Administrar pagos en Acuity Scheduling

Esta guía explica cómo cobramos y cómo vemos los pagos de los clientes por las citas.

Para empezar a aceptar pagos, primero conecta, al menos, un procesador de pagos.

Nota: Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?

Antes de comenzar

• Si ofreces citas gratuitas, los clientes siempre pueden reservarlas sin necesidad de ingresar su número de tarjeta. Para evitarlo, asigna un precio a todos los tipos de citas.
• Puedes aceptar propinas por hasta el 50 % del costo de la cita.
• Al aceptar el pago después de la reserva, puedes cobrar hasta el 150 % del costo de la cita.
• Acuity no calcula los impuestos.

Elegir cómo pagarán los clientes

Elige qué procesador de pagos usarán los clientes y cómo pagarán sus citas.

1. Abre el panel de Configuración de pago: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Para establecer los términos de pago para todos los tipos de citas, configura la opción Usar el mismo método para todos los tipos de citas en Activar. Para establecer los términos de pago para un tipo de cita, configura la opción Usar el mismo método para todos los tipos de cita en Desactiva y haz clic en un tipo de cita.
3. Selecciona Cobrar depósitos o pago completo, Recopilar y guardar los datos de la tarjeta o No se requiere información de pago.
4. Usa las opciones del menú que aparecen para personalizar cómo pagan los clientes. Para obtener más información sobre tus opciones, visita Personalizaciones de pago a continuación.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Para aprender a elegir tu divisa, visita Conectar procesadores de pagos a Acuity.

Personalizaciones de pago

Puedes personalizar si se requiere que los clientes paguen y cómo. Puedes elegir una política para todas las citas o personalizarla según el tipo de cita. De cualquier manera, cuando estés configurando el pago, se te pedirá que elijas una de estas opciones:

• Pago completo y depósitos
• Recopila y guarda los datos de la tarjeta
• La información de pago no es obligatoria

Lee a continuación para obtener más información sobre cada uno.

Pago completo y depósitos

Usa esta configuración para solicitar a los clientes que paguen parte o la totalidad del costo de la cita al hacer la reserva.

Deberás usar el campo Tipo de pago para elegir los detalles:

• Pago completo. Los clientes deben pagar el monto total para reservar.
• Pago completo + permitir a los clientes pagar más. Los clientes pueden pagar más que el monto total.Para obtener más información, visita Ofrecer a los clientes el precio que deseas.
• Monto del depósito ($). Los clientes pagan un depósito de una cantidad fija que es la misma para todos los tipos de citas.Solo se requieren depósitos para los tipos de citas que tienen un precio establecido.
• Monto del depósito (%). Los clientes pagan un depósito, que es un porcentaje del costo de la cita, incluyendo cualquier complemento que elija el cliente.Por ejemplo, el depósito de 10 % de una cita de 100 USD con un complemento de 50 USD es 15 USD.Solo se requieren depósitos para los tipos de citas que tienen un precio establecido.

Si requieres depósitos, aparece la opción para alternar Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado. Con esta opción, los clientes pueden optar por pagar el costo total al hacer la reserva en lugar de pagar un depósito y una reserva y el saldo posteriormente.

Si habilitas Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado, aparece Los clientes pueden dar propina cuando paguen en su totalidad. Habilitar ese control permite que los clientes dejen propina.

Notas:

• Si el cliente paga en su totalidad al hacer la reserva, Stripe guardará los datos de pago, pero Square no.
• Si reservas una cita que requiere un depósito para un cliente, no podrá pagar el depósito después usando el enlace en su correo electrónico de confirmación. Sin embargo, si has activado Los clientes pueden pagar la cantidad total por adelantado, pueden usar ese enlace para pagar esa cantidad. Siempre puedes cobrar los pagos después de hacer la reserva.

Recopila y guarda los datos de la tarjeta

Usa esta configuración para solicitar a los clientes que guarden sus datos de pago al hacer la reserva sin que se les cobre.

Cuando tu cliente ingresa los datos de su tarjeta en la reserva, el procesador de pagos envía un pequeño cargo por autorización previa para validar la tarjeta. En una fecha posterior, cobrarás a la tarjeta almacenada el importe total, cancelando automáticamente el cargo por autorización previa.

Cuando seleccionas esta opción, aparece la opción para alternar Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado. Con esta opción, los clientes pueden optar por pagar al hacer la reserva en lugar de dar los datos de la tarjeta y esperar a que se les cobre después.

Si eliges Recopilar y guardar los datos de la tarjeta, habilita Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado, y aparecerá el menú Los clientes pueden dar propina cuando pagan en su totalidad. Habilitar ese control permite que los clientes dejen propina.

La información de pago no es obligatoria

Usa esta configuración para permitir que los clientes reserven sin pagar. Esta configuración está habilitada de forma predeterminada si no has conectado un procesador de pagos.

Cuando conectas un procesador de pagos, puedes usar esta configuración si quieres cobrar los pagos manualmente a través del panel de programación.

Cuando seleccionas esta opción, aparece la opción para alternar Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado. Con esta opción, los clientes pueden elegir pagar al hacer la reserva en lugar de esperar a que cobres el pago. 

Si eliges Información de pago no es obligatoria, habilita Los clientes pueden pagar el monto total por adelantado, y aparece Clientes pueden dar propina cuando paguen en su totalidad. Habilitar ese control permite que los clientes dejen propina.

Consejos

La opción Los clientes pueden dar propina cuando pagan en su totalidad aparece cuando seleccionas una opción de pago que permite a los clientes pagar en su totalidad al hacer la reserva (excepto Pago completo + permitir a los clientes pagar extra). Cambia la opción a Activada para permitir propinas. También puedes acceder a esta configuración desde la aplicación móvil de administración de Acuity Scheduling. 

Cuando permites propinas, los clientes pueden optar por dar propinas de hasta el 50 % del costo de la cita. Los clientes solo pueden dejar propina si pagan en su totalidad.

Los clientes pueden dar una propina para citas, pero no al comprar paquetes, certificados de regalo o suscripciones.

La configuración de propinas se aplica a todos los tipos de citas. No es posible aceptar propinas solo para ciertos tipos de citas.

Debes utilizar Stripe o Square como procesador de pagos para aceptar propinas.

Nota: Si estás reservando una cita para un cliente e ingresas manualmente su información de pago, Square no guardará las tarjetas de los clientes si se ven afectados por la SCA. Square almacenará las tarjetas afectadas por la SCA que los clientes ingresan a través del programador.

Ver pagos

Cuando los clientes hacen una reserva, pagarán, proporcionarán los detalles de la tarjeta para cobrarles más tarde o no pagarán nada, según tu configuración. Si tienen saldo para pagar después de hacer la reserva, los clientes pueden usar el enlace en el mensaje de confirmación por correo electrónico para pagar el monto restante o puedes cobrarles en cualquier momento. Squarespace no les factura automáticamente las citas impagas a los clientes.

Ve los pagos y los saldos restantes para cada cita en los detalles de la cita.

Controlar el estado de pago de una cita

Para ver cuánto pagó el cliente:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. La sección Pago muestra el costo total, los pagos que ya se hayan hecho y el monto que se adeuda.

Cambiar el precio de una cita

Puedes cambiar el precio de una cita individual que se haya reservado y que esté en tu calendario de Acuity. Cambiar el precio no cambiará el precio de las nuevas citas.

Para cambiar el precio de una cita que ya está reservada:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. Haz clic en Editar e ingresa un nuevo precio en el campo Precio total ($).
4. Haz clic en Guardar.

Cobrar pagos después de la reserva

Si no requieres que los clientes paguen en su totalidad al reservar una cita, puedes cobrarles el saldo restante por separado.

Puedes:

• Ingresa un pago con tarjeta para cobrarlo a través del procesador de pagos que integraste con Acuity. Si estás usando Square o Stripe, también puedes cobrar pagos usando la aplicación móvil de administración de Acuity Scheduling.
• Registra un pago en efectivo.
• Enviar una factura.
• Marcar una cita como pagada. Esto es útil si el cliente te pagó a través de tu procesador de pagos sin usar Acuity, o si pagaste a través de una factura de Acuity.

Nota: No es posible usar el pago después de la reserva de paquetes, vales regalo o suscripciones. En su lugar, crea un código gratuito y, a continuación, haz el pago fuera de Acuity.

Para ingresar un pago con tarjeta:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. Presiona Hacer el pago.
4. Selecciona una tarjeta que ya está registrada o ingresa una tarjeta nueva.
5. Ingresa el monto y, a continuación, haz clic en Pagar.

Sugerencia: si PayPal es su único procesador de pagos, no puedes cargar el monto restante de un cliente a la tarjeta. En su lugar, debes acordar el pago fuera de Squarespace y, luego, registrar el pago. Para ello, selecciona Efectivo e ingresa una nota sobre cómo pagó el cliente.

Para ingresar un pago en efectivo:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. Presiona Hacer el pago.
4. Selecciona Efectivo.
5. Ingresa el monto y, a continuación, haz clic en Pagar.

Los pagos en efectivo se registran en Acuity, pero no en tu procesador de pagos.

Para marcar una cita como pagada:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. Haz clic en Editar.
4. Marca la casilla de Pagado (sí).
5. Haz clic en Guardar.

Enviar enlaces de pago a clientes

Para facilitar a los clientes el pago de una cita después de la reserva, puedes incluir un enlace de pago en las notificaciones automáticas de tus clientes. Para ello, edita cualquiera de tus plantillas de correo electrónico para incluir la etiqueta %paylink%. Cuando Acuity envía el correo electrónico, convertirá la etiqueta en un enlace que invita a los clientes a pagar.

También puedes editar tus plantillas de correo electrónico para incluir un botón “Pagar por cita” haciendo clic en el botón Agregar y luego en Pagar por cita.

Si un cliente específico necesita saber cómo pagarte, puedes enviarle manualmente un enlace a su página de confirmación. Desde esa página, puede seguir las instrucciones para introducir el pago.

Para encontrar el enlace a la página de confirmación de un cliente:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
3. Haz clic en y, a continuación, en Página de confirmación del cliente.
4. Copia la URL de tu navegador y envíala al cliente.

También puedes compartir un enlace de pago usando las aplicaciones para compartir integradas de tu dispositivo con la aplicación móvil de administración de Acuity Scheduling.

Buscar un pago en tu procesador de pagos

Para buscar un pago en tu procesador de pagos:

1. Haz clic en la cita pagada para abrir sus datos.
2. En la línea Pagada , haz clic en el nombre de tu procesador de pagos.

Si tienes dificultades para encontrar un pago en tu procesador de pagos, comunícate con su equipo de atención al cliente:

• Stripe
• Square
• PayPal

El equipo de atención al cliente de tu procesador de pagos puede resultarle útil si incluyes el enlace al pago. Para obtener ese enlace:

1. Haz clic en la cita pagada para abrir sus datos.
2. En la línea Pagada, haz clic con el botón derecho en el nombre de tu procesador de pagos.
3. Haz clic en Copiar dirección del enlace.

El enlace se ha copiado a tu portapapeles.

Reembolsar a un cliente

No es posible emitir un reembolso a través de Acuity.

Cuando se cancela una cita de pago, Acuity te enviará un correo electrónico con un enlace directo al pago del cliente. Puedes usar el enlace para emitir un reembolso a través de tu procesador de pagos.

Consulta los enlaces a continuación para conocer los pasos de reembolso para tu procesador de pagos:

• Stripe
• Square
• PayPal

Los reembolsos emitidos en tu procesador de pagos no se reflejan en Acuity, incluso en los informes.

Guardar los datos de la tarjeta

Los datos de la tarjeta de tu cliente se guardan para que cobres después si:

• Ingresas los detalles del pago para que se cargue posteriormente a través de Stripe o Square.
• Pagas un depósito en una cita a través de Stripe o Square.
• Pagas en su totalidad a través de Stripe.

Los detalles de la tarjeta de tu cliente no se guardan si:

• Pagas a través de PayPal.
• Paga el total a través de Square.

Puedes cobrar a un cliente usando una tarjeta guardada siguiendo los pasos para cobrar los pagos después de la reserva.

Cuando Square guarda la información de la tarjeta de un cliente, también le envía un correo electrónico permitiéndole eliminar la tarjeta guardada. Quitar la tarjeta no cancelará su cita, pero evitará que cobres a esa tarjeta por su saldo impago.

Las tarjetas se guardan por separado para citas y paquetes, vales regalo y suscripciones. Si un cliente usa una tarjeta mientras compra un paquete, vale regalo o suscripción, el número no estará disponible automáticamente en Acuity para que se le cobre por las citas.

Eliminar una tarjeta registrada

No es posible eliminar la tarjeta registrada para uno de tus clientes desde Acuity. En cambio, ve al panel de tu procesador de pagos y quítala manualmente del archivo del procesador de pagos del cliente.