Enviar recibos a tus clientes con Acuity Scheduling

Usa recibos automatizados por correo electrónico para confirmar los pagos que hacen tus clientes a través de Acuity.

Puedes decidir si los clientes obtienen un recibo cuando pagan una cita. Siempre es así cuando pagan un paquete, vale regalo o suscripción.

Nota: Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?

Citas

Puedes enviar a los clientes que pagan las citas a través del programador un recibo personalizado, el recibo predeterminado o ningún recibo.

También puedes optar por enviar recibos cuando tú o tu personal cobren o registren pagos a través de Acuity. Puedes activar o desactivar los recibos de los pagos cobrados por el personal por cada pago que cobres.

Recibos de citas para clientes que pagan a través del programador

Si los recibos están habilitados, los clientes los obtienen cada vez que hacen un pago por una cita, incluyendo:

Puedes habilitar los recibos predeterminados o personalizarlos. Todos los recibos usan la misma plantilla, así que no es posible tener diferentes mensajes para diferentes tipos de citas.

Para activar o desactivar los recibos de citas:

  1. Haz clic en Correo electrónico del cliente para abrir el panel Configuración de correo electrónico o sigue uno de estos enlaces: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Haz clic en Recibos de cita.
  3. Cambia la opción Enviar recibos automáticamente a Activada o Desactivada.
  4. Haz clic en Guardar recibo.

Para personalizar los recibos de citas:

  1. Haz clic en Correo electrónico del cliente para abrir el panel Configuración de correo electrónico o sigue uno de estos enlaces: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Haz clic en Recibos de cita.
  3. (Opcional) Usa los campos Asunto y Título para cambiar el asunto y el título predeterminados del correo electrónico.
  4. (Opcional) Usa el campo Mensaje personalizado para incluir un mensaje personalizado de hasta 500 caracteres.
  5. Haz clic en Guardar recibo.
Nota: No es posible usar etiquetas en las plantillas de correo electrónico para recibos de citas. 

Recibos de citas para pagos cobrados por el personal

Cada vez que cobras un pago a través de Acuity (incluyendo el registro de pagos en efectivo), puedes elegir si enviar un recibo al cliente marcando o desmarcando la casilla Enviar recibo por correo electrónico.

Si los recibos de pagos de clientes a través del programador están activados, esta casilla está marcada de forma predeterminada. Si están desactivados, la casilla está desmarcada de forma predeterminada.

Lo que reciben los clientes

Los recibos incluirán:

  • Tu logotipo: si no has agregado un logotipo a Acuity, el recibo incluirá el nombre de tu empresa en su lugar.
  • Título del recibo. Este es un encabezado de correo electrónico. Es obligatorio, pero puedes actualizar la redacción predeterminada.
  • Fecha y hora. En el momento en que se realizó el pago.
  • Un mensaje. Agrega un mensaje de hasta 500 caracteres (opcional).
  • Resumen del pedido. El tipo, fecha y hora de la cita, cualquier complemento y el costo total de la cita y cualquier complemento. Si el cliente reservó varias citas en una transacción, todas estarán en un recibo.
  • Subtotal. El costo total de la cita, más los complementos. El subtotal coincidirá con el monto del resumen del pedido a menos que el cliente haya incluido una propina.
  • Total. La cantidad que paga el cliente. El total puede ser menor que el subtotal si el cliente está pagando un depósito.
  • Monto pagado. La cantidad que pagó el cliente. La cantidad pagada coincidirá con el total a menos que el cliente incluya una propina.
  • Método de pago. Esto podría ser tarjeta, efectivo o PayPal. Si el cliente usa un código de reserva para cubrir el costo total de la cita, este campo no se mostrará.
  • Monto restante. Este campo solo aparece si el cliente pagó menos del monto total adeudado.
  • Propina. Este campo solo aparece si el cliente te pagó una propina.
  • Código de reserva. Si el cliente usó un código de reserva de un paquete, vale regalo o suscripción, el recibo incluirá el saldo restante y la fecha de vencimiento.

Los clientes obtienen un recibo simplificado con menos campos cuando pagan el resto adeudado en una cita para la que inicialmente pagaron un depósito.

Para obtener una vista previa de los recibos de citas:

  1. Haz clic en Correo electrónico del cliente para abrir el panel Configuración de correo electrónico o sigue uno de estos enlaces: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Haz clic en Recibos de cita.
  3. Haz clic en Vista previa del recibo.

Paquetes, vales regalo y suscripciones

Tú y tu cliente reciben un correo electrónico cuando:

  • El cliente compra un paquete, un vale regalo o una suscripción.
  • Al cliente se le cobra automáticamente por una suscripción continua.
  • La suscripción de un cliente está cancelada.

Los correos electrónicos para transacciones de paquetes, vales regalo y suscripción son:

  • Correo electrónico de pedido de paquete/vale regalo. Se envía cada vez que un cliente pide un paquete o un vale regalo o configura una nueva suscripción.
  • Correo electrónico de suscripción pagada. Se envía cada vez que se cobra automáticamente a un cliente una suscripción continua.
  • Correo electrónico de suscripción cancelada. Se envía cada vez que un cliente cancela su suscripción o esta se cancela porque hubo un error en el pago.

No es posible desactivar ninguno de estos correos electrónicos, pero puedes personalizarlos. Para ello:

  1. Haz clic en Correo electrónico del cliente para abrir el panel Configuración de correo electrónico o sigue uno de estos enlaces: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Haz clic en el nombre del correo electrónico en el menú de la izquierda.
  3. Edita la plantilla y haz clic en Guardar plantilla.
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