In dieser Anleitung erfährst du, wie du Termine für Kund:innen über dein Konto planen, ändern oder absagen kannst. Um das Online-Buchungserlebnis deiner Kund:innen zu sehen, gehe zu Wie Kund:innen Termine buchen.
Bevor du loslegst
Führe vor der Buchung von Terminen folgende Schritte aus:
- Lege deine Verfügbarkeit fest, um die Zeiten auszuwählen, zu denen du für Termine verfügbar bist.
- Erstelle mindestens eine Terminart für einen von dir angebotenen Service.
- Verbinde mindestens einen Zahlungsdienstleister, wenn dein Service im Rahmen der Buchung eine Zahlung erfordert.
- Aktiviere E-Mail-Benachrichtigungen, um Bestätigungs-E-Mails an Kunden zu senden.
Einen Termin vereinbaren
So reservierst du Termine für Kunden:
- Klicke in Acuity auf Kalender.
- Klicke über dem Kalender auf das Drop-down-Menü Neu hinzufügen und wähle dann Termin aus.
- Wähle eine Terminart aus.
- Wenn du mehrere Kalender hast, wähle einen Kalender aus.
- Wähle ein Datum und eine Uhrzeit aus. Um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit zu wählen, klicke auf Benutzerdefiniert. Wenn du ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit auswählst, wird eine Warnung angezeigt, die dich jedoch nicht daran hindert, den Termin zu vereinbaren. Um einen sich wiederholenden Termin zu erstellen, klicke auf Wiederkehrend.
- Gib die Kontaktinformationen deines Kunden ein. Füge eine E-Mail-Adresse hinzu, um dem Kunden per E-Mail Benachrichtigungen zum Termin zukommen zu lassen.
- Klicke auf Termin vereinbaren oder verwende den Pfeil, um Vereinbaren, aber keine Benachrichtigung zur Bestätigung senden auszuwählen.
- Nach der Terminvereinbarung wird eine Zusammenfassung des Termins angezeigt. Von hier aus kannst du Notizen hinzufügen, Details bearbeiten oder Zahlungen entgegennehmen.
- Klicke auf Speichern und dann auf Schließen.
Termine verschieben
So verschiebst du einen Termin:
- Klicke in Acuity auf Kalender.
- Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin.
- Klicke auf Verschieben.
- Wähle ein Datum im Kalender und dann eine neue Uhrzeit aus. Um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit zu wählen, klicke auf Benutzerdefiniert.
- Klicke Termin verschieben oder verwende den Pfeil, um Verschieben, aber keine E-Mail senden auszuwählen..
- Nach dem Verschieben kannst du dem Termin Notizen hinzufügen oder die Zahlung entgegennehmen.
- Klicke auf Speichern und dann auf Schließen, um zu deinem Kalender zurückzukehren.
Hinweis: Du kannst einen Kunden, der einen Platz in einem Gruppenkurs gebucht hat, nur in eine andere Sitzung desselben Gruppenkurses verschieben. Es ist nicht möglich, einen Kunden in einen anderen Gruppenkurs zu verschieben.
So verschiebst du mehrere Nicht-Kurs-Termine eines Kunden:
- Klicke in Acuity auf Kunden.
- Klicke auf den Namen des Kunden.
- Aktiviere die Kästchen neben den Terminen, die du neu planen möchtest, und klicke dann auf Ausgewählte verschieben.
- Verwende das Menü, um die neuen Zeiten der Termine zu bestimmen. Wenn die Termine alle zur gleichen Zeit am gleichen Wochentag liegen, wähle eine neue Uhrzeit und einen neuen Wochentag aus. Wenn dies nicht der Fall ist, wähle aus, ob du Zeit addieren oder subtrahieren und wie viele Tage und Minuten du addieren oder subtrahieren möchtest.
- Klicke auf Termine verschieben oder verwende den Pfeil, um Verschieben, aber keine E-Mail zur Bestätigung senden auszuwählen.
So verschiebst du mehrere Kursteilnehmer auf einmal:
Hinweis: Du musst mindestens eine bevorstehende Gruppenkurssitzung haben, um mehrere Kursteilnehmer auf einmal verschieben zu können.
- Klicke in Acuity auf Terminarten.
- Klicke auf die Terminart des Gruppenkurses und dann rechts auf die Gruppenkurssitzung.
- Aktiviere die Kästchen neben den Teilnehmern, die du verschieben möchtest, und klicke dann auf Ausgewählte verschieben.
- Verwende das Drop-down-Menü, um die neue Gruppensitzung auszuwählen, klicke auf Termine verschieben oder verwende den Pfeil, um Verschieben, aber keine E-Mail zur Bestätigung senden auszuwählen.
Einen Termin bearbeiten
So änderst du andere Termininformationen, wie z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kunden, oder fügst interne Notizen hinzu:
- Klicke in Acuity auf Kalender.
- Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin, um dessen Details zu öffnen.
- Klicke auf Bearbeiten.
- Aktualisiere die Felder, die du ändern möchtest.
- Klicke auf Speichern und dann auf Schließen.
Tipp: Wenn du die E-Mail-Adresse des:der Kund:in bearbeitest und dann deine Änderungen speicherst, wird der Button Bestätigungs-E-Mail erneut senden angezeigt. Klicke auf den Button, um eine Kopie der Terminbestätigungs-E-Mail an die neue E-Mail-Adresse zu senden.
Einen Termin absagen
Du kannst Termine für Kunden entweder einzeln oder mehrere auf einmal absagen. Nach der Stornierung kannst du abhängig von deinen Richtlinien eine Gebühr für Nichterscheinen verlangen oder eine Rückerstattung an den Kunden veranlassen.
So sagst du den Termin eines Kunden ab:
- Klicke in Acuity auf Kalender.
- Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin.
- Klicke auf Absagen.
- Aktiviere Als No-show markieren und/oder E-Mail an Kunde senden, falls zutreffend. Wenn du dich für das Senden einer E-Mail entscheidest, kannst du eine Nachricht hinzufügen.
- Klicke auf Termin absagen.
Tipp: Um die Termine nur für einen Teilnehmer eines Kurses zu stornieren, klicke auf seinen Namen, um seine individuellen Details aufzurufen und führe dann oben die Schritte zwei bis fünf aus.
So stornierst du mehrere Termine eines Kunden auf einmal:
- Klicke in Acuity auf Kund:innen.
- Klicke auf den Namen des Kunden.
- Scrolle in der Liste der Termine nach unten und markiere die Kästchen neben den Terminen, die du stornieren möchtest.
- Klicke auf Auswahl löschen.
- Klicke auf Ja, Termine absagen oder Ja, aber keine E-Mail an den Kunden senden.
Abgesagte Termine ansehen
Es ist zwar nicht möglich, die Stornierung von Terminen rückgängig zu machen, aber du kannst die Termindetails anzeigen.
Wenn du den Namen des:der Kund:in kennst, klicke auf Kund:innenliste und dann auf den Namen des:der Kund:in, um eine Liste aller Termine des:der Kund:in aufzurufen, einschließlich abgesagter Termine.
Wenn du dich nicht an den Namen des Kunden erinnerst, suche mithilfe von Berichten den abgesagten Termin:
- Klicke in Acuity auf Berichte.
- Verwende die Drop-down-Menüs Datumsbereich und Kalender, um deine Suche nach Möglichkeit einzuschränken.
- Verwende das Drop-down-Menü Anzeigen, um Alle abgesagten Termine auszuwählen, und klicke dann auf Anzeigen.
- Klicke auf Termine anzeigen, um eine Liste der abgesagten Termine anzuzeigen, die deinen Suchkriterien entsprechen.
Termine löschen
Nachdem du einen Termin abgesagt hast, kannst du ihn aus dem Profil des Kunden löschen. Beachte, dass diese Aktion dauerhaft ist und der gelöschte Termin nirgendwo mehr in deinem Konto angezeigt wird.
- Klicke in Acuity auf Kunden.
- Wähle das Profil des Kunden aus.
- Wähle im Abschnitt „Kommende Termine“ den abgesagten Termin aus. Wenn der Termin nicht angezeigt wird, stelle sicher, dass Abgesagte Termine anzeigen aktiviert ist.
- Klicke rechts oben auf Löschen.
- Gib LÖSCHEN ein und klicke dann auf Ok.