objet et le corps du message sont vides, et les adresses e-mail de tous les participants aux cours collectifs sont saisies dans le champ À :
Remarque : si le cours compte plus de 100 personnes, l’option Envoyer un e-mail aux participants ne fonctionnera pas. Utilisez plutôt le panneau Exporter pour exporter la liste de tous les rendez-vous de ce jour, puis copiez les adresses e-mail à partir de la feuille de calcul créée par Acuity.

Supprimer un participant d’un cours collectif

Si un client souhaite annuler sa participation à un cours collectif, vous pouvez le supprimer :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Accédez à la date du cours, puis cliquez sur le nom du client pour afficher ses coordonnées. 
  3. Cliquez sur Annuler
  4. Sélectionnez Marquer comme non honoré et/ou Envoyer un e-mail au client, le cas échéant. Si vous choisissez d’envoyer un e-mail, vous pouvez ajouter un message.
  5. Cliquez sur Annuler le rendez-vous.

Supprimer et annuler des cours collectifs

La suppression d’un cours collectif annule le rendez-vous de tous les clients inscrits à ce cours. Vous pouvez supprimer une seule session ou plusieurs cours collectifs du même type à la fois.

Si vous supprimez un cours collectif à venir ou ayant eu lieu il y a moins de 24 heures, Acuity en informe les clients concernés. Si le cours a eu lieu il y a plus de 24 heures, Acuity n’en informe pas les clients.

Remarque : Lorsqu’un cours collectif est supprimé, il n’est pas possible de le restaurer. Si vous supprimez accidentellement un cours, vous devrez proposer à nouveau un cours collectif au même créneau, puis effectuer à nouveau manuellement la réservation de vos clients. Pour ce faire, une fois le nouveau cours créé, suivez les étapes pour prendre rendez-vous pour un client, ou cliquez sur le nouveau cours, puis sur + Participant.

Pour supprimer un cours collectif :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Accédez à la date du cours, puis cliquez sur le cours
  3. Dans les détails du cours collectif qui s'affichent, cliquez sur Supprimer le cours.
  4. Saisissez SUPPRIMER, puis cliquez sur OK.

Pour supprimer plusieurs cours collectifs en même temps :

  1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur le nom d’un type de cours collectif.
  3. Cochez les cases correspondant aux sessions de cours collectifs que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer les cours sélectionnés.
  4. Saisissez Supprimer, puis cliquez sur OK.
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