Ressourcen zur Einschränkung von Buchungen in Acuity verwenden

Verwende die Einstellung Ressourcen, um die Anzahl der gleichzeitig verfügbaren Termine zu begrenzen. Dies ist nützlich, wenn du nur über eine begrenzte Ausstattung oder andere Ressourcen für bestimmte Terminarten verfügst. Diese Ressourcen sind nur für dich sichtbar und werden nicht angezeigt, wenn ein Kunde einen Termin bucht.

Ressourcen sind für die Verwendung mit mehreren Kalendern konzipiert, die im Growing-Abonnement oder höher verfügbar sind.
Hinweis: Ressourcen funktionieren nicht für Kalender in verschiedenen Zeitzonen.

So funktionieren Ressourcen

Ressourcen sind zusätzliche Einschränkungen für die Terminplanung zusätzlich zu deinen bestehenden Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung. Sie können verwendet werden, um die Anzahl der Termine zu begrenzen, die gleichzeitig in mehreren Kalendern stattfinden.

Angenommen, du hast fünf Massagetherapeuten, von denen jeder einen Kalender hat, aber nur drei Massageräume. Wenn es Zeiten gibt, in denen alle fünf Massagetherapeuten verfügbar sind, brauchst du eine Möglichkeit, die Buchungen auf drei Massagetermine gleichzeitig zu begrenzen, um die Anzahl der Räume zu berücksichtigen.

Ressourcen können verhindern, dass deine Räume überbucht werden. Um dies einzurichten, erstellst du eine Ressource namens Räume mit der Anzahl 3 und weist sie allen Terminarten zu, die einen Raum benötigen. Für jeden gebuchten Termin wird eine Ressource verwendet, sodass maximal drei gleichzeitige Termine möglich sind. Wenn alle deine Ressourcen genutzt werden, ist dieses Zeitfenster für Kunden auf deiner Termin-Seite nicht mehr verfügbar.

resource setup with three rooms.png

Verwendung von separaten Kalendern im Vergleich zu Ressourcen

Ressourcen sind für eine gemeinsam genutzte Gruppe austauschbarer Assets bestimmt. Um einer bestimmten Person, einem Raum oder einem anderen Asset Terminarten zuzuweisen, erstelle stattdessen einen Kalender für jedes Asset.

Wenn du beispielsweise ein Meditationsstudio hast und möchtest, dass Kunden die Möglichkeit haben, einen bestimmten Raum zu buchen, erstelle für jeden Raum einen Kalender. Da jeder Raum seinen eigenen Kalender hat, musst du keine Ressourcen hinzufügen, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Um zu vermeiden, dass mehr Termine als Räume vorhanden sind, stelle sicher, dass deine Einschränkungen für die Terminplanung auf die Standardeinstellung von jeweils nur einem Termin in jedem Kalender festgelegt sind.

Ressourcen stapeln

Du kannst mehrere Terminarten verwenden, die dieselbe Ressource verwenden. Wenn du beispielsweise ein Reiseunternehmen betreibst, benötigst du sowohl für Van-Touren als auch für Wandertouren möglicherweise ein Mikrofon.

Du kannst auch Termine haben, für die mehr als eine Ressource erforderlich ist, was häufig als „Ressourcen stapeln“ bezeichnet wird. Für deine Van-Touren sind beispielsweise möglicherweise sowohl ein Mikrofon als auch ein Van erforderlich.

Wenn für eine Terminart mehr als eine Ressource erforderlich ist, können Kunden diese nur buchen, wenn alle Ressourcen verfügbar sind. Beispielsweise können Kunden eine Van-Tour nur buchen, wenn mindestens ein Van und mindestens ein Mikrofon verfügbar sind.

Schauen wir uns genauer an, wie das funktioniert: Angenommen, dein Reiseunternehmen hat drei Mikrofone und zwei Vans. Für Wandertouren ist jeweils ein Mikrofon erforderlich, während für Van-Touren jeweils ein Mikrofon und ein Van erforderlich sind.

In diesem Szenario könntest du eine Ressource mit dem Namen Mikrofone erstellen, die auf 3 gesetzt ist, und sie beiden Terminarten zuweisen. Du könntest dann eine Ressource mit dem Namen Vans erstellen, die auf 2 gesetzt ist, und diese der Terminart „Van-Tour“ zuweisen.

Wandertouren wären nur verfügbar, wenn mindestens ein Mikrofon frei wäre. Van-Touren wären nur verfügbar, wenn mindestens ein Van und ein Mikrofon frei wären.

Verfügbarkeit und Intervalle

Die Ressourcen werden für die Dauer des Termins als „in Verwendung“ betrachtet, zuzüglich jeglichem Intervall vor oder nach dem Termin. 

Beachte, dass die Ressource weiterhin für die Gesamtdauer des Termins gilt, wenn negative Intervalle verwendet werden, um überlappende Termine zu erstellen. Bei einem 60-minütigen Termin mit einem Intervall von -45 Minuten wird die Ressource beispielsweise für die gesamten 60 Minuten verwendet, sodass sie während des überlappenden Termins nicht zur Verfügung steht. 

Eine Ressource hinzufügen

So fügst du eine Ressource hinzu:

  1. Klicke in Acuity auf Verfügbarkeit und dann auf Ressourcen.
  2. Klicke auf Neue Ressource.
  3. Gib der Ressource einen Namen und lege eine Menge fest. Wähle dann die Terminarten aus, die diese Ressource benötigen, und klicke auf Ressource erstellen.

Eine Ressource ändern oder löschen

So bearbeitest du eine Ressource:

  1. Klicke in Acuity auf Verfügbarkeit und dann auf Ressourcen.
  2. Klicke für die Ressource, die du ändern möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Gib die neuen Einstellungen ein und klicke dann auf Ressource aktualisieren.

So fügst du eine Ressource zu einer anderen Terminart hinzu:

  1. Klicke in Acuity auf Terminarten.
  2. Klicke für die Terminart, zu der du die Ressource hinzufügen möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Aktiviere das Kontrollkästchen für die Ressource und klicke dann auf Terminart aktualisieren.

So löschst du eine Ressource:

  1. Klicke in Acuity auf Verfügbarkeit und dann auf Ressourcen.
  2. Klicke für die Ressource, die du löschen möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Klicke auf Löschen und dann auf OK.

Gruppenkurse

Du kannst Ressourcen zu Gruppenkursen hinzufügen, aber denke daran:

  • Jeder Gruppenkurs verwendet nur eine Ressource für die gesamte Gruppe. Wenn du beispielsweise die Ressource Kajaks hast, würde der gesamte Kurs nur eine Kajak-Ressource verwenden. 
  • Die Ressource wird verwendet, wenn der Kurs in deinen Kalender aufgenommen wird, weshalb auch leere Kurse eine Ressource verwenden.
  • Wenn du zwei verschiedene Kurse zur gleichen Zeit anbietest, hindern Ressourcen Kunden nicht daran, beide Kurse zu buchen.

Ressourcen für mehrere Kalender

Du kannst Ressourcen verwenden, um Terminarten über mehrere Kalender hinweg einzuschränken. Wenn du beispielsweise alleine arbeitest, aber mehr als einen Kalender hast, kannst du Ressourcen verwenden, um zu vermeiden, dass du für zwei Kalender gleichzeitig gebucht wirst. 

  1. Erstelle eine Ressource.
  2. Stelle die Menge auf 1 ein, da du immer nur an einem Ort sein kannst. 
  3. Wende die Ressource auf alle deine Terminarten an.

Jetzt können Kunden in allen Kalendern jeweils nur einen Termin bei dir buchen.

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