Sincronizar las citas con calendarios de terceros

Integra con programas de calendario, como Google y Outlook, para evitar que los clientes reserven citas cuando no estás disponible.

Puedes sincronizar tus citas de Acuity con un calendario personal o comercial para controlar tu agenda desde un único punto. Para evitar que los clientes hagan citas cuando estas ocupado, también puedes bloquear horarios en Acuity para los eventos de tu calendario externo.

Acuity puede sincronizarse con los calendarios de estos programas:

• Google
• iCloud
• Outlook Office 365
• Outlook Exchange
• Outlook.com

Si empiezas y decides que quieres más ayuda práctica para configurar Acuity Scheduling, puedes contratar a un experto verificado. 

Nota:

• Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?
• Al administrar citas sincronizadas, debes actualizar las citas en el calendario de Acuity. Cambiar los detalles de una cita sincronizada en un calendario externo no actualizará la cita en Acuity.

Qué se sincroniza entre los distintos calendarios

Citas y clases en Acuity

• Todas tus citas de Acuity se sincronizarán con tu calendario externo.
• En las clases, cada asistente a la clase aparece en tu calendario externo como una cita separada. Por ejemplo, una clase con ocho asistentes aparecerá en tu otro calendario como ocho citas. Las clases no se sincronizan con calendarios de terceros hasta que al menos un cliente se registra.
• Si agregas tiempo bloqueado a tu calendario en Acuity, esta no se sincronizará con el calendario de terceros.

Eventos en tu calendario externo

Los eventos de tu calendario externo aparecen como horarios bloqueados en tu calendario de Acuity, si está activado bloquear horarios. Si bloqueas horarios, ten presente lo siguiente:

• Solo se sincronizarán los eventos dentro de tu horario de disponibilidad.
• Los eventos de los próximos 200 días se sincronizarán en Acuity.
• Algunos calendarios externos, como Google Calendar, marcan los eventos como "Ocupado" o "Libre". Solo los eventos marcados como "Ocupado" se sincronizarán con Acuity.
• Si estás sincronizando con iCloud, ten en cuenta que el tiempo de recorrido no se sincronizará con Acuity. Acuity bloquea la hora de inicio a fin del evento, pero no más tiempo para el recorrido.
• Por defecto, los títulos de eventos en tu calendario de terceros que se sincronizan con Acuity serán visibles para otros colaboradores de Acuity. Para ocultar los títulos de los eventos sincronizados ante los demás, marca la casilla Ocultar el título del evento y solo mostrar “Ocupado” a los otros usuarios al crear o editar tu sincronización.
• Si tienes acceso de solo lectura a un calendario de terceros, este no sincronizará eventos en Acuity.

Administrar citas sincronizadas

Después de sincronizar con un calendario externo, solo debes administrar tus citas en Acuity. Al eliminar, reprogramar o editar los detalles de una cita sincronizada en un calendario externo, no se cambiará la cita en Acuity, y a tus clientes no se les notificará de ningún cambio que se haga.

Para que tus citas estén optimizadas y actualizadas, debes actualizar las citas sincronizadas en el calendario de Acuity. Si una cita se cancela, reprograma o edita en Acuity, esto se refleja en el calendario externo. Google Calendar normalmente muestra estas actualizaciones de inmediato. Los calendarios de Microsoft pueden tardar hasta 10 minutos en actualizarse. 

Sincronizar con un calendario de terceros

Paso 1: Conectar la cuenta del calendario

Para sincronizar con un calendario, conéctate primero con la cuenta del calendario.

1. Abre el panel Sincroniza las citas con tus otros calendarios: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace. 
2. A la izquierda, selecciona el programa de calendario externo con el que quieres sincronizar.
3. Haz clic en el botón Conectar con... para conectar tu cuenta de terceros.
4. Sigue las indicaciones para completar la conexión.

Paso 2: Sincronizar eventos y bloquear horarios

Después de conectar la cuenta, puedes sincronizar eventos y bloquear horarios:

1. Abre el panel Sincroniza las citas con tus otros calendarios: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace. 
2. A la izquierda, selecciona el programa de calendarios que hayas conectado.
3. Encuentra el calendario de Acuity que quieres sincronizar.
4. Selecciona un calendario externo de su menú desplegable.
5. Para bloquear horarios en tu calendario de Acuity para eventos de tu calendario externo, marca bloquear horario en tu calendario de citas desde....
6. Si la cuenta de tu calendario externo contiene más de un calendario, puedes bloquear horarios en Acuity desde más de un calendario. Para configurarlo, selecciona los demás calendarios desde tu menú desplegable en y también bloquear horarios desde.
7. Los eventos se sincronizarán en las vistas diaria y semanal de tu calendario de Acuity en 30 minutos. En la vista mensual, los eventos sincronizados aparecen como horarios bloqueados.

Nota: Las citas de Acuity no se sincronizan con los calendarios adicionales seleccionados debajo de y también bloquean horarios. 

Sincronizar los calendarios de varias personas

Si tienes varios miembros del personal que quieren ver las citas de Acuity en sus calendarios personales, cada persona puede sincronizarlo con su propio calendario de terceros.

Para sincronizar varios usuarios con un solo calendario:

1. Agrega a cada miembro del personal como colaborador (si inicias sesión con una cuenta de Squarespace) o como usuario (si inicias sesión con una cuenta de Acuity). Si no sabes qué cuenta usas para iniciar sesión, visita ¿Qué tipo de cuenta tengo?
2. Haz que cada empleado siga los pasos para sincronizar un calendario.

Nota: Si un usuario que no es el administrador principal de tu cuenta de Acuity sincroniza su calendario de terceros, su nombre de usuario de Acuity aparecerá en cualquier hora bloqueada que se sincroniza de su calendario.El nombre de usuario no se mostrará cuando la sincronización provenga del calendario de terceros del administrador principal. 

Sincronizar una persona con varios calendarios de terceros

Si usas varios calendarios externos de distintos proveedores, puedes sincronizar tu calendario de Acuity con cada uno de tus calendarios externos. Esto puede ser útil si tienes distintas cuentas para tu calendario personal y comercial, más tu calendario de Acuity. Puedes conectar una cuenta de cada uno de los tipos de cuentas admitidas por usuario o colaborador de Acuity.

Por ejemplo, puedes sincronizar un usuario de Acuity con una cuenta de Google, una cuenta de iCloud, una cuenta de Office 365, una cuenta de Exchange y una cuenta de Outlook.com. No puedes sincronizar un usuario de Acuity con varias cuentas de Google.

Para sincronizar un usuario con varios calendarios, sigue los pasos para sincronizar un calendario y repítelos para cada tipo de calendario.

Sincronizar una persona con varios calendarios de la misma cuenta de terceros

Si usas varios calendarios externos dentro de la misma cuenta (por ejemplo, varios Google Calendar dentro de una misma cuenta de Google), puedes sincronizar todos ellos con un usuario de Acuity. Esto puede ser una buena opción si usas una cuenta externa para controlar las agendas de los empleados en distintos calendarios y quieres sincronizarlas con tu calendario de Acuity.

Para conectar varias cuentas de terceros desde el mismo programa con Acuity:

1. Comparte tus calendarios externos con una cuenta central en el programa de terceros. Para obtener ayuda, comunícate con el soporte técnico de tu calendario de terceros.
2. Sincroniza tu cuenta de Acuity con el calendario central de terceros.

Desconectar un calendario externo

Para desconectar tu calendario externo desde Acuity:

1. Abre el panel Sincroniza las citas con tus otros calendarios: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace. 
2. A la izquierda, selecciona el programa de calendarios que hayas conectado.
3. Haz clic en Desconectar cuenta [programa de calendario] y luego en Aceptar. 

Después de desconectar tu calendario, todas las citas sincronizadas existentes seguirán apareciendo en el calendario externo. En el calendario de Acuity, los eventos sincronizados que ya han tenido lugar seguirán apareciendo, pero los eventos para fechas futuras no. Por ejemplo, si tuviste una cita reservada en tu calendario externo para la próxima semana, pero desconectas tu calendario antes de que se lleve a cabo la cita, eliminaremos esa cita para que ya no bloquee el tiempo en tu programador. 

Solución de problemas

No se sincronizan los eventos entre los distintos calendarios

Puede demorar alrededor de 30 minutos sincronizar un evento después de entablar la conexión, según cuántos eventos haya en cada calendario. Si ha transcurrido más de una hora, verifica que hayas conectado el calendario de Acuity y el calendario de terceros correctos.

Si recientemente cambiaste la contraseña de tu cuenta externa, se desconectará de Acuity.

Para reconectarla, sigue estos pasos:

1. Abre el panel Sincroniza las citas con tus otros calendarios: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace. 
2. A la izquierda, presiona el tipo de calendario que hayas conectado con Acuity.
3. Sigue los mensajes para ingresar tu contraseña nueva y reconectar tu cuenta.

No aparecen las citas de Acuity en el calendario de terceros

Si no ves tus citas de Acuity en tu calendario de terceros, verifica si estás viendo el calendario correcto. En algunos programas, es posible acceder a varios calendarios desde una sola cuenta. Si el calendario que deseas sincronizar no aparece en el programa de calendarios de terceros, no verás los eventos sincronizados.

Además, hay una configuración de sincronización de calendario de iCloud que puede limitar qué eventos se sincronizan desde Acuity. Si esta configuración no está establecida para sincronizar todos los eventos, es posible que algunas citas no aparezcan como se esperaba en tu calendario. Para aprender a verificar esta configuración en tu dispositivo, visita la documentación de soporte técnico de Apple. 

Si estás usando una aplicación de calendario, comprueba si el problema es entre Acuity y tu calendario de terceros o entre tu calendario y la aplicación. Para probarlo, visita el calendario de terceros desde un navegador web. Si ves las citas de Acuity, el problema es entre el calendario de terceros y tu aplicación. Para obtener ayuda, comunícate con el soporte técnico de tu calendario de terceros.

Los eventos aparecen dos veces

Los eventos pueden aparecer dos veces en tu calendario de terceros si:

• Has conectado Acuity a dos calendarios de terceros que también se sincronizan entre sí.
• Dos personas han configurado la misma sincronización entre tu calendario de terceros y tu calendario en Acuity.

Primero, verifica si algún calendario de terceros sincronizado se sincroniza entre sí.

Por ejemplo, digamos que tienes una cuenta de iCloud que se sincroniza automáticamente con tu cuenta de Google y sincronizas un calendario en Acuity con iCloud y Google. Tanto iCloud como Google terminarían con dos copias de cada evento de Acuity: una de Acuity y otra del calendario de terceros.

Para arreglar esto, deja de sincronizar con uno de los dos calendarios de terceros o impide que se sincronicen entre sí.

Si los calendarios de terceros conectados no son el problema, es posible que tanto tú como alguien más establezcan una conexión entre tu calendario en Acuity y tu calendario de terceros. Verifica si otra persona de tu equipo ha configurado la misma sincronización que tú.

Eventos que aparecen en la zona horaria incorrecta

Cuando un cliente programa una cita, puede hacer clic en un botón de la página de confirmación para agregar el evento a su calendario. Si el evento aparece en su calendario en la zona horaria incorrecta, el cliente debería verificar la configuración de esta en su calendario. 

Por ejemplo, un cliente reserva contigo y hace clic en Agregar a Google en la página de confirmación de la reserva para agregar el evento a su calendario. Sin embargo, el evento aparece en una zona horaria diferente en su calendario, así que debería revisar la configuración en el Calendario de Google. Para obtener más información, visita la documentación de Google. 

 

Otros problemas con la sincronización

Podemos ayudarte con otros problemas de sincronización de los calendarios. Comunícate con nosotros e incluye la siguiente información en tu mensaje:

• Una captura de pantalla del evento que no se sincroniza, incluidas las demás configuraciones visibles del calendario.
• La fecha y el horario del evento que no se sincroniza, si no está visible en la captura de pantalla.
• Los nombres de todos los calendarios implicados.
• Si se trata de un evento de un calendario externo que no aparece en Acuity o una cita de Acuity que no aparece en el calendario externo
• Si estás viendo el calendario a través de una aplicación móvil o de escritorio (como Calendar en una Mac), o en un navegador.

Crear una sincronización unidireccional

Una sincronización unidireccional envía tus citas de Acuity a un calendario externo sin recibir información de este. Esto significa que puedes ver tus citas de Acuity en un calendario externo, pero ningún evento o cita que se incluya en ese calendario bloqueará automáticamente el horario en tu calendario de Acuity.

Las sincronizaciones unidireccionales envían todas las citas de todos los calendarios de Acuity al calendario externo. No se puede usar esta opción de sincronización de calendario para enviar citas desde un solo calendario de Acuity.

Si el usuario o colaborador de Acuity que configuró una sincronización unidireccional cambia su contraseña o se elimina de Acuity, la sincronización unidireccional se desactivará.

Para configurar una sincronización unidireccional:

1. Abre el panel Sincroniza las citas con tus otros calendarios: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace. 
2. Haz clic en Sincronización de calendario unidireccional.
3. Para conectarte a Google, Outlook o iCal, haz clic en Configurar sincronización unidireccional con Google, iCal o calendario de Outlook. Para conectarte a Outlook Exchange o Outlook 365, sigue los pasos que aparecen en la página.
4. Consulta el listado de tu calendario externo en la página para ver los pasos adicionales necesarios para actualizar periódicamente la sincronización unidireccional.