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Passe deine Verfügbarkeitseinstellungen an, um Buchungsfenster und Terminänderungen zu verwalten.
Mit Einschränkungen für die Terminplanung kannst du festlegen, wie schnell oder weit im Voraus Kunden buchen können, ob und wann sie Termine verschieben oder stornieren oder ihre Antworten auf Aufnahmeformulare bearbeiten können. Du kannst kontoweite Limits sowie Limits für bestimmte Kalender und Verfügbarkeitsgruppen festlegen.
Auch verfügbar: Ressourcen verwenden, um Buchungen zu begrenzen
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Limits festlegen, die für alle Kalender gelten
Deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung gelten für alle deine Acuity-Kalender, sie können jedoch durch kalenderspezifische Einschränkungen für die Terminplanung außer Kraft gesetzt werden.
Deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung bestimmen:
- Wie weit im Voraus Kunden Termine buchen können
- Wenn Kunden ihre eigenen Termine verschieben oder absagen oder Aufnahmeformulare bearbeitenkönnen
- Bis wann Kunden Termine verschieben, absagen oder Aufnahmeformulare bearbeiten können
- So werden die Startzeitintervalle deiner Termine berechnet
- Einstellungen für Lücken minimieren und Als beschäftigt anzeigen
- Die Zeitzone, in der deine Terminzeiten in deinem Terminplaner angezeigt werden
Globale Terminplanungseinschränkungen bearbeiten
So fügst du deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung für alle Kalender hinzu oder bearbeitest sie:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Verwende die Tabs Allgemein, Startzeitintervalle, Lücken minimieren, Als beschäftigt anzeigen und Zeitzone, um verschiedene Einschränkungen für die Terminplanung anzuzeigen oder zu aktualisieren.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Limits für bestimmte Kalender festlegen
Du kannst für jeden deiner Acuity-Kalender oder für eine bestimmte Gruppe von Terminarten unterschiedliche Einschränkungen für die Terminplanung festlegen. Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung haben Vorrang vor deinen globalen Einschränkungen für die Terminplanung.
Deine Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung bestimmen:
- Wie weit im Voraus Kunden Termine buchen können
- Wie kurz vor dem Termin können Kunden den Termin verschieben oder stornieren?
- Wie viele Termine können pro Zeitfenster vereinbart werden?
- Die maximale Anzahl von Terminen, die pro Tag oder pro Woche in diesem Kalender oder in dieser Gruppe gebucht werden können
Einschränkungen für Kalender-Terminplanung bearbeiten
So kannst du Einschränkungen für die Terminplanung für einen bestimmten Kalender hinzufügen oder bearbeiten:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“.
- Wenn du mehr als eine Kalender- oder Termingruppe hast, klicke bei einer davon auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten .
- Klicke auf Einschränkungen für Kalender-Terminplanung.
- Nimm Änderungen an den Einschränkungen vor.
- Klicke auf Einschränkungen speichern.
Lege fest, wie weit im Voraus Kunden Termine buchen können
Du kannst globale und Kalender-Terminplanungslimits verwenden, um zu steuern, wie viele Tage oder Stunden im Voraus Kunden Termine vor der Startzeit buchen können.
So beschränkst du, wann Kunden Termine für alle Kalender buchen können:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Lege die Mindeststunden vor der Startzeit fest, in der Termine geplant werden können.
- Lege die maximalen Tage fest, wie weit im Voraus Termine geplant werden können.
- Klicke auf Änderungen speichern.
So beschränkst du, wann Kunden Termine für einen bestimmten Kalender oder eine Verfügbarkeitsgruppe buchen können:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“.
- Klicke auf den Namen des Kalenders und dann auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
- Klicke auf Einschränkungen für Kalender-Terminplanung.
- Gib unter Kunden nicht gestatten, Termine weniger als ..., die Anzahl der Stunden im Voraus, für die Kunden planen können. Wenn du „0“ Stunden eingibst, können Kunden Termine bis kurz vor Beginn vereinbaren.
- Lege die Anzahl der Tage in der Zukunft fest, wie weit im Voraus Kunden planen können.
- Klicke auf Einschränkungen speichern.
Verhindern, dass Kunden Termine verschieben oder absagen
Um die Option zu deaktivieren, mit der Kunden Termine verschieben oder absagen können, bearbeite deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung. Lege für kalenderspezifische Limits fest, bis wann Kunden stornieren oder verschieben können.
So deaktivierst du die Option für Kunden, Formulare in allen Kalendern zu verschieben, abzubrechen oder zu bearbeiten:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Deaktiviere im Tab Allgemein das Kontrollkästchen für Termine verschieben oder Termine absagen.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Lege fest, wie weit im Voraus Kunden Termine absagen oder verschieben können.
Du kannst globale Einschränkungen und Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung nutzen, um zu bestimmen, wie viele Tage oder Stunden im Voraus Kunden Termine vor der Startzeit absagen oder verschieben können.
So beschränkst du, wann Kunden Termine für alle Kalender absagen oder verschieben können:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Lege die Mindeststunden vor der Startzeit für Terminabsagen und Terminverschiebungen fest.
- Lege die maximale Anzahl von Tagen im Voraus fest, in denen Termine abgesagt oder verschoben werden können.
- Klicke auf Änderungen speichern.
So beschränkst du, wann Kunden Termine für einen bestimmten Kalender oder eine Verfügbarkeitsgruppe absagen oder verschieben können:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“.
- Klicke auf den Namen des Kalenders und dann auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
- Klicke auf Einschränkungen für Kalender-Terminplanung.
- Gib unter Kunden nicht gestatten, Termine abzusagen oder zu verschieben, die in weniger als ... an, bis wann Kunden Kunden absagen oder verschieben können.
- Klicke auf Einschränkungen speichern.
Kontrollieren, wie Kunden Aufnahmeformulare nach der Buchung bearbeiten
Verwende deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung, um festzulegen, wann Kunden ihre Antworten auf dem Aufnahmeformular bearbeiten können, oder um zu verhindern, dass sie ihre Antworten nach der Buchung bearbeiten.
So verhinderst du, dass Kunden ihre Antworten im Aufnahmeformular bearbeiten:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Deaktivieren Anmeldeformulare bearbeiten.
- Klicke auf Änderungen speichern.
So erlaubst du Kunden, ihre Antworten im Aufnahmeformular zu bearbeiten:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“ und klicke auf Globale Einschränkungen für die Terminplanung.
- Aktiviere Aufnahmeformulare bearbeiten.
- Wähle Immer erlaubt, auch im Anschluss an den Termin oder Erlaubt bis aus und lege fest, wie lange Kunden ihre Formularantworten bearbeiten können.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Eine maximale Terminanzahl pro Kalender oder Verfügbarkeitsgruppe festlegen
Standardmäßig können Kunden Termine buchen, bis alle Zeitfenster vergeben sind. Um eine maximale Anzahl von Stunden oder Terminen festzulegen, die pro Woche für jeden Kalender oder jede Verfügbarkeitsgruppe geplant werden können, bearbeite die Einstellung „Maximale Terminanzahl“.
So legst du eine maximale Terminanzahl für einen bestimmten Kalender oder eine Verfügbarkeitsgruppe fest:
- Öffne das Menü „Verfügbarkeit“.
- Klicke auf den Namen des Kalenders und dann auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
- Klicke auf Einschränkungen für Kalender-Terminplanung.
- Wähle Maximale Anzahl von Terminen akzeptieren aus und aktiviere dann entweder Max. Stunden pro Tag, Max. Anzahl pro Tag oder Max. Anzahl pro Woche , um die Anzahl der Termine festzulegen.
- Klicke auf Einschränkungen speichern.